Подготовка к стихийному бедствию (налогоплательщики и компании)

Планирование действий в случае стихийного бедствия является важной частью подготовки. Налоговое управление США (IRS) настоятельно рекомендует налогоплательщикам обеспечить сохранность своих документов. Выполнение некоторых простых советов поможет налогоплательщикам и компаниям обеспечить сохранность финансовых и налоговых документов в случае стихийных бедствий.

Ниже перечислены советы по подготовке к стихийному бедствию для частных лиц и компаний.

Воспользуйтесь преимуществами безбумажного ведения финансовой и налоговой документации

Многие люди получают выписки с банковского счёта и документы по электронной почте. Этот метод является отличным способом защиты финансовой документации. Важные налоговые документы, например, формы W-2, налоговые декларации и другие бумажные документы, могут быть отсканированы и сохранены в электронном формате.

Обязательно создайте резервную копию ваших электронных файлов и храните ее в надежном месте. Создание дубликатов и хранение их в разных местах является хорошей деловой практикой. Другие варианты включают копирование файлов на компакт-диск или DVD-диск. Кроме того, многие розничные магазины продают пакеты программного обеспечения для компьютеров, которые можно использовать для ведения документации.

При выборе места для хранения важных документов близость к вашему дому не должна быть вашим главным критерием. Помните, что стихийное бедствие, которое поражает ваш дом, также может повлиять на другие объекты поблизости, что делает быстрое восстановление вашей документации трудным и, вероятно, даже невозможным.

Документирование ценностей и оборудования компании

IRS располагает методическими материалами на случай ущерба от стихийных бедствий для физических лиц Публикация № 584 «Памятка на случай ущерба от несчастного случая, стихийного бедствия и кражи» (Английский) и для компаний Публикация № 584-B «Памятка на случай ущерба от несчастного случая, стихийного бедствия и кражи для коммерческих предприятий» (Английский), которые могут помочь составить для каждого помещения списки личных вещей или оборудования компании. Это поможет доказать справедливую рыночную стоимость имущества при подаче заявлений о страховом возмещении и потерях в связи со стихийным бедствием.

Одним из вариантов является фотографирование или видеосъемка имущества вашего дома и/или компании, особенно предметов большей ценности. Вы должны хранить фотографии у друга или члена семьи, живущего вдали от географической зоны риска.

Проверка наличия доверительного поручительства

Работодатели, использующие организации, предоставляющие услуги по выплате заработной платы, должны выяснить, имеют ли такие организации доверительное поручительство. Доверительное поручительство может защитить работодателя в случае невыполнения обязательств организацией, предоставляющей услуги по выплате заработной платы.

Планирование непрерывности деятельности компаний

То, как быстро ваша компания сможет вернуться к деятельности после стихийного бедствия, часто зависит от планирования действий в чрезвычайных ситуациях, выполненного сегодня. Начните планирование прямо сейчас, чтобы повысить вероятность того, что ваша компания выживет и восстановится. Ежегодно пересматривайте свои планы действий в чрезвычайных ситуациях. Так же, как ваш бизнес меняется с течением времени, так же меняются и ваши потребности в готовности к действиям в чрезвычайной ситуации. Когда вы нанимаете новых наемных работников или изменяете функции компании, вы должны обновлять планы действий в чрезвычайных ситуациях и информировать об этом сотрудников.

Существуют реальные преимущества готовности к стихийным бедствиям. Перечисленные ниже стратегии обеспечения готовности являются общими для всех стихийных бедствий. Вы планируете только один раз и можете использовать свой план при всех видах опасностей.

• Получите информацию об опасностях и чрезвычайных ситуациях и узнайте, что делать в случае конкретных опасностей.
• Разработайте план действий в чрезвычайных ситуациях.
• Узнайте, где искать убежище от всех видов опасностей.
• Регулярно создавайте резервные копии компьютерных информационных систем.
• Решите, как вы будете поддерживать связь с сотрудниками, клиентами и другими людьми.
• Используйте сотовые телефоны, портативные рации или другие устройства, которые не зависят от электрической сети для резервирования своей системы связи.
• Соберите и создайте комплект аварийных принадлежностей. В этот комплект должен входить портативный генератор.
• Определите системы оповещения местного населения и маршруты эвакуации.
• Включите необходимую информацию из планов местного сообщества и школ.
• Проводите тренировки и поддерживайте актуальным свой план.

Обновляйте планы действий в чрезвычайных ситуациях

Планы действий в чрезвычайных ситуациях должны пересматриваться ежегодно. Ситуация с персоналом и деятельностью компании меняются с течением времени, так же меняются и ваши потребности в готовности к действиям в чрезвычайной ситуации. Индивидуальные налогоплательщики должны убедиться, что они сохраняют документы, которые должны хранить все, включая такие документы, как формы W-2, письменный отчёт о сделке по продаже дома и документы страхования. Когда работодатель нанимает новых сотрудников или когда компания или организация изменяет функции, планы действий в чрезвычайных ситуациях должны соответственно обновляться и наемные работники должны быть информированы об изменениях.

Убедитесь, что у вас есть оборудование для получения информации о неблагоприятной погоде; если у вас есть радиоприемник сети радиостанций Национального управления по исследованию океанов и атмосферы (NOAA), непрерывно вещающих об опасных погодных явлениях, вставьте в него новые батарейки. Убедитесь, что вы знаете, что вам следует делать при наступлении угрожающих погодных условий.

Рассчитывайте на помощь IRS

Сразу же после непредвиденного события вы можете запросить копию налоговой декларации и всех приложений (включая Форму W-2), используя Форму 4506 «Запрос копии налоговой декларации» (Английский) PDF.

Если вам нужна только информация из вашей налоговой декларации, вы можете бесплатно заказать выписку из налоговой декларации, позвонив по телефону 800-829-1040 или используя Форму 4506-T «Запрос выписки из налоговой декларации» PDF. Запросы выписок из налоговой декларации также доступны с использованием вариантов по Интернету и почте, которые можно найти на веб-странице Получение выписки из налоговой декларации. Выписки из налоговой декларации доступны для текущего года и налоговых деклараций, обработанных за три предыдущих года. Веб-сайт IRS.gov является незаменимым ресурсом при подготовке к стихийному бедствию и при восстановлении после него.