Cómo prepararse ante un desastre (contribuyentes y negocios)

Planificar qué hacer ante un desastre es una parte importante de estar preparado. El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) le recomienda a los contribuyentes a salvaguardar sus registros. El seguir unos simples pasos le puede ayudar a los contribuyentes y a los negocios a proteger los registros financieros y tributarios en caso de que ocurra un desastre.

A continuación, se comparten algunos consejos para las personas físicas y los negocios sobre cómo prepararse para un desastre.

Tome ventaja del mantenimiento de registros electrónicos para los registros financieros y tributarios

Muchas personas reciben los estados de cuenta bancaria y los documentos bancarios por correo electrónico. Este método es una excelente forma de mantener seguros los registros financieros. Los registros tributarios importantes, como los Formularios W-2, las declaraciones de impuestos y demás documentos en papel pueden escanearse y pasarse a formato electrónico.

Asegúrese de hacer copias de seguridad de los archivos electrónicos y almacenarlos en un lugar seguro. Hacer duplicados y mantenerlos en un lugar aparte es una buena práctica para su negocio. Otras opciones incluyen copiar los archivos en un CD o DVD. Además, muchas tiendas al detalle venden paquetes con programas de computadoras que puede utilizar para archivar documentos.

Al escoger un lugar para mantener los registros importantes suyos, la cercanía a su hogar no debe ser su preocupación principal. Tenga en cuenta que, cuando un desastre afecta su hogar, es posible que otras instalaciones cercanas se vean afectadas también, lo que podría dificultar o hasta imposibilitar que recupere los registros.

Documentos valiosos y equipo del negocio

El IRS ofrece cuadernos sobre las pérdidas en desastres para las personas físicas (Publicación 584SP, Registro de Pérdidas por Hechos Fortuitos (Imprevistos), Desastres y Robos), y para los negocios (Publicación 584-B, Cuaderno de registro de pérdidas por hechos fortuitos, desastres y robos para negocios (en inglés)), que pueden servirle para compilar una lista de las pertenencias y equipo comercial en todos los espacios de la propiedad. Esto le permitirá recordar y demostrar el valor del mercado de los artículos para propósitos de reclamaciones al seguro y por pérdidas fortuitas.

Una opción es fotografiar o filmar los contenidos de su hogar y/o su negocio, sobre todo los artículos de mayor valor. Se aconseja que le pida guardar las fotos a un amigo o familiar que viva lejos de la zona geográfica que esté en riesgo.

Consulte sobre las fianzas fiduciarias

Se aconseja que los empleadores que utilicen proveedores de servicios de nómina les pregunten si tienen una fianza fiduciaria. Mediante esta fianza, podría protegerse al empleador en caso de incumplimiento por parte de dicho proveedor.

Planificación de la continuidad de operaciones para los negocios

Por lo general, cuanta más planificación de emergencia se haga, más rápido podrá la compañía retomar las actividades comerciales luego de un desastre. Comience a planificar ahora mismo para aumentar las posibilidades de que su compañía sobrevivirá y se recuperará. Revise sus planes de emergencia todos los años. Así como su negocio cambia con el pasar del tiempo, también cambian las necesidades de la preparación. Cuando contrata a nuevos empleados o cuando se producen cambios en las funciones de la compañía, es aconsejable que actualice los planes y que se lo informe a las personas que trabajan con usted.

Estar preparado para desastres ofrece ventajas sólidas. Las siguientes estrategias de preparación son comunes para todos los desastres. Usted solo planifica una vez y puede aplicar el plan para todos los tipos de peligro.

• Infórmese sobre los peligros y las emergencias, y aprenda qué debe hacerse ante cada peligro específico.
• Elabore un plan de emergencia.
• Entérese sobre dónde debe buscar refugio ante todos los tipos de peligros.
• Haga copias de seguridad de los sistemas de computadora de forma frecuente.
• Decida cómo se comunicará con los empleados, los clientes y demás personas.
• Utilice celulares, comunicadores portátiles o demás dispositivos que no dependan de la electricidad como refuerzos para su sistema de telecomunicaciones.
• Recopile y construya un equipo de suministros para desastres. Incluya un generador portátil.
• Identifique los sistemas de advertencia comunitarios y rutas de evacuación.
• Agregue la información requerida sobre la comunidad y los planes de las escuelas.
• Practique y mantenga el plan.

Actualice los planes de emergencia

Los planes de emergencia deben revisarse todos los años. Las situaciones personales y comerciales cambian con el tiempo, así como las necesidades de la preparación. Los contribuyentes que son personas físicas deben asegurarse de guardar los documentos que todos deben conservar, como los Formularios W-2, los informes de cierre del hogar y los registros del seguro. Cuando los empleadores contratan a nuevos empleados o cuando la compañía o la organización cambia sus funciones, se deben actualizar los planes como corresponda, y se debe informar a los empleados sobre los cambios.

Asegúrese de tener un medio para recibir la información sobre las condiciones del tiempo severas. Si tiene una radio del tiempo de la Oficina Nacional de Administración Oceánica y Atmosférica (NOAA, por sus siglas en inglés), colóquele pilas nuevas. Cerciórese de saber cómo proceder si se avecina mal tiempo que pueda ser peligroso.

Cuente con el IRS

Con posterioridad inmediata a un hecho fortuito, usted puede solicitar la copia de una declaración y todos los anexos (incluido el Formulario W-2) mediante el Formulario 4506, Solicitud de copia de la declaración de impuestos (en inglés)PDF.

Si únicamente necesita información de su declaración, puede ordenar una transcripción gratuita llamando al 800-829-1040 o utilizando el Formulario 4506-T, Solicitud de transcripción de una declaración de impuestos (en inglés)PDF. Las solicitudes de las transcripciones también están disponibles mediante las opciones en línea y por correo que se encuentran en la página Ordenar Transcripción. Las transcripciones se encuentran disponibles para el año actual y las declaraciones tramitadas en los tres años anteriores. El sitio web IRS.gov es un recurso indispensable a la hora de prepararse para los desastres y recuperarse de ellos.