Chuẩn bị cho Thiên tai (Người đóng thuế và Doanh nghiệp)

Lập kế hoạch những việc cần làm trong trường hợp xảy ra thiên tai là một phần quan trọng của việc chuẩn bị. Sở Thuế Vụ khuyến khích người nộp thuế bảo vệ hồ sơ của họ. Một số bước đơn giản có thể giúp người nộp thuế và doanh nghiệp bảo vệ hồ sơ tài chính và thuế trong trường hợp thiên tai.

Dưới đây là những lời khuyên dành cho các cá nhân và doanh nghiệp về việc chuẩn bị cho thiên tai.

Tận dụng lợi thế của việc lưu trữ hồ sơ không cần giấy tờ cho hồ sơ tài chính và thuế

Nhiều người nhận được bản sao kê và tài liệu ngân hàng qua e-mail. Phương pháp này là một cách vượt trội để bảo mật hồ sơ tài chính. Các hồ sơ thuế quan trọng như W-2, tờ khai thuế và các tài liệu trên giấy khác có thể được quét thành định dạng điện tử.

Đảm bảo rằng quý vị đã sao lưu các hồ sơ điện tử của mình và lưu trữ chúng ở một nơi an toàn. Tạo bản sao và giữ chúng ở một nơi riêng biệt là một thực hành kinh doanh tốt. Các tùy chọn khác bao gồm sao chép hồ sơ vào đĩa CD hoặc DVD. Ngoài ra, nhiều cửa hàng bán lẻ bán các gói phần mềm máy tính mà quý vị có thể sử dụng để lưu trữ hồ sơ.

Khi chọn một nơi để lưu giữ những hồ sơ quan trọng, sự thuận tiện để lấy được hồ sơ từ nhà quý vị không phải là mối quan tâm hàng đầu. Hãy nhớ rằng, thiên tai ảnh hưởng đến nhà quý vị thì cũng có khả năng ảnh hưởng đến các cơ sở khác gần đó, khiến việc nhanh chóng lấy được hồ sơ của quý vị trở nên khó khăn và thậm chí là không thể.

Tài liệu có giá trị và thiết bị kinh doanh

IRS có các tài liệu về tổn thất do thiên tai dành cho cá nhân (Ấn phẩm 584, Tài về Tổn thất, Thiên tai và Mất trộm (tiếng Anh)) và các doanh nghiệp (Ấn phẩm 584-B, Tài liệu về Tổn thất, Thiên tai và Mất trộm (tiếng Anh)) mà có thể giúp quý vị lập danh sách đồ đạc hoặc thiết bị kinh doanh của mình theo từng phòng. Điều này sẽ giúp quý vị nhớ lại và chứng minh giá trị thị trường của các đồ đạc để yêu cầu bảo hiểm và tổn thất do tai biến.

Một lựa chọn là chụp ảnh hoặc quay video đồ đạc của ngôi nhà và/hoặc cơ sở kinh doanh của quý vị, đặc biệt là những món đồ có giá trị lớn. Quý vị nên lưu trữ ảnh ở chỗ bạn bè hoặc thành viên gia đình mà sống xa khu vực địa lý có nguy cơ bị ảnh hưởng.

Kiểm tra giấy đảm bảo của người được ủy thác

Các chủ thuê lao động mà sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ trả lương thì nên hỏi nhà cung cấp xem họ có một giấy đảm bảo của người được ủy thác hay không. Giấy đảm bảo có thể bảo vệ chủ thuê lao động trong trường hợp nhà cung cấp dịch vụ trả lương vi phạm hợp đồng.

Lập kế hoạch tiếp tục hoạt động cho doanh nghiệp

Việc công ty của quý vị có thể trở lại hoạt động kinh doanh nhanh như thế nào sau thiên tai thường phụ thuộc vào việc lập kế hoạch khẩn cấp được thực hiện ngay hôm nay. Bắt đầu lập kế hoạch ngay bây giờ để cải thiện khả năng tồn tại và phục hồi của công ty quý vị. Xem xét lại các kế hoạch khẩn cấp của quý vị hàng năm. Cũng như việc doanh nghiệp của quý vị thay đổi theo thời gian, các nhu cầu chuẩn bị của quý vị cũng vậy. Khi thuê nhân viên mới hoặc khi có những thay đổi về cách thức hoạt động của công ty, quý vị nên cập nhật kế hoạch của mình và thông báo cho mọi người.

Có những lợi ích thực sự do việc chuẩn bị cho thiên tai. Các chiến lược chuẩn bị sau là chung cho tất cả các thiên tai. Quý vị chỉ lập kế hoạch một lần và có thể áp dụng kế hoạch của mình cho tất cả các loại nguy hiểm.

  • Tìm hiểu về các mối nguy hiểm và trường hợp khẩn cấp và tìm hiểu những việc cần làm đối với các mối nguy hiểm cụ thể.
  • Xây dựng kế hoạch khẩn cấp.
  • Tìm hiểu về nơi trú ẩn để tránh khỏi tất cả các loại nguy hiểm.
  • Sao lưu hệ thống dữ liệu máy tính của quý vị thường xuyên.
  • Quyết định cách quý vị sẽ giao tiếp với nhân viên, khách hàng và những người khác.
  • Sử dụng điện thoại di động, máy bộ đàm hoặc các thiết bị khác không sử dụng điện như là biện pháp dự phòng cho hệ thống viễn thông của quý vị.
  • Thu thập và lắp ráp một bộ đồ dùng cho trường hợp thiên tai. Chuẩn bị sẵn một máy phát điện di động.
  • Xác định các hệ thống cảnh báo cộng đồng và các tuyến đường sơ tán.
  • Bao gồm thông tin cần thiết từ các kế hoạch cộng đồng và trường học.
  • Thực hành và duy trì kế hoạch của quý vị.

Cập nhật kế hoạch khẩn cấp

Kế hoạch khẩn cấp nên được xem xét lại hàng năm. Các hoàn cảnh cá nhân và doanh nghiệp thay đổi theo thời gian và nhu cầu chuẩn bị cũng vậy. Người đóng thuế cá nhân nên đảm bảo rằng họ đang lưu trữ các tài liệu mà mọi người nên giữ, bao gồm những thứ như mẫu W-2, giấy tờ mua bán nhà cửa và hồ sơ bảo hiểm. Khi người sử dụng lao động thuê nhân viên mới hoặc khi một công ty hoặc tổ chức thay đổi chức năng, các kế hoạch cần được cập nhật cho phù hợp và nhân viên phải được thông báo về những thay đổi.

Đảm bảo rằng quý vị có phương tiện nhận thông tin về thời tiết khắc nghiệt; nếu quý vị có Đài thời tiết NOAA, hãy lắp pin mới vào đó. Đảm bảo rằng quý vị biết mình nên làm gì nếu thời tiết đe dọa an toàn đang đến gần.

Tin tưởng vào IRS

Ngay sau khi xảy ra tai biến, quý vị có thể yêu cầu một bản sao của tờ khai và tất cả các tài liệu đính kèm (bao gồm cả Mẫu W-2) bằng cách dùng Mẫu 4506, Yêu cầu Bản sao Tờ khai Thuế (tiếng Anh) PDF.

Nếu quý vị chỉ cần thông tin từ tờ khai của mình thì có thể yêu cầu một bản ghi thuế miễn phí bằng cách gọi số (800) 829-1040 hoặc sử dụng Mẫu 4506-T, Yêu cầu Bản ghi Tờ khai Thuế (tiếng Anh) PDF. Yêu cầu Bản ghi thuế cũng có sẵn bằng cách sử dụng các tùy chọn trực tuyến và qua thư có trên trang Lấy bản ghi thuế. Bản ghi thuế có sẵn cho năm hiện tại và các tờ khai được xử lý trong ba năm trước đó. IRS.gov là một nguồn hỗ trợ không thể thiếu khi quý vị chuẩn bị cho và phục hồi sau thiên tai.