Тема № 511 «Расходы на поездки в целях коммерческой деятельности»

Расходы на поездки – это обычные и необходимые расходы, связанные с поездкой вдали от дома, в целях коммерческой или профессиональной деятельности или в связи с работой по найму. Не разрешается вычитать расходы, понесенные в личных целях, например, на питание и проживание, которые считаются чрезмерно дорогими и роскошными.

Считается, что вы совершаете поездку вдали от дома, если ваши служебные обязанности требуют вашего присутствия вдали от налогового дома (основного места работы человека, независимо от того, где он проживает) в течение периода, по продолжительности значительно превышающего типичный рабочий день, и вам требуется сон или отдых для выполнения ваших служебных обязанностей вдали от дома.

Как правило, ваш налоговый дом – это весь город или местность, где расположено основное место вашей работы или коммерческой деятельности, независимо от места жительства – вашего и вашей семьи. Например, вы с семьей живете в Чикаго, но работаете в Милуоки, где останавливаетесь в гостинице и питаетесь в ресторанах. Вы возвращаетесь в Чикаго каждые выходные. Вам не разрешается вычитать какие-либо командировочные расходы (включая питание и проживание) в Милуоки, поскольку, в целях налогообложения - это ваш налоговый дом. Ваши поездки на выходные домой в Чикаго не связаны с работой, поэтому соответствующие расходы также не подлежат вычету. Если вы регулярно работаете более чем в одном месте, ваш налоговый дом – это место вашей основной работы или ведения коммерческой деятельности.

При определении основного места осуществления вашей коммерческой деятельности примите во внимание следующие факторы: количество времени, обычно проводимое в каждом месте в коммерческих целях, степень коммерческой активности в каждом месте, а также уровень дохода в каждом месте. Однако самым важным фактором является продолжительность времени, которое вы проводите в каждом из этих мест.

Расходы на поездки, оплаченные или понесенные в связи с временной командировкой, подлежат вычету. Однако расходы на поездки в связи с командировкой неопределенной продолжительности вычету не подлежат. Командировкой неопределенной продолжительности считается любое рабочее задание, длящееся более года. Кроме того, вам не разрешается вычитать расходы по месту работы, если у вас есть все основания полагать, что вы проработаете в этом месте более года, вне зависимости от того, проработаете ли вы там в действительности в течение этого периода времени или нет. А если у вас есть все основания полагать, что вы будете работать на временном месте в течение года или менее, но в какой-то момент оказывается, что вам придется там пробыть более года, расходы на поездки не подлежат вычету начиная с момента изменения графика.

Расходы, связанные с поездками на конференции, подлежат вычету, если вы можете показать, что они способствуют развитию вашей профессиональной или коммерческой деятельности. Особые правила действуют в отношении конференций, проводящихся за пределами Северной Америки.

Подлежащие вычету расходы на поездки вдали от дома включают, помимо прочего, следующие категории:

1. Стоимость авиаперелета, поездки железнодорожным, автобусным или автомобильным транспортом от вашего налогового дома до места ведения коммерческой деятельности. (Если кто-то купил вам билеты, либо вы получили их в качестве поощрения за частые авиаперелеты или в ином подобном качестве, вы не можете вычесть их стоимость).
2. Стоимость проезда на такси или на других видах транспорта между:
   • аэропортом или железнодорожным вокзалом и вашей гостиницей;
   • гостиницей и местом выполнения работы у ваших заказчиков или клиентов, местами деловых встреч или временными местами работы.
3. Перевозка багажа, образцов материалов и продуктов для выставочных стендов между местом постоянной работы и местами временной работы.
4. Использование вашего автомобиля на месте пребывания в командировке. Вы можете вычесть фактические расходы, рассчитанные по стандартной ставке за милю пробега, а также связанные с коммерческой деятельностью расходы за пользование платными шоссе и автостоянками. Если вы арендуете автомобиль, вам разрешается вычесть лишь ту часть расходов, которая связана с коммерческой деятельностью.
5. Проживание и питание, не относящееся к развлечениям.
6. Услуги прачечной и химчистки.
7. Служебные телефонные переговоры, проводившиеся во время командировки (в эту категорию входит обмен информацией по телефаксу или другим средствам связи).
8. Чаевые, уплаченные вами за услуги, оказанные в связи с этими расходами.
9. Прочие подобные обычные и необходимые расходы, связанные с командировкой (эти расходы могут включать транспортные расходы в связи с посещением делового обеда, оплату услуг официального стенографа, стоимость аренды компьютера, а также эксплуатацию и обслуживание жилого прицепа).

Вместо ведения учета ваших расходов на питание и вычета реальной стоимости, вы, как правило, можете использовать стандартную сумму вычета, которая варьируется в зависимости от места вашей командировки. Вычеты за расходы на деловые обеды, как правило, ограничены 50% некомпенсированной стоимости.

Если вы заняты индивидуальной трудовой деятельностью, расходы в связи с поездками вычитаются в Приложении C (Форма 1040) «Прибыль или убытки от коммерческой деятельности (индивидуальный предприниматель)» или, если вы занимаетесь сельскохозяйственными работами, – в Приложении F (Форма 1040) «Прибыль или убытки от сельскохозяйственной деятельности» (Английский).

Большинство наемных работников не могут вычитать из налогооблагаемой базы командировочные расходы, которые не были компенсированы работодателем. Однако существует несколько исключений, в том числе для военнослужащих Национальной гвардии или военного резерва.

Если вы служите в Национальной гвардии или числитесь в резерве Вооруженных сил, вы можете вычесть некомпенсированные командировочные расходы, понесенные в связи с выполнением обязанностей резервиста, из скорректированного валового дохода. Для соответствия требованиям поездка должна включать ночь и быть протяженностью более чем 100 миль от вашего налогового дома. Расходы должны быть обычными и необходимыми. Объем этого вычета ограничен федеральной ставкой суточного довольствия (на питание, проживание и мелкие расходы) и стандартной ставкой за милю пробега (в отношении расходов, связанных с автотранспортом) плюс расходы на оплату автостоянки, проезд на паромах и сборы за проезд по платным шоссе.

В некоторых случаях наемные работники могут вычитать из налогооблагаемой базы некомпенсированные командировочные расходы. Это относится к артистам, отвечающим критериям, работникам органов штата или местного самоуправления, получающим вознаграждение за услуги, а также к преподавателям, отвечающим критериям.

Востребуйте эти расходы в Форме 2106 «Расходы наемного работника, связанные с работой» (Английский) и укажите их в Форме 1040, Форме 1040-SR, или в Форме 1040-NR (Английский) в качестве корректировки дохода.

Ведение надлежащей отчетности имеет первостепенное значение. Информация по ведению отчетности приводится в Теме № 305. Для получения дополнительной информации по уже упомянутым и иным расходам на поездки, см. Публикацию № 463 «Расходы на поездки, подарки и автомобиль» (Английский).