Cómo depositar los impuestos sobre la nómina
En general, tiene que depositar el impuesto federal sobre los ingresos y el impuesto adicional al Medicare retenido, así como los impuestos al Seguro Social y al Medicare del empleador y del empleado.
Hay dos calendarios de depósito, mensual y bisemanal. Antes del comienzo de cada año calendario, tiene que determinar cuál de los dos programas de depósito tiene que utilizar. Para determinar su calendario de pagos, revise la Publicación 15 (sp) para los Formularios 941, 944 y 945. Para el Formulario 943, revise la Publicación 51 (en inglés).
Se requieren depósitos para el impuesto FUTA (Ley Federal de Contribución para el Desempleo) (Formulario 940) para el trimestre dentro del cual el impuesto adeudado supera los $500. El impuesto tiene que ser depositado al final del mes siguiente al final del trimestre.
Se requiere depósito electrónico
Los depósitos de impuestos federales tienen que realizarse mediante transferencias electrónicas de fondos (EFT, por sus siglas en inglés). Puede realizar los pagos de manera gratuita mediante:
- Su cuenta de impuestos de negocios
- Pago directo para negocios
- El Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal (EFTPS, por sus siglas en inglés)
Estos métodos pueden cobrar un cargo:
- Solicite a su institución financiera que inicie un pago de crédito del Sistema automático de transferencia bancaria (ACH, por sus siglas en inglés) en su nombre.
- Solicite a una tercera persona de confianza, como un profesional de impuestos o un servicio de nómina, que realice el pago por usted.
- Solicite a su institución financiera que le realice un pago electrónico de impuestos el mismo día.
Cómo declarar los impuestos sobre la nómina
Por lo general, los empleadores tienen que informar los salarios, las propinas y otras compensaciones pagadas a un empleado mediante la presentación del(los) formulario(s) requerido(s) ante el IRS. También tiene que informar los impuestos que deposite presentando los Formularios 941, 943, 944, 945 y 940 en papel mediante la presentación electrónica. Para la presentación electrónica, vaya a la presentación electrónica (e-file) de los formularios de impuestos sobre la nómina para obtener información adicional. Se puede cobrar un cargo por presentar la declaración electrónicamente.
Impuesto federal sobre los ingresos y el impuesto al Seguro Social y Medicare
En general, los empleadores que retienen impuestos federales sobre los ingresos, al Seguro Social o al Medicare tienen que presentar el Formulario 941 (sp), Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador, cada trimestre. Esto incluye la retención sobre el pago por enfermedad y los beneficios suplementarios por desempleo.
Presente el Formulario 943 (sp), Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios, si pagó salarios a uno o más trabajadores agrícolas y los salarios estaban sujetos a retención de impuestos federales sobre los ingresos o impuestos al Seguro Social y Medicare.
Presente el Formulario 944, Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador, si ha recibido una notificación por escrito sobre el programa del Formulario 944.
Presente el Formulario 945, Declaración Anual del Impuesto Federal sobre los Ingresos Retenidos (en inglés), si retiene o está obligado a retener el impuesto federal sobre los ingresos (incluida la retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos) de los pagos que no son de nómina.
Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés)
Solo el empleador paga el impuesto FUTA y no se retiene del salario del empleado. Informe sus impuestos FUTA al presentar el Formulario 940 (sp), Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador del Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA).
Cómo preparar y presentar el Formulario W-2
Al final del año, el empleador tiene que completar el Formulario W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos (en inglés), para informar los salarios, propinas y otras compensaciones pagadas a un empleado. Presente la Copia A de todos los Formularios W-2 en papel y electrónicos con el Formulario W-3, Transmisión de comprobantes de retención (en inglés), a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés). Presente la Copia 1 en el departamento de impuestos estatal o local del empleado. Los Formularios W-2 tienen que entregarse a los empleados y presentarse ante la SSA para el 31 de enero.
Los empleadores que presentan 10 o más declaraciones informativas, Formulario 1099, Formulario 1042-S y Formulario W-2, tienen que presentarlas electrónicamente. Los empleadores deben combinar casi todos los tipos de declaraciones informativas para determinar si un declarante cumple con el límite de 10 declaraciones. Para obtener más información, consulte las Instrucciones e información para la presentación del Formulario W-2 para empleadores (en inglés) en el sitio web de la Administración del Seguro Social.
Fechas de vencimiento
Consulte la página de Fechas de vencimiento para el impuesto sobre la nómina para conocer las fechas de vencimiento de la presentación y el depósito. Para obtener más información sobre cómo presentar y depositar estos formularios, consulte la Publicación 15 (sp), Guía Tributaria para Empleadores.