Cómo depositar y declarar los impuestos sobre la nómina

Cómo depositar los impuestos sobre la nómina

Por lo general, tiene que depositar la retención de los impuestos federales sobre los ingresos y ambas porciones, del empleador y del empleado, de los impuestos de Seguro Social y de Medicare.

Existen dos itinerarios de depósito: mensual y bisemanal. Antes del comienzo de cada año natural, usted tiene que determinar cuál de los dos itinerarios de depósito tiene que utilizar. Para determinar su itinerario, repase la Publicación 15 (en inglés) para los Formularios 941, 944 y 945, o la Publicación 51 (en inglés) para el Formulario 943. Si falla en depositar oportunamente, podría estar sujeto a una multa de hasta un 15 por ciento por incumplimiento con los requisitos de depósito.

Los depósitos para los impuestos federales para el desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) (Formulario 940) se requieren para el trimestre dentro del cual el impuesto que se debe excede de $500. El impuesto tiene que depositarse para el final del mes siguiente al final del trimestre.

Usted tiene que utilizar la transferencia electrónica de fondos (EFTPS (en inglés), por sus siglas en inglés) para efectuar todos los depósitos de impuestos federales. Vea las Fechas de vencimiento de los impuestos sobre la nómina (en inglés) para información sobre cuándo se deben los depósitos.

Cómo declarar los impuestos sobre la nómina

Por lo general, los empleadores tienen que declarar los salarios, propinas y otra remuneración pagada a un empleado al presentar el (los) formularios(s) requeridos al Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés). Además, tiene que declarar los impuestos que deposita al presentar los Formularios 940, 941 y 944 en papel o a través de la presentación electrónica (en inglés)

Impuesto federal sobre los ingresos e impuestos de Seguro Social y de Medicare

Por lo general, los empleadores que retienen impuestos federales sobre los ingresos o impuestos de Seguro Social y de Medicare tienen que presentar el Formulario 941, Declaración trimestral de impuestos federales del empleador (en inglés), cada trimestre. Esto incluye la retención sobre la paga por enfermedad y los beneficios suplementarios por desempleo.

Presente el Formulario 943, Declaración anual de impuestos federales del empleador de empleados agrícolas (en inglés), si presenta la declaración para informar salarios agrícolas.

Presente el Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador (o el Formulario 944, en inglés), si recibió aviso escrito sobre el programa del Formulario 944.

Presente el Formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre los ingresos retenido (en inglés), si presenta la declaración para informar la retención adicional de impuestos.

Impuesto federal para el desempleo (FUTA)

Solo el empleador paga el impuesto federal para el desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés); este no se retiene de los salarios del empleado. Declare su impuesto FUTA presentando el Formulario 940, Declaración anual del empleador de impuestos federales sobre el desempleo (FUTA) (en inglés).

Cómo preparar y presentar el Formulario W-2

Al final del año, el empleador tiene que completar el Formulario W-2, Estado de salarios e impuestos (en inglés), para informar los salarios, propinas y otra remuneración pagada al empleado. Presente la Copia A de todos Formularios W-2 en papel y electrónicos junto con el Formulario W-3, Informe de comprobantes de Retención (en inglés), a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés). Presente la Copia 1 al departamento estatal o local tributario del empleado.

Fechas de vencimiento

Vea las Fechas de vencimiento para los impuestos sobre la nómina (en inglés) para las fechas de vencimiento para la presentación de declaraciones y para efectuar depósitos. Para más información sobre cómo depositar y presentar estos formularios, consulte la Publicación 15, Guía tributaria para el empleador (en inglés).