Тема 757 - Формы 941 и 944 – Требования к депонированию

Электронной федеральной налоговой платежной системыВ качестве работодателя вы, как правило, должны депонировать налоги по Форме 941 «ЕЖЕКВАРТАЛЬНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский) и Форме 944 «ЕЖЕГОДНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский). Обе формы включают удержанный федеральный подоходный налог ваших наемных работников, вместе с налогами по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер», причитающимися с работников. Термины «депозитор, следующий ежемесячному графику» и «депозитор, следующий графику двухнедельной периодичности» относятся не к периодичности выплаты заработной платы работодателем своим наемным работникам или к тому, как часто вы должны делать депозиты. Эти термины определяют какой набор правил депонирования вы должны соблюдать при удержании налогов из заработной платы. Правила депонирования основаны на датах выплаты заработной платы (кассовый метод), а не на датах начисления налоговых обязательств в целях бухгалтерского учета. Правила подачи документации см. в разделе Тема 758.

Налоговые обязательства менее 2500 долларов США: В случае, если вы обязаны подавать Форму 941, и ваши накопленные налоговые обязательства по этим налогам составляют менее 2500 долларов США за квартал, вам разрешается произвести уплату требуемых налогов одновременно со своевременной подачей налоговой декларации вместо того, чтобы депонировать эти средства, при условии, что за вами не числится обязательство провести депозит в размере 100 000 долларов США на следующий день в течение текущего квартала.

Аналогичным образом, если вы обязаны подавать Форму 944, и ваши накопленные налоговые обязательства по этим налогам составляют менее 2500 долларов США за год, вам разрешается произвести уплату требуемых налогов одновременно со своевременной подачей налоговой декларации вместо того, чтобы депонировать эти средства. В случае, если вы подаете Форму 944, и ваши суммарные налоговые обязательства по Форме 944 составляют менее 2500 долларов США за год, вам разрешается произвести уплату требуемых налогов одновременно со своевременной подачей налоговой декларации вместо того, чтобы депонировать эти средства. В случае, если вы подаете Форму 944, и ваша задолженность по налогам на фонд заработной платы за четвертый квартал составляет менее 2500 долларов США год, вам разрешается выплатить обязательства по налогам на фонд заработной платы за четвертый квартал при подаче налоговой декларации при условии, что вы депонировали полную сумму своих налоговых обязательств за первый, второй и третий кварталы в соответствии с правилами депонирования. Работодатели с налоговыми обязательствами в сумме менее 2500 долларов США, которые не обязаны депонировать могут выбрать депонирование налогов или уплату суммы, указанной как подлежащей оплате в Форме 941 или Форме 944 при подаче этой формы, согласно инструкциям к этим формам.

Налоговые обязательства более 2500 долларов США: Вы обязаны депонировать свои налоги, если только вы не имеете права выплачивать их при подаче налоговой декларации. В случае, если вы обязаны подавать Форму 941 и не уверены, что ваша суммарная налоговая задолженность за текущий квартал составляет менее 2500 долларов США (а ваша задолженность за предыдущий квартал составила не менее 2500 долларов США), и, вам следует депонировать налоги по двухнедельному или ежемесячному графику во избежание штрафа за несвоевременное депонирование.

Когда производить депонирование

Вы должны производить депонирование по одному из двух графиков - ежемесячному или двухнедельному. График депонирования, которым вы пользуетесь в течение текущего календарного года, зависит от размера налогов, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму, заявленных вами во время периода ретроспективного анализа бухгалтерской отчетности. В случае, если вы подаете только Форму 941, период ретроспективного анализа бухгалтерской отчетности равен 12 месяцам (покрывающим четыре квартала) и заканчивающимся 30 июня предыдущего года. Если вы подавали Форму 944 в любом из двух предыдущих лет или вы подаете Форму 944 в текущем году, периодом ретроспективного анализа бухгалтерской отчетности является календарный год, за два года до того года, когда производится депонирование. (См. Главу 11 Публикации № 15 «(Циркуляр E), Налоговый справочник работодателя» (Английский)).

Депозиторы, следующие ежемесячному графику. В случае, если вы декларировали налоги на сумму, не превышающую 50 000 долларов США в течение вашего периода ретроспективного анализа бухгалтерской отчетности, вы относитесь к категории депозиторов, следующих ежемесячному графику, и, как правило, обязаны депонировать накопленные в течение данного месяца налоги, удерживаемые из заработной платы наемных работников, не позднее 15-го числа следующего месяца. Например, налоги за январь должны быть депонированы не позднее 15-го февраля. В случае, если 15-ое число какого-либо календарного месяца выпадает на субботу, воскресенье или официальный праздник в Федеральном округе Колумбия, депонирование должно быть произведено на следующий рабочий день. Рабочий день – это любой день, помимо субботы, воскресенья или официального праздника в Федеральном округе Колумбия.

Депозиторы, следующие графику двухнедельной периодичности. В случае, если вы декларировали налоги на сумму, превышающую 50 000 долларов США в течение вашего периода ретроспективного анализа бухгалтерской отчетности, вы относитесь к категории депозиторов, следующих графику двухнедельной периодичности, и, в целом, обязаны депонировать налоги, удерживаемые из заработной платы наемных работников, в соответствии со следующим графиком:

  1. Налоги, удерживаемые из заработной платы, выплаченной вашим наемным работникам в среду, четверг и (или) пятницу, должны быть депонированы не позднее среды следующей недели.
  2. Налоги, удерживаемые из заработной платы, выплаченной вашим наемным работникам в субботу, воскресенье, понедельник и (или) вторник, должны быть депонированы не позднее пятницы следующей недели.

В случае, если депозит требуется произвести в день, не являющийся рабочим, депозит считается своевременным в случае его проведения до окончания следующего рабочего дня. Например, если депозит необходимо провести в пятницу, а эта пятница объявлена официальным праздником в Федеральном округе Колумбия, депозит будет рассматриваться как своевременный в случае его осуществления в следующий понедельник (если следующий понедельник является рабочим днем). Официальный праздник штата, не объявленный официальным праздником в Федеральном округе Колумбия, не является основанием для отсрочки даты депонирования федеральных налогов. Депозиторам, придерживающимся двухнедельного графика депонирования налогов, дается не менее трех рабочих дней после окончания двухнедельного периода на осуществление депозита. В случае, если какой-либо из трех рабочих дней по окончании двухнедельного периода является официальным праздником в Федеральном округе Колумбия, вам дается дополнительный день для осуществления депонирования за каждый праздничный день.

Проведение депозита на следующий день по накоплении 100 000 долларов США. Независимо от того, следуете ли вы ежемесячному или двухнедельному графику, если у вас накоплены удержанные налоги на сумму, равную или превышающую 100 000 долларов США в любой день в течение периода депонирования, к вам применяется требование по проведению депозита налогов на следующий рабочий день после того, как у вас на счету накопятся 100 000 долларов США. В таком случае вы переходите на двухнедельный график депонирования как минимум на оставшуюся часть календарного года, а также на весь следующий календарный год. Для получения более подробной информации по правилу депонирования суммы в 100 000 долларов США на следующий день, см. Главу 11 Публикации № 15 (Английский).

Новый работодатель. В случае, если вы недавно начали функционировать как работодатель, ваши налоговые обязательства в течение периода ретроспективного анализа бухгалтерской отчетности считаются равными нулю за любой квартал до того, как вы основали или приобрели свою компанию. Таким образом, в течение первого года коммерческой деятельности вы относитесь к категории депозиторов, следующих ежемесячному графику, если к вам не относится правило депонирования на следующий день суммы, составляющей 100 000 долларов США.

Как осуществлять депозиты

Вы должны осуществлять все депозиты посредством электронного перевода средств, как правило, при помощи Электронной федеральной налоговой платежной системы (EFTPS). Система EFTPS является бесплатной службой министерства финансов. За услуги, предоставляемые третьей стороной, вам, возможно, придется платить. Для того, чтобы депозит, осуществленный посредством системы EFTPS, считался своевременным, процесс депонирования должен быть выполнен к 20:00 по восточному поясному времени в день, предшествующий крайнему сроку депонирования. Для того чтобы подписаться на службу EFTPS, вы должны выйти на веб-сайт EFTPS.gov (Английский) или позвонить по тел. 800-555-4477. Для получения дополнительной информации см. Публикацию № 966 «Электронная федеральная налоговая платежная система: справочник для начинающих» (PDF, Английский). В случае, если вы не желаете пользоваться системой EFTPS, вы можете уполномочить специалиста по заполнению налоговых деклараций, финансовое учреждение, службу по расчету заработной платы или другую доверенную третью сторону осуществлять депозиты с помощью электронных переводов от вашего имени. Услуги третьей стороны могут быть платными и могут иметь иные сроки подачи.

В случае, если вы не сможете начать процесс депонирования не позднее 20:00 по восточному поясному времени за день до наступления срока депозита с помощью Электронной федеральной налоговой платежной системы, вы все же можете депонировать свои средства вовремя, воспользовавшись для проведения однодневного налогового платежа Федеральной системой сбора налогов (Английский). В случае, если вы предполагаете, что вам когда-нибудь понадобится применить этот метод, заранее договоритесь о таком варианте с вашим финансовым учреждением. Свяжитесь с вашим финансовым учреждением для выяснения возможностей, временных ограничений и стоимости. Возможно, ваше финансовое учреждение взимает плату за услуги по осуществлению таких платежей.

Вы должны депонировать 100% своих налоговых обязательств не позднее крайнего срока депонирования. За опоздание, депонирование неполной суммы обязательств или за отправку платежа по почте непосредственно в Налоговое управление США вместо того, чтобы депонировать его, на вас могут быть наложены штрафные санкции. В определенных случаях Налоговое управление может аннулировать штраф. Для получения дополнительной информации о правилах в отношении соблюдения сроков депонирования и штрафах см. Публикацию № 15 (Английский).

Дополнительная информация

Для получения подробной информации см. Публикацию № 3151-А «Азбука FTD: справочник для понимания процедуры депонирования федеральных налогов» (PDF, Английский).