¿Quién tiene que presentar el Formulario 940?
La mayoría de los empleadores tienen que pagar impuestos federales (FUTA, por sus siglas en inglés) y estatales para el desempleo. Hay tres casos que se utilizan para determinar si tiene que pagar impuestos de FUTA: el caso general, el caso de empleadores domésticos y el caso de empleadores agrícolas (trabajadores agrícolas).
En el caso general, usted está sujeto al pago de impuestos de FUTA sobre los salarios que les pague a empleados que no sean de carácter doméstico o agrícola y tiene que presentar el Formulario 940, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador del Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA), para 2024 si:
- Pagó salarios de $1,500 o más a sus empleados en cualquier trimestre calendario durante 2023 o 2024 o
- Tuvo uno o más empleados durante al menos parte de un día en cualquier período de 20 o más semanas distintas en 2023 o en cualquier período de 20 o más semanas distintas en 2024. Cuente a todos los empleados a tiempo completo, a tiempo parcial y empleados temporales. Si su negocio es una sociedad colectiva, no cuente a sus socios.
Si vendió o transfirió un negocio durante el año, todo empleador que cumpla con alguna de las condiciones anteriores, tiene que presentar el Formulario 940. Sin embargo, no incluya los salarios pagados por el empleador anterior en su Formulario 940, a menos que usted sea un empleador sucesor. Para obtener más detalles, consulte "Empleador sucesor" en las Instrucciones del Formulario 940. Si no tendrá la obligación de presentar el Formulario 940 en el futuro, consulte "Final: Se cerró el negocio o dejó de pagar salarios" en las Instrucciones del Formulario 940 PDF.
En los casos de empleados domésticos y empleados agrícolas (trabajadores agrícolas), consulte la Sección 14, Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA) en la Publicación 15 (sp), Guía Tributaria para Empleadores. Existe información adicional disponible sobre empleados domésticos en la Publicación 926, Guía tributaria para empleadores de empleados domésticos (en inglés) y el Tema 756. Existe información adicional para empleadores agrícolas en la Publicación 15 y el Tema 760, Formulario 943 - Requisitos de presentación y depósito para los empleadores agrícolas.
Tarifa tributaria de FUTA: La tarifa tributaria de FUTA es del 6.0%. Los impuestos se aplican a los primeros $7,000 que usted le pague a cada empleado por concepto de salario durante el año. Los $7,000 a menudo se denominan como la base federal de salario o la base salarial FUTA. Su base salarial estatal podría ser distinta conforme a las reglas particulares de ese estado.
Por lo general, si pagó salarios sujetos a impuestos estatales para el desempleo, puede recibir un crédito de hasta el 5.4% de los salarios tributables sujetos a FUTA al presentar su Formulario 940. Si tiene derecho al crédito máximo del 5.4%, la tarifa tributaria de FUTA después del crédito será del 0.6%. Por lo general, tiene derecho al crédito máximo si pagó sus impuestos estatales para el desempleo en su totalidad, para la fecha de vencimiento del Formulario 940, y el estado no está clasificado como un estado con reducción en el crédito. Consulte las instrucciones para el Formulario 940 para determinar el crédito.
Estado con reducción en el crédito: Éste es un estado que no ha reembolsado el dinero que tomó prestado del gobierno federal para pagar los beneficios por desempleo. El Departamento del Trabajo (en inglés) opera el programa de préstamos y cada año determina cuáles son los estados con reducción en el crédito; consulte reducciones de crédito FUTA (en inglés) para información adicional. Si un empleador paga salarios que están sujetos a las leyes tributarias de desempleo de un estado con reducción en el crédito, se reduce el crédito que el empleador podrá recibir por los impuestos estatales para el desempleo que pagó y eso resulta en una cantidad más alta en impuestos federales para el desempleo adeudados al presentar su Formulario 940 e incluir el Anexo A (Formulario 940), Información de Empleadores de Múltiples Estados y sobre Reducciones en el Crédito PDF. Tiene que utilizar el Anexo A (Formulario 940) si pagó salarios a empleados en más de un estado o si pagó salarios en cualquier estado sujeto a la reducción en el crédito.
¿Cuándo debe presentar la declaración?
La fecha de vencimiento para presentar el Formulario 940 es el 31 de enero. Sin embargo, si usted depositó la cantidad total de impuestos de FUTA para su fecha de vencimiento, tiene hasta el 10 de febrero para presentar la declaración. Si la fecha de vencimiento de una declaración cae en un sábado, domingo o día feriado oficial, puede presentar la declaración el siguiente día laborable. El término día feriado oficial significa todo día feriado oficial en el Distrito de Columbia. Para ver una lista de los días feriados oficiales, consulte la Publicación 15 (Sección 11, Cómo depositar los impuestos – Depósitos que solo vencen en días laborables).
¿Cuándo y cómo tiene que depositar sus impuestos de FUTA?
Aunque el Formulario 940 cubre un año calendario, es posible que tenga que depositar sus impuestos de FUTA antes de presentar su declaración. Si su obligación tributaria de FUTA es superior a $500 por el año calendario, tiene que depositar al menos un pago trimestral. Si su obligación tributaria de FUTA es de $500 o menos en un trimestre, trasládelos al trimestre siguiente. Continúe trasladando su obligación tributaria hasta que su obligación tributaria de FUTA acumulada sea superior a $500. En ese punto, tiene que depositar sus impuestos de FUTA para el trimestre. Deposite sus impuestos de FUTA a más tardar el último día del mes después del final del trimestre. Si su obligación tributaria de FUTA para el trimestre siguiente es de $500 o menos, no se requiere que deposite sus impuestos nuevamente hasta que la cantidad acumulada sea de más de $500. Si su obligación tributaria de FUTA para el cuarto trimestre (más cualquier cantidad no depositada de trimestres anteriores) es de $500 o menos, puede depositar la cantidad o pagar el impuesto con su Formulario 940 para el 31 de enero. Si se le requiere hacer un depósito en un día que no sea día laborable, el depósito se considerará puntual si se hace a más tardar al cierre del siguiente día laborable. Un día laborable es todo día que no sea sábado, domingo o día feriado oficial. Por ejemplo, si se le requiere hacer un depósito un viernes y ese viernes es un día feriado oficial, el depósito se considera puntual si se hace el lunes siguiente (si ese lunes es un día laborable).
Una vez que su obligación tributaria de FUTA para un trimestre (incluido cualquier impuesto de FUTA transferido de un trimestre anterior) sea superior a $500, tiene que depositar el impuesto por transferencia electrónica de fondos. En años donde hay estados con reducción en el crédito, usted tiene que incluir las obligaciones adeudadas para la reducción del crédito con su depósito del cuarto trimestre.
Usted tiene que utilizar la transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés) para todos los depósitos de impuestos federales. Usted puede pagar a través de su cuenta de impuestos de negocios del IRS, Pago directo (Direct Pay) del IRS para negocios o Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS, por sus siglas en inglés). Consulte la Publicación 966 (SP), Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal, la Manera Segura de Pagar los Impuestos Federales PDF para obtener más información sobre el sistema de pago electrónico de impuestos federales y la Publicación 15 para información sobre las reglas de depósito.