Chuẩn bị cho Thiên tai (Người đóng thuế và Doanh nghiệp)

Lập kế hoạch những việc cần làm trong trường hợp xảy ra thiên tai là một phần quan trọng của việc chuẩn bị. Sở Thuế Vụ khuyến khích người đóng thuế bảo vệ hồ sơ của họ. Một số bước đơn giản có thể giúp người đóng thuế và doanh nghiệp bảo vệ hồ sơ tài chính và thuế trong trường hợp thiên tai.

Dưới đây là những lời khuyên dành cho các cá nhân và doanh nghiệp về việc chuẩn bị cho thiên tai.

Tận dụng Lợi thế của việc Lưu trữ Hồ sơ không giấy cho Hồ sơ Tài chính và Thuế

Nhiều người nhận được bản sao kê và tài liệu ngân hàng qua e-mail. Phương pháp này là một cách vượt trội để bảo mật hồ sơ tài chính. Các hồ sơ thuế quan trọng như W-2, tờ khai thuế và các tài liệu trên giấy khác có thể được quét thành định dạng điện tử.

Đảm bảo rằng bạn đã sao lưu các hồ sơ điện tử của mình và lưu trữ chúng ở một nơi an toàn. Tạo bản sao và giữ chúng ở một nơi riêng biệt là một thực hành kinh doanh tốt. Các tùy chọn khác bao gồm sao chép hồ sơ vào đĩa CD hoặc DVD. Ngoài ra, nhiều cửa hàng bán lẻ bán các gói phần mềm máy tính mà bạn có thể sử dụng để lưu trữ hồ sơ.

Khi chọn một nơi để lưu giữ những hồ sơ quan trọng, sự thuận tiện để lấy được hồ sơ từ nhà bạn không phải là mối quan tâm hàng đầu. Hãy nhớ rằng, thiên tai ảnh hưởng đến nhà bạn thì cũng có khả năng ảnh hưởng đến các cơ sở khác gần đó, khiến việc nhanh chóng lấy được hồ sơ của bạn trở nên khó khăn và thậm chí là không thể.

Tài liệu có giá trị và Thiết bị kinh doanh

IRS có các sổ tay về tổn thất do thiên tai dành cho cá nhân (Ấn phẩm 584, Sổ tay về Thiệt hại, Thiên tai và Trộm cắp (tiếng Anh)) và các doanh nghiệp (Ấn phẩm 584-B, Sổ tay về Thiệt hại, Thiên tai và Trộm cắp cho Doanh nghiệp (tiếng Anh)) mà có thể giúp bạn lập danh sách đồ đạc hoặc thiết bị kinh doanh của mình theo từng phòng. Điều này sẽ giúp bạn nhớ lại và chứng minh giá trị thị trường của các đồ đạc để yêu cầu bảo hiểm và mất mát do thiệt hại.

Một lựa chọn là chụp ảnh hoặc quay video đồ đạc của ngôi nhà và/hoặc cơ sở kinh doanh của bạn, đặc biệt là những món đồ có giá trị lớn. Bạn nên lưu trữ ảnh ở chỗ bạn bè hoặc thành viên gia đình mà sống xa khu vực địa lý có nguy cơ bị ảnh hưởng.

Kiểm tra Giấy đảm bảo của Người được ủy thác

Các chủ lao động mà sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ trả lương thì nên hỏi nhà cung cấp xem họ có một giấy đảm bảo của người được ủy thác hay không. Giấy đảm bảo có thể bảo vệ chủ lao động trong trường hợp nhà cung cấp dịch vụ trả lương vỡ nợ.

Lập Kế hoạch Tiếp tục Hoạt động cho Doanh nghiệp

Việc công ty của bạn có thể trở lại hoạt động kinh doanh nhanh như thế nào sau thiên tai thường phụ thuộc vào việc lập kế hoạch khẩn cấp được thực hiện ngay hôm nay Bắt đầu lập kế hoạch ngay bây giờ để nâng cao khả năng công ty của bạn tồn tại và phục hồi. Xem xét lại các kế hoạch khẩn cấp của bạn hàng năm. Cũng như việc doanh nghiệp của bạn thay đổi theo thời gian, các nhu cầu chuẩn bị của bạn cũng vậy. Khi thuê nhân viên mới hoặc khi có những thay đổi về cách thức hoạt động của công ty, bạn nên cập nhật kế hoạch của mình và thông báo cho mọi người.

Có những lợi ích thực sự do việc chuẩn bị cho thiên tai. Các chiến lược chuẩn bị sau là chung cho tất cả các thiên tai. Bạn chỉ lập kế hoạch một lần và có thể áp dụng kế hoạch của mình cho tất cả các loại nguy hiểm.

• Tìm hiểu về các mối nguy hiểm và trường hợp khẩn cấp và tìm hiểu những việc cần làm đối với các mối nguy hiểm cụ thể.
• Xây dựng kế hoạch khẩn cấp.
• Tìm hiểu về nơi trú ẩn để tránh khỏi tất cả các loại nguy hiểm.
• Sao lưu hệ thống dữ liệu máy tính của bạn thường xuyên.
• Quyết định cách bạn sẽ giao tiếp với nhân viên, khách hàng và những người khác.
• Sử dụng điện thoại di động, máy bộ đàm hoặc các thiết bị khác không sử dụng điện như là biện pháp dự phòng cho hệ thống viễn thông của bạn.
• Thu thập và lắp ráp một bộ đồ dùng cho trường hợp thiên tai. Chuẩn bị sẵn một máy phát điện di động.
• Xác định các hệ thống cảnh báo cộng đồng và các tuyến đường sơ tán.
• Bao gồm thông tin cần thiết từ các kế hoạch cộng đồng và trường học.
• Thực hành và duy trì kế hoạch của bạn.

Cập nhật Kế hoạch khẩn cấp

Kế hoạch khẩn cấp nên được xem xét lại hàng năm. Các hoàn cảnh cá nhân và doanh nghiệp thay đổi theo thời gian và nhu cầu chuẩn bị cũng vậy. Người đóng thuế cá nhân nên đảm bảo rằng họ đang lưu trữ các tài liệu mà mọi người nên giữ, bao gồm những thứ như mẫu W-2, giấy tờ mua bán nhà cửa và hồ sơ bảo hiểm. Khi chủ lao động thuê nhân viên mới hoặc khi một công ty hoặc tổ chức thay đổi chức năng, các kế hoạch cần được cập nhật cho phù hợp và nhân viên phải được thông báo về những thay đổi.

Đảm bảo rằng bạn có phương tiện nhận thông tin về thời tiết khắc nghiệt; nếu bạn có Đài thời tiết NOAA, hãy lắp pin mới vào đó. Đảm bảo rằng bạn biết mình nên làm gì nếu thời tiết đe dọa an toàn đang đến gần.

Tin tưởng vào IRS

Ngay sau khi xảy ra thiệt hại, bạn có thể yêu cầu một bản sao của tờ khai và tất cả các tài liệu đính kèm (bao gồm cả Mẫu W-2) bằng cách dùng Mẫu 4506, Yêu cầu Bản sao Tờ khai Thuế (tiếng Anh) PDF.

Nếu bạn chỉ cần thông tin từ tờ khai của mình thì có thể yêu cầu một bản ghi thuế miễn phí bằng cách gọi số 800-829-1040 hoặc sử dụng Mẫu 4506-T, Yêu cầu Bản ghi Tờ khai Thuế (tiếng Anh) PDF. Yêu cầu Bản ghi thuế cũng có sẵn bằng cách sử dụng các tùy chọn trực tuyến và qua thư có trên trang Lấy bản ghi. Bản ghi thuế có sẵn cho năm hiện tại và các tờ khai được xử lý trong ba năm trước đó. IRS.gov là một nguồn hỗ trợ không thể thiếu khi bạn chuẩn bị cho và phục hồi sau thiên tai.