재난 대비(납세자와 사업체)

재난 발생이 발생했을 때 어떻게 대비할 것인지 계획을 세우는 것은 중요합니다. 국세청(IRS)은 납세자들에게 기록물을 잘 보관할 것을 권장합니다. 몇 가지 간단한 지시 사항을 따르면 재난에 대비하여 납세자와 사업체가 금융 및 세금 기록을 보관하는 데 도움이 될 수 있습니다.

다음은 개인 및 사업체가 재난에 대비할 수 있는 몇 가지 도움말입니다.

금융 및 세금 기록을 전자 파일 형식으로 보관하십시오

많은 사람들이 이메일을 통해 은행 명세서를 비롯한 문서를 전송 받습니다. 이 방법은 금융 기록을 보관하기에 매우 좋은 방법입니다. W-2, 세금 신고서 및 기타 종이 문서와 같은 중요한 세금 기록은 스캔하여 전자 형식으로 보관 할 수 있습니다.

전자 파일을 반드시 백업하여 안전한 장소에 보관하도록 하십시오. 복사본을 만들어 다른 장소에 보관하는 것도 바람직한 사업관행입니다. 파일을 CD나 DVD에 복사하는 방법도 있습니다. 또한, 많은 소매점에서 기록 관리에 사용할 수 있는 컴퓨터 소프트웨어 패키지를 판매하고 있습니다.

중요한 기록물을 보관할 장소를 결정할 때, 자택과 근접하다는 점이 주된 고려 사항이 되어서는 안됩니다. 재난 발생 시 자택이 피해를 입었다면 주변의 다른 시설 역시 피해를 입었을 가능성이 크므로 귀하의 기록을 신속하게 회수하는 것이 어렵거나 불가능할 수 있습니다.

귀중품 및 비즈니스 장비를 기록으로 남기십시오

IRS는 개인을 위한 재난 손실 워크북(간행물 584, 재해, 재난 및 도난 손실 워크북 (영어))과 사업체를 위한 재난 손실 워크북(간행물 584-B, 사업 재해, 재난, 및 도난 손실 워크북 (영어))을 제공하여 소지품 및 장비에 대한 공간별 목록을 작성할 수 있도록 하고 있습니다. 보험 또는 피해 손실을 청구할 때 워크북을 이용하면 손실된 물품을 기억하고 그 시장 가치를 입증하는 데 도움을 얻을 수 있습니다.

또 다른 방법은 가치가 높은 물품을 위주로 자택 및 사업체에 구비된 물품의 사진이나 동영상을 찍어두는 것입니다. 해당 사진은 재난 발생 가능성이 있는 지역에서 멀리 떨어진 곳에 사는 친구나 가족에게 맡기는 것이 좋습니다.

수탁자 보증을 확인하십시오

급료 서비스 제공업체를 이용하는 고용주라면 수탁자 보증 여부를 서비스 제공업체에게 문의하십시오. 급료 서비스 제공업체의 채무 불이행의 경우 고용주는 이 보증에 의해 보호를 받을 수 있습니다.

사업 운영 지속을 위한 계획을 수립하십시오

재난 발생 이후 귀하의 회사가 얼마나 신속하게 사업에 복귀할 수 있는지 여부는 현재 세우는 비상 계획에 달려있습니다. 지금 당장 계획을 수립하여 귀하의 회사가 재난을 극복하고 살아남을 가능성을 높이십시오. 비상 계획을 매년 검토하십시오. 귀하의 사업체가 시간이 지남에 따라 변화하듯이 위기 대응에 필요한 사항 역시 달라질 것입니다. 새로운 직원을 고용하거나 회사의 운영 방침에 변화가 생길 경우, 위기 계획을 업데이트하고 직원들과 공유하십시오.

재난에 대비하면 실질적인 혜택이 뒤따릅니다. 다음과 같은 대응 전략은 모든 재난 상황에 적용될 수 있습니다. 계획을 한 번만 세워도 모든 유형의 위험에 대비할 수 있습니다.

• 위험 상황 및 긴급 상황에 관한 정보를 구하고 구체적인 위험 상황에 대한 대처 방식을 학습하십시오.
• 위기 계획을 수립하십시오.
• 모든 유형의 위험 상황에 대비하여 대피할 수 있는 장소를 알아두십시오.
• 컴퓨터 데이터 시스템을 정기적으로 백업하십시오.
• 직원, 고객 등과 소통하는 데 사용할 방식을 정하십시오.
• 전화나 무전기와 같이 전기를 필요로 하지 않고 전자 통신 시스템을 대신할 수 있는 장비를 사용하십시오.
• 재난 발생 시 사용할 수 있는 구호 물품을 마련하여 준비하십시오. 휴대용 발전기도 구비하십시오.
• 지역 사회의 경보 시스템 및 대피 경로를 알아두십시오.
• 지역 사회 및 학교에서 필수로 하는 위기 계획 정보를 활용하십시오.
• 계획을 연습하고 유지 관리하십시오.

비상 계획을 업데이트하십시오

비상 계획은 매년 검토해야 합니다. 개인 및 사업체가 처한 상황은 시간이 지남에 따라 변화하며, 위기 대응에 필요한 사항 역시 마찬가지입니다. 개인 납세자는 W-2, 주택거래마감 내역서(home closing statement), 보험 서류와 같이 필수적으로 보관해야 할 서류들을 잘 간수해야 합니다. 고용주는 새로운 직원을 고용하거나 회사 또는 조직의 기능에 변화가 생길 경우, 그에 따라 위기 계획을 업데이트하고 직원들에게 변경 사항을 알려야 합니다.

위험 기상 정보를 얻을 수 있는 수단을 마련해두십시오; NOAA 기상 라디오가 있다면 배터리를 새 것으로 갈아끼우십시오. 위험한 기상 상황이 다가오고 있을 때 어떻게 행동해야 하는지 알아두십시오.

IRS에 의지하십시오

재해가 발생한 즉시 '양식 4506, 세금 신고서 사본 신청(영어) PDF'을 사용하여 세금 보고서 및 양식 W-2를 비롯한 모든 첨부 양식의 사본을 요청할 수 있습니다.

세금 보고서에 기재된 정보가 필요한 것이라면 800-829-1040으로 전화하거나 '양식 4506-T, 세금 신고서 사본 신청(영어) PDF'을 사용하여 무료 사본을 주문할 수 있습니다. '세금기록 얻기' 페이지에 소개된 우편 또는 온라인 옵션을 이용하여 사본을 요청할 수도 있습니다. 세금 보고서 사본은 현 년도 및 지난 3년 간 제출한 보고서에 관해 얻을 수 있습니다. 재난 대비 및 복구에 있어 IRS.gov는 꼭 필요한 자료들을 제공합니다.