Los patronos en Puerto Rico están sujetos a contribuciones establecidas por la Ley de Contribución al Seguro Federal (FICA, por sus siglas en inglés) (contribuciones al Seguro Social y a Medicare) y a la Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés). Un patrono es una persona u organización a la que un trabajador le presta servicios en calidad de empleado. Como un patrono, a usted se le requiere retener, declarar y pagar las contribuciones sobre la nómina a los Estados Unidos sobre los salarios pagados a sus empleados.
Para presentar las distintas planillas relacionadas con las contribuciones sobre la nómina, usted necesita un número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés). Si no tiene un EIN, puede solicitar uno en línea. También puede utilizar el Formulario SS-4 o el Formulario SS-4 (sp) PDF para solicitar un EIN por fax o correo (en inglés) (utilice un solo método para cada entidad, de manera que no reciba más de un EIN para una entidad). Para obtener más información sobre los EIN, consulte Números de identificación del empleador.
Seguro Social y Medicare
Las contribuciones FICA se utilizan para financiar los sistemas de Seguro Social y de Medicare. Las contribuciones FICA consisten en dos componentes: la contribución al Seguro Social y la contribución a Medicare. Usted tiene que retener la porción correspondiente al empleado de las contribuciones FICA del salario de sus empleados y pagar la parte de las contribuciones FICA que le corresponde a usted como patrono. La tasa impositiva vigente de la contribución al Seguro Social correspondiente al patrono es de 6.2% y la correspondiente al empleado es de 6.2%, lo que hace un total de 12.4%. La tasa impositiva vigente de Medicare es del 1.45% para el patrono y del 1.45% para el empleado, lo que hace un total de 2.9%.
Contribución adicional de Medicare
Se aplica una contribución adicional de Medicare a los salarios de un individuo sujetos a Medicare, que superan una cantidad límite basada en el estado civil para efectos de la declaración del contribuyente. Los patronos son responsables de retener la contribución adicional de Medicare del 0.9% de los salarios que se le paguen a un individuo y que superan los $200,000 en un año calendario, sin tener en cuenta su estado civil para efectos de la declaración. Se requiere que el patrono comience a retener la contribución adicional de Medicare en el período de cobro en que le pague a un empleado salarios que superan los $200,000 y que continúe reteniéndola en cada período de cobro hasta el final del año calendario. No existe una cantidad equivalente por parte del empleador a la contribución adicional de Medicare. Para obtener más información, consulte las Instrucciones para el Formulario 8959 (en inglés) y Preguntas y respuestas sobre la contribución adicional de Medicare (en inglés).
Formularios para la contribución federal sobre la nómina
Los formularios utilizados por los patronos en Puerto Rico para declarar las contribuciones FICA son las versiones en inglés (o español) de: el Formulario 941, Formulario 943, Formulario 944 (SP), y el Anexo H (Formulario 1040) (para los patronos de empleados domésticos). Además, los formularios utilizados por los patronos en Puerto Rico para realizar correcciones en las contribuciones sobre la nómina son: el Formulario 941-X, Formulario 943-X, Formulario 944-X (SP) y un Anexo H corregido. Es posible que los patronos de empleados domésticos también tengan que presentar el Formulario 1040-X.
Formulario 941 - Si usted no es un patrono agrícola o un patrono que solo tiene empleados domésticos y todos sus empleados son residentes bona fide de Puerto Rico, radique el Formulario 941 para declarar todos los salarios pagados, las propinas que sus empleados le hayan informado a usted y toda otra compensación, así como las contribuciones FICA. Tiene que radicar el Formulario 941 para declarar sus contribuciones sobre la nómina a menos que el IRS le haya notificado que se le exige radicar el Formulario 944. El Formulario 941 se radica trimestralmente y su fecha de vencimiento es el último día del mes siguiente al final del trimestre. Por ejemplo, para los salarios que usted haya pagado de enero hasta marzo (el primer trimestre del año), el Formulario 941 vence el 30 de abril. Si la fecha de vencimiento para radicar la planilla cae en un sábado, domingo o día feriado oficial, usted puede radicar la planilla el próximo día laborable. El término “día feriado oficial” significa todo día feriado oficial en el Distrito de Columbia. Para ver una lista completa de los días feriados oficiales, consulte la Publicación 15 (Circular E), Guía Tributaria para Empleadores.
Formulario 943 - Si es un patrono agrícola en Puerto Rico, tiene que radicar el Formulario 943 para declarar la participación del patrono y del empleado en las contribuciones FICA para los empleados agrícolas. Para conocer si está obligado a retener y pagar las contribuciones FICA a sus empleados agrícolas, consulte la Publicación 15. El Formulario 943 se presenta anualmente y vence para el 31 de enero tras el final del año calendario. Si la fecha límite para radicar la planilla cae en un sábado, domingo o día feriado oficial, puede radicar la planilla el próximo día laborable. La mayoría de los patronos están obligados a depositar la parte de las contribuciones FICA para el patrono y para el empleado, en lugar de pagarlos con el Formulario 943.
Formulario 944 - Si usted no es un patrono agrícola o un patrono que solo tiene empleados domésticos, es posible que se le haya notificado que radique el Formulario 944 (SP). El Formulario 944 se radica anualmente por ciertos pequeños negocios y debe radicarse para el 31 de enero siguiente al final del año calendario. Si la fecha de vencimiento para radicar una planilla cae en un sábado, domingo, o día feriado oficial, puede radicar la planilla el próximo día laborable.
Los patronos no pueden radicar el Formulario 944, excepto si lo han indicado en su Formulario SS-4 o que el IRS les notifique que califican para radicar el Formulario 944. Para los patronos que podrían calificar para radicar el Formulario 944 debido a que su estimación anual de la obligación de las contribuciones sobre la nómina es de $1,000 o menos, o para los patronos que tienen que radicar el Formulario 944 y desean radicar el Formulario 941 en su lugar, consulte las Instrucciones del Formulario 944 (SP) PDF.
Los patronos a quienes se les notifique que tienen que radicar el Formulario 944, cuyos negocios crezcan durante el año y superan el límite de elegibilidad de $1,000, igual tendrán que radicar el Formulario 944 para el año. Los patronos que superan dicho límite recibirán un aviso del IRS indicando que su requisito de radicación ha cambiado al Formulario 941 para un año en particular.
Anexo H (Formulario 1040) - Si le paga a un empleado doméstico un salario en efectivo, es posible que tenga que retener y pagar las contribuciones FICA sobre todos los salarios que le pague a ese empleado. Para conocer si está obligado a retener y pagar estas contribuciones, consulte la Publicación 926, Guía tributaria para empleadores de empleados domésticos (en inglés). Radique el Anexo H (Formulario 1040) (en inglés) PDF para declarar y pagar las contribuciones FICA correspondientes al patrono y al empleado para todos los empleados domésticos.
Los empleados domésticos incluyen amas de llaves, criadas, niñeras, jardineros y otras personas que trabajan en su residencia o sus alrededores como sus empleados. Los reparadores, fontaneros, contratistas y otros empresarios que trabajan por cuenta propia y son propietarios de sus equipos y controlan la forma en que se realiza el trabajo, normalmente no se consideran empleados domésticos.
Depósitos de contribuciones - A la mayoría de los patronos (excepto los patronos de empleados domésticos) se les requiere depositar las contribuciones FICA en lugar de pagarlas con la planilla de contribuciones sobre la nómina. Si usted está radicando el Formulario 944, posiblemente pueda pagar sus contribuciones FICA con su planilla. Si ha depositado todas sus contribuciones a tiempo, los Formularios 943 y 944 puede radicarlos para el 10 de febrero (o el próximo día laborable, si corresponde) y el Formulario 941, puede radicarlo para el día 10 del segundo mes siguiente al final del trimestre (o el próximo día laborable, si corresponde). Consulte la Publicación 15 para conocer los requisitos de radicación y depósito para los Formularios 941, 943 y 944. Los patronos de empleados domésticos deberían utilizar la Publicación 926 (en inglés).
Para obtener más información, los declarantes de los Formularios 941 y 944 pueden consultar los Temas 757 y 758 o las instrucciones del formulario relacionado. Los patronos agrícolas que radiquen el Formulario 943 pueden consultar el Tema 760 o las Instrucciones para el Formulario 943 (en inglés) PDF. Los patronos de empleados domésticos que radiquen el Anexo H (Formulario 1040) pueden consultar el Tema 756 o las Instrucciones para el Anexo H (Formulario 1040) (en inglés) PDF.
Formularios para la contribución federal para el desempleo
Si usted es un patrono en Puerto Rico, quizá tenga que radicar una planilla relacionada con la Contribución Federal para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés). Para confirmar si se requiere que pague las contribuciones FUTA, consulte la Publicación 15 (en inglés) PDF o la Publicación 926 (en inglés) PDF (para patronos que tienen empleados domésticos). A excepción de aquellos que utilizan el Anexo H (Formulario 1040) para los empleados domésticos, se requiere que los patronos en Puerto Rico que están sujetos a la contribución FUTA, radiquen el Formulario 940 para declarar y pagar las contribuciones FUTA. El Formulario 940 se radica anualmente y debe radicarse para el 31 de enero siguiente al final del año calendario. Si la fecha de vencimiento cae en un sábado, domingo o día feriado oficial, puede radicar la planilla el próximo día laborable. La mayoría de los patronos tienen la obligación de depositar las contribuciones FUTA. Si ha depositado todas sus contribuciones del Formulario 940 a tiempo, tiene hasta el 10 de febrero (o el próximo día laborable, si corresponde) para declararlas. Las contribuciones FUTA no se retienen de los salarios de los empleados. Consulte la Publicación 15 para obtener información sobre la tasa de contribución FUTA y los requisitos de radicación y depósito del Formulario 940. Los patronos de empleados domésticos deben consultar la Publicación 926 (en inglés).
Para obtener más información, los declarantes del Formulario 940 pueden consultar el Tema 759 o las Instrucciones para el Formulario 940 (en inglés) PDF. Los patronos de empleados domésticos que radiquen el Anexo H (Formulario 1040) pueden consultar el Tema 756 o las Instrucciones del Anexo H (Formulario 1040) (en inglés) PDF.