Chủ đề số 511, Chi phí đi lại cho mục đích kinh doanh

Chi phí đi lại là những chi phí thông thường và cần thiết khi đi xa nhà vì kinh doanh, nghề nghiệp hoặc công việc của bạn. Bạn không thể khấu trừ các chi phí cho mục đích cá nhân, chẳng hạn như chi phí ăn uống và chỗ ở xa hoa hoặc phung phí.

Bạn đang đi xa nhà nếu nhiệm vụ của bạn yêu cầu bạn phải rời khỏi khu vực chung của nơi khai thuế trong một khoảng thời gian dài hơn đáng kể so với thời gian làm việc trong một ngày bình thường và bạn cần ngủ hoặc nghỉ ngơi để đáp ứng yêu cầu công việc của mình trong khi xa.

Thông thường, nơi khai thuế của bạn là toàn bộ khu vực thành phố hoặc khu vực chung mà địa điểm kinh doanh hoặc làm việc chính tọa lạc, bất kể bạn duy trì nhà ở gia đình ở đâu. Ví dụ: bạn sống với gia đình mình ở Chicago nhưng làm việc ở Milwaukee, nơi bạn sống trong một khách sạn và ăn uống ở nhà hàng. Bạn quay trở lại Chicago mỗi cuối tuần. Bạn không thể khấu trừ chi phí đi lại(bao gồm ăn uống và chỗ ở) tại Milwaukee vì đó là nơi khai thuế của bạn. Việc bạn đi lại vào cuối tuần để quay trở về nhà của mình ở Chicago không phải phục vụ cho công việc của bạn, do đó các chi phí này cũng không được khấu trừ.

Nếu bạn thường xuyên làm việc ở nhiều hơn một nơi, nơi khai thuế của bạn là khu vực chung mà doanh nghiệp hoặc nơi làm việc chính của bạn tọa lạc. Khi xác định địa điểm kinh doanh chính của bạn, hãy xem xét thời gian bạn thường cần bỏ ra cho mỗi địa điểm với mục đích kinh doanh, mức độ hoạt động kinh doanh tại từng khu vực và tầm quan trọng tương đối của lợi nhuận tài chính từ mỗi khu vực. Tuy nhiên, xem xét quan trọng nhất là khoảng thời gian bạn bỏ ra tại mỗi địa điểm.

Bạn có thể khấu trừ chi phí đi lại đã trả hoặc trang trải liên quan đến bổ nhiệm việc làm tạm thời ở xa nhà. Tuy nhiên, bạn không thể khấu trừ chi phí đi lại liên quan đến việc bổ nhiệm việc làm vô thời hạn. Bất kỳ công việc được bổ nhiệm nào vượt quá một năm được coi là vô thời hạn. Ngoài ra, bạn cũng không thể khấu trừ chi phí đi lại tại một địa điểm làm việc nếu bạn dự kiến một cách thực tế rằng bạn sẽ làm việc ở đó trên một năm, bất kể bạn có thực sự làm việc ở đó lâu như vậy hay không. Nếu bạn dự kiến một cách thực tế sẽ làm việc tại một địa điểm tạm thời trong một năm hoặc ít hơn, và sau đó dự kiến này thay đổi và bạn dự kiến một cách thực tế sẽ làm việc ở đó hơn một năm thì chi phí đi lại trở thành không khấu trừ được khi bạn thay đổi dự kiến của mình.

Chi phí đi lại cho hội nghị được khấu trừ nếu bạn có thể chứng minh rằng sự tham gia của bạn giúp ích cho công việc thương mại hoặc kinh doanh của bạn. Các quy tắc đặc biệt áp dụng cho hội nghị được tổ chức ở ngoài khu vực Bắc Mỹ.

Chi phí đi lại được khấu trừ khi xa nhà bao gồm nhưng không giới hạn đến chi phí:

1. Đi bằng máy bay, xe lửa, xe buýt hoặc ô tô từ nơi khai thuế của bạn đến điểm đến kinh doanh của bạn. (Nếu bạn được cung cấp vé hoặc bạn đi miễn phí do có chương trình khách hàng thường xuyên hoặc chương trình tương tự thì chi phí của bạn bằng không).
2. Tiền đi xe taxi hoặc các loại phương tiện đi lại khác giữa:
   • Sân bay hay trạm xe lửa và khách sạn của bạn,
   • Khách sạn và địa điểm làm việc của khách hàng bạn, nơi gặp gỡ cho công việc hoặc địa điểm làm việc tạm thời của bạn.
3. Gửi hành lý và hàng mẫu hoặc hàng trưng bày giữa các địa điểm làm việc thông thường và tạm thời của bạn.
4. Sử dụng xe hơi của bạn tại điểm đến kinh doanh. Bạn có thể khấu trừ chi phí thực tế hoặc mức vận phí tiêu chuẩn cho mỗi dặm đường, cũng như phí cầu đường và tiền đậu xe liên quan đến công việc kinh doanh. Nếu bạn thuê xe thì bạn chỉ có thể khấu trừ phần dùng cho kinh doanh trong chi phí đó.
5. Chỗ ở và các bữa ăn không phục vụ cho mục đích giải trí.
6. Giặt khô và giặt ủi.
7. Cuộc gọi kinh doanh trong khi trên chuyến đi kinh doanh của bạn (Điều này bao gồm cả việc liên lạc công việc qua máy fax hoặc các thiết bị liên lạc khác).
8. Tiền boa bạn trả cho dịch vụ liên quan đến các chi phí này.
9. Các chi phí thông thường và cần thiết tương tự khác liên quan đến việc đi công tác của bạn (các chi phí này có thể bao gồm chuyên chở đến và rời khỏi một nơi ăn uống bàn công việc kinh doanh, lệ phí tốc ký viên công cộng, lệ phí thuê máy tính, cũng như vận hành và duy trì một xe nhà lưu động).

Thay vì lưu giữ hồ sơ ghi chép chi phí bữa ăn của bạn và khấu trừ chi phí thực tế, thông thường bạn có thể sử dụng phụ cấp bữa ăn tiêu chuẩn, có thể khác nhau tùy thuộc vào nơi bạn đi lại. Khấu trừ cho các bữa ăn bàn công việc kinh doanh thường được hạn chế đến mức 50% của chi phí không được bồi hoàn.

Nếu bạn tự kinh doanh thì bạn có thể khấu trừ chi phí đi lại trên Bảng C (Mẫu 1040 hoặc Mẫu 1040-SR), Lợi nhuận hoặc Lỗ từ kinh doanh (Doanh nghiệp Cá thể) hoặc nếu bạn là nông dân, trên Bảng F (Mẫu 1040), Lợi nhuận hoặc Lỗ từ nông nghiệp (tiếng Anh).

Hầu hết nhân viên không được khấu trừ các chi phí đi lại không được hoàn trả. Tuy nhiên, có một vài trường hợp ngoại lệ, bao gồm cả các thành viên của Lực lượng Vệ binh Quốc gia hoặc lực lượng dự bị quân sự.

Nếu bạn là thành viên của Lực lượng Vệ binh Quốc gia hoặc lực lượng dự bị quân sự, bạn có thể được khấu trừ chi phí đi lại không được hoàn trả liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ với tư cách là quân nhân dự bị, làm giảm tổng thu nhập được điều chỉnh của bạn. Lần đi lại này phải là qua đêm và cách nơi khai thuế của bạn hơn 100 dặm. Chi phí phải có tính chất bình thường và cần thiết. Khấu trừ này được giới hạn đến suất tính hàng ngày liên bang thông thường (chỗ ở, ăn uống và các chi phí ngẫu nhiên) và mức vận phí tiêu chuẩn cho mỗi dặm đường (đối với chi phí xe hơi) cộng với tiền đậu xe, lệ phí đi phà, phí cầu đường.

Trong một số trường hợp nhất định, nhân viên là nghệ sĩ biểu diễn đủ điều kiện, viên chức chính phủ tiểu bang hoặc địa phương được trả theo phí, hoặc các nhà giáo dục đủ điều kiện cũng có thể được khấu trừ các chi phí đi lại không được hoàn trả.

Yêu cầu những chi phí này trên Mẫu 2106, Chi chi phí kinh doanh của Nhân viên (tiếng Anh) và khai báo trên Mẫu 1040, Mẫu 1040-SR hoặc Mẫu 1040-NR (tiếng Anh) như một điều chỉnh thu nhập.

Lưu giữ hồ sơ chính xác là điều cần thiết. Tham khảo Chủ đề số 305 để biết thêm thông tin về việc lưu giữ hồ sơ. Để biết thêm thông tin về những chi phí này và chi phí đi lại khác, hãy tham khảo Ấn phẩm 463, Chi phí đi lại, quà tặng, và xe hơi (tiếng Anh).