Cómo depositar y declarar impuestos sobre la nómina

Cómo depositar los impuestos sobre la nómina

En general, tiene que depositar el impuesto federal sobre los ingresos y el impuesto adicional al Medicare retenido, así como los impuestos al seguro social y al Medicare del empleador y del empleado.

Hay dos calendarios de depósito, mensual y bisemanal. Antes del comienzo de cada año calendario, tiene que determinar cuál de los dos programas de depósito debe utilizar. Para determinar su calendario de pagos, revise la Publicación 15 (en inglés) para los Formularios 941, 944 (SP) y 945. Para el Formulario 943, revise la Publicación 51 (en inglés).

Se requieren depósitos para el impuesto de FUTA (Ley Federal de Impuestos para el Desempleo) (Formulario 940) para el trimestre dentro del cual el impuesto adeudado supera los $500. El impuesto tiene que ser depositado al final del mes siguiente al final del trimestre.

Usted tiene que utilizar la transferencia electrónica de fondos (EFTPS, por sus siglas en inglés) (en inglés) para realizar todos los depósitos de impuestos federales. Consulte la página de Fechas de vencimiento para la declaración para obtener información sobre cuándo vencen los depósitos. Si no realiza un depósito a tiempo, puede estar sujeto a una multa por no depositar de hasta el 15 por ciento.

Cómo declarar los impuestos sobre la nómina

Por lo general, los empleadores tienen que informar los salarios, las propinas y otras compensaciones pagadas a un empleado mediante la presentación de los formularios requeridos ante el IRS. También tiene que informar los impuestos que deposite presentando el (los) Formulario(s) 941, 943, 944 (SP), 945 y 940 en papel a través de la presentación electrónica.

Impuesto federal sobre los ingresos y el impuesto al Seguro Social y Medicare

En general, los empleadores que retienen impuestos federales sobre los ingresos, al seguro social o al Medicare tienen que presentar el Formulario 941, Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador (en inglés), cada trimestre. Esto incluye la retención sobre el pago por enfermedad y los beneficios complementarios por desempleo.

Presente el Formulario 943,Declaración anual de impuestos federales del empleador de empleados agrícolas (en inglés), si pagó salarios a uno o más trabajadores agrícolas y los salarios estaban sujetos a retención de impuestos federales sobre los ingresos o impuestos al seguro social y Medicare.

Presente el Formulario 944 (SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador, si ha recibido una notificación por escrito sobre el programa del Formulario 944 (SP).

Presente el Formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre los ingresos retenidos (en inglés), si retiene o está obligado a retener el impuesto federal sobre los ingresos (incluida la retención adicional) de los pagos que no son de nómina.

Ley Federal de Impuestos para el Desempleo (FUTA)

Solo el empleador paga el impuesto de FUTA y no se retiene del salario del empleado. Informe sus impuestos FUTA al presentar el Formulario 940, Declaración federal anual del empleador del impuesto federal para el desempleo (FUTA) (en inglés).

Cómo preparar y presentar el Formulario W-2

Al final del año, el empleador tiene que completar el Formulario W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos (en inglés), para informar los salarios, propinas y otras compensaciones pagadas a un empleado. Presente la Copia A de todos los Formularios W-2 en papel y electrónicos con el Formulario W-3, Transmisión de comprobantes de retención (en inglés), a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés). Presente la Copia 1 en el departamento de impuestos estatal o local del empleado.   

Fechas de vencimiento

Consulte la página de Fechas de vencimiento para la declaración para conocer las fechas de vencimiento de la presentación y el depósito. Para obtener más información sobre cómo presentar y depositar estos formularios, consulte la Publicación 15, Guía tributaria del empleador (en inglés).