IRS reconoce Semana de la Pequeña Empresa: Recursos disponibles para ayudar a empleadores

IR-2021-182SP, 13 de septiembre de 2021

WASHINGTON — Durante la Semana Nacional de la Pequeña Empresa (en inglés), el Servicio de Impuestos Internos quiere que los propietarios de pequeñas empresas sepan que información y recursos para ayudarles a entender y cumplir sus obligaciones tributarias están disponibles gratis en IRS.gov.

Las pequeñas empresas juegan un papel fundamental en la economía de nuestra nación. El IRS tiene una variedad de recursos disponibles para ayudar a los empleadores a cumplir con sus responsabilidades tributarios, así como a sus empleados.

Los recursos en línea del IRS también pueden ayudar a los empleadores con varios asuntos como determinar si los trabajadores deben clasificarse como empleados o contratistas independientes, cuándo se adeudan los impuestos de empleo y qué formularios necesitan presentar.

Número de identificación del empleador

Un Número de Identificación del Empleador (EIN, por sus siglas en inglés), también conocido como un número de identificación para el impuesto federal, es una necesidad para un negocio. Solicitar un EIN se puede hacer en línea gratuitamente mediante una solicitud estilo entrevista ofrecida por el IRS. Cinco cosas que debe saber acerca del número de identificación del empleador (EIN) (en inglés) es un video que ayuda a explicar por qué es crítico que el IRS tenga información precisa y actual relacionada con EINs o cuentas de negocios.

Impuestos sobre la nómina

Es importante que una pequeña empresa entienda los impuestos sobre la nómina, como el impuesto federal sobre los ingresos, los impuestos de Seguro Social y de Medicare, así como el impuesto federal para el desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés). Los empleadores deben informar regularmente los salarios, propinas y otra remuneración pagada a un empleado mediante la presentación del Formulario requerido al IRS.

La mayoría de los empleadores usan el Formulario 941, Declaración trimestral de impuestos federales sobre la nómina (en inglés) para reportar los impuestos federales retenidos y los impuestos del Seguro Social y Medicare del empleador y empleado. Los empleadores más pequeños (aquellos cuya obligación tributaria anual correspondiente a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y los impuestos federales retenidos de $1,000 o menos) presentan el Formulario 944 (SP), Declaración federal anual de impuestos del patrono o empleador y los empleadores agrícolas presentan el Formulario 943, Declaración federal anual de impuestos del empleador de empleados agrícolas (en inglés). Sólo el empleador paga el impuesto FUTA; no se retiene del salario del empleado. Los empleadores declaran sus impuestos FUTA en el Formulario 940, Declaración federal anual del empleador de los impuestos federales para el desempleo (FUTA) (en inglés).

Si las empresas pagan compensación a quienes no son empleados por servicios, o pagan alquiler, comisiones, honorarios de abogados y otros profesionales, o hacen ciertos otros pagos, las empresas deben obtener el Número de identificación de contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés) del beneficiario antes de hacer un pago. Si las empresas no tienen el TIN del beneficiario en el momento en que se hace el pago, las empresas deben retener el 24 por ciento del pago como retención de respaldo. Un pagador es responsable de la retención de respaldo incluso si el impuesto no se retiene del pago. Los pagadores pueden usar el Formulario W-9 (SP) para solicitar el TIN del beneficiario. Los pagadores usan el Formulario 945, Declaración anual del Impuesto federales sobre el ingreso retenidos (en inglés), para declarar retención de respaldo.

Existen dos itinerarios de depósito para los impuestos retenidos sobre el empleo y la correspondencia del empleador mensual y bisemanal. Antes del comienzo de cada año natural, los empleadores tienen que determinar cuál de los dos itinerarios de depósito tiene que usar. Para determinar su itinerario de pagos, repase la Publicación 15 (en inglés) para los formularios 941, 944 y 945, o la Publicación 51 (en inglés) para el Formulario 943. Los depósitos para el impuesto FUTA (Formulario 940) se requieren para el trimestre dentro del cual el impuesto que se debe excede de $500. El impuesto tiene que depositarse para el final del mes siguiente al final del trimestre. Los contribuyentes de pequeñas empresas deben usar la transferencia electrónica de fondos (EFTPS, por sus siglas en inglés) (en inglés) para efectuar todos los depósitos de impuestos federales. Vea las Fechas de vencimiento de los impuestos sobre la nómina (en inglés) para información acerca de cuándo se deben los depósitos.

Pagos de impuestos estimados

Los impuestos tienen que pagarse según se ganen. Esto significa que los contribuyentes deben pagar la mayoría de sus impuestos durante el año, a medida que reciben sus ingresos, en vez de pagar al final del año.

Los dueños de pequeñas empresas, empresarios por cuenta propia, socios y accionistas de una sociedad anónima de tipo S que no tienen impuestos retenidos de sus ganancias tienen que hacer pagos estimados de impuestos, por lo general trimestrales. Cualquier persona que paga muy poco impuesto (en inglés) PDF o no paga a tiempo, puede deber una multa.

Contratar a otros para manejar la nómina

Para cumplir con las obligaciones de la nómina y el impuesto sobre el empleo, muchas empresas contratan una empresa para manejar la nómina y los impuestos sobre la nómina (en inglés). La mayoría de estas empresas proporcionan un servicio de calidad, sin embargo, a veces un proveedor de servicios de nómina no presenta los impuestos de nómina de sus clientes y cierra abruptamente. El cliente sigue siendo legalmente responsable de pagar los impuestos adeudados incluso si el empleador envió fondos al proveedor de servicios de nómina para los depósitos o pagos requeridos. El IRS les insta a los empleadores a elegir cuidadosamente su proveedor de servicios de nómina (en inglés). El IRS también alienta a los empleadores a inscribirse en el El Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS). Es gratis y cuando los depósitos se hacen con su EIN, les permite monitorizar si su proveedor de servicios de nómina hace sus depósitos de impuestos.

Pequeñas empresas pueden difundir la voz con empleados acerca del Crédito tributario por hijos

Debido a la pandemia de COVID-19, se promulgó nueva legislación para ayudar no sólo a los propietarios de negocios en dificultades, sino también a los individuos. Los empleadores tienen acceso directo a personas que pueden ser elegibles para pagos por adelantado del Crédito tributario por hijos. Como parte de su esfuerzo continuo para ayudar a las personas elegibles a acceder a los pagos por adelantado del Crédito tributario por hijos y el aumento del Crédito tributario por hijos para el año tributario de 2021, IRS alentará a los empleadores a ayudar a compartir esta información durante la Semana Nacional de la Pequeña Empresa de 2021.

Los materiales para los empleadores y otras personas que pueden ayudar están disponibles en el sitio web del IRS en Crédito tributario por hijos de 2021 y los pagos por adelantado del Crédito tributario por hijos: Recursos y directrices. Esto es parte de un esfuerzo mayor en curso en el IRS para comunicarles a las personas elegibles acerca de estos pagos y otros créditos. Las personas pueden verificar su elegibilidad para los pagos por adelantado a través del Asistente de elegibilidad para los pagos por adelantado del Crédito tributario por hijos.

Más información

Los recursos en línea del IRS disponibles para las pequeñas empresas aprender acerca de sus responsabilidades tributarias del empleador incluyen: