Общая информация При приеме сотрудника на работу вы должны обязать его заполнить Форму W-4, «Сертификат наемного работника о начислении удержания налогов из заработной платы» (Английский). Форма W-4 информирует вас как работодателя о налоговом статусе наемного работника, корректировках при нескольких работах, количестве налоговых зачетов, величине других доходов, количестве налоговых вычетов и других показателях, которые вы будете использовать при расчете вычетов и удержания федерального подоходного налога из заработной платы сотрудника. В случае, если сотрудник не предоставил вам должным образом заполненную Форму W-4, вы должны удерживать федеральный подоходный налог из заработной платы сотрудника, исходя из предположения, что он/она либо не состоит в браке, либо является лицом, состоящим в браке и подающим налоговую декларацию отдельно; при этом графы 2,3 и 4 Формы W-4 рассматриваются, как незаполненные. Это означает, что для подающего налоговую декларацию не состоящего в браке лица используются стандартные вычеты и никакие другие данные не будут учитываться при определении величины удержания налога. Сотрудник может пожелать изменить информацию в Форме W-4 по целому ряду причин при изменении его или ее личной или финансовой ситуации. В случае, если вы получаете от сотрудника измененную Форму W-4, вы обязаны привести ее в исполнение не позднее начала следующего периода выплаты заработной платы, заканчивающегося в 30-й день или позднее после даты, когда вы получили уточненную Форму W-4. Вы обязаны удовлетворить такое ходатайство сотрудника за исключением случаев, предусмотренных в разделах «Недействительная Форма W-4)» и «Установочные письма». Вы можете скачать и распечатать Форму W-4 Английский), заказать несколько копий или позвонить (Английский) по тел. 800-TAX-FORM (800-829-3676). Вместо официальной Формы W-4 можно воспользоваться альтернативной Формой W-4, разработанной вами, в случае, если вы также представите таблицы, инструкции и расчетные таблицы, содержащиеся в действующей на то время Форме W-4. Альтернативная Форма W-4 должна быть написана языком, идентичным тексту официальной Формы W-4 и удовлетворять действующим правилам Налогового управления США (IRS) в отношении альтернативных форм. Вам не разрешается принимать альтернативные формы, разработанные сотрудниками, и сотрудник, представивший такую форму, считается не выполнившим обязательство по представлению Формы W-4. Форма W-4 включает подробные расчетные таблицы, помогающие сотруднику правильно рассчитать надлежащие корректировки. При заполнении Формы W-4 наемные работники могут также воспользоваться Средством оценки удержанного налога Налогового управление США (IRS). Иностранцы, не имеющие постоянного вида на жительство, должны следовать особым инструкциям при заполнении Формы W-4. Дайте указание всем своим сотрудникам-иностранцам без постоянного вида на жительство прежде чем заполнять Форму W-4 ознакомиться с «Уведомлением 1392» «Дополнительные инструкции к Форме W-4 для иностранцев, не имеющих постоянного вида на жительство» (Английский)PDF и с инструкциями к Форме 8233 «Исключение из правила удержания налогов на вознаграждение за независимые (и некоторые зависимые) личные услуги, оказанные иностранцем, не имеющим постоянного вида на жительство» (Английский). Вам разрешается создать систему для получения Форм W-4 в электронном виде от ваших сотрудников. Для получения дополнительной информации. см. «Правила налогообложения предпринимателей», раздел 31.3402(f)(5)-1(c) и Публикацию № 15-А «Дополнительное руководство по налогам для работодателя» (Английский). Вы можете представить вашим испаноязычным сотрудникам Форму W-4 (SP), «Свидетельство об удержаниях из заработной платы работника» вместо Формы W-4. Вы должны проинформировать ваших сотрудников о важности представления Формы W-4, содержащей точную информацию. Сотрудник может подвергнуться штрафу в размере 500 долларов США в случае представления, без разумного обоснования, Формы W-4, которая приведет к удержанию меньшего объема налогов, чем требуется. См. главу 4 Публикации № 17 «Ваш федеральный подоходный налог (для физических лиц)» (Английский). Для получения дополнительной информации см. Публикацию № 15 «(Циркуляр E), «Налоговый справочник работодателя» (Английский), Публикацию 15-Т «Методы удержания федерального подоходного налога» (Английский) и Публикацию № 505 «Удерживаемые и расчетные налоги» (Английский). Для получения информации о порядке удержания подоходного налога из заработной платы сотрудников, являющихся иностранцами без вида на постоянное жительство, см. Публикацию № 15-T (Английский). Исключения из удержания В случае, если сотрудник соответствует требованиям, он может также использовать Форму W-4 (Английский) для доведения до вашего сведения, что вам не следует удерживать какие-либо суммы федерального подоходного налога из его(-ее) заработной платы. Для соответствия такому особому статусу у сотрудника не должно быть налоговой задолженности за предыдущий год, и у него должны быть разумные основания полагать, что ее не будет и в текущем году. Форма W-4 с запросом о льготе по отсутствию удержания действует только один календарный год, в течение которого она предоставляется работодателю. Для продления действия льготы в следующем году работодатель должен получить от сотрудника новую Форму W-4, с запросом о предоставлении льготного статуса к 15 февраля соответствующего года. Эта дата откладывается до следующего рабочего дня, если она выпадает на субботу, воскресенье или официальный нерабочий день. В случае, если работник не представит вам новую Форму W-4, удерживайте налог, исходя из предположения, что он/она либо не состоит в браке, либо является лицом, состоящим в браке и подающим налоговую декларацию отдельно; при этом графы 2,3 и 4 Формы W-4 рассматриваются, как незаполненные. Недействительная Форма W-4 Любое несанкционированное изменение или дополнение к Форме W-4 делает ее недействительной. Это включает изъятие каких-либо формулировок, с помощью которых сотрудник подтверждает правильность формы, наличие признаков существенной порчи формы или надписей на ней, помимо требуемых для ее заполнения. Форма W-4 также считается недействительной, если к моменту представления ее сотрудником(-цей) вам будет каким-то образом дано понять, что информация в ней недостоверна. Если вы получите недействительную Форму W-4, не пытайтесь использовать ее для расчета удержания федерального подоходного налога. Сообщите сотруднику, что она недействительна, и попросите подать другую. В случае, если сотрудник не представит вам действительную Форму W-4, удерживайте налог, исходя из предположения, что он/она либо не состоит в браке, либо является лицом, состоящим в браке и подающим налоговую декларацию отдельно; при этом графы 2,3 и 4 Формы W-4 рассматриваются, как незаполненные. Однако если в вашем распоряжении имеется ранее представленная Форма W-4 для данного сотрудника, и она действительна, продолжайте удержание в том же порядке, как вы делали это раньше. Требования по ведению отчетности После того, как сотрудник заполнит и подпишет Форму W-4, вы обязаны хранить ее в своей документации как минимум 4 года (см. Публикацию № 15 (Циркуляр Е) «Налоговый справочник для работодателя» (Английский)). Эта форма служит подтверждением того, что вы удерживаете федеральный подоходный налог в соответствии с инструкциями сотрудника, и она должна быть доступна для инспекции на случай, если IRS когда-либо попросит ее представить. Форма W-4 подлежит рассмотрению. Вам может быть предписано (в письменном уведомлении или будущих налоговых рекомендациях) направить некоторые формы W-4 в IRS. Вы обязаны быть в состоянии обеспечить аналог электронной Формы W-4 на бумажном носителе. Установочные письма IRS использует информацию, сообщаемую в Формах W-2, «Отчет о заработной плате и налогах» (Английский) для выявления работников, у которых наблюдаются проблемы с выполнением требований по удержанию. В некоторых случаях, когда выявляется серьезная проблема с недостаточным удержанием в отношении конкретного работника, IRS может выпустить уведомление (обычно называемое «установочным письмом» (lock-in-letter)), устанавливающее налоговый статус, поправки для нескольких работ и максимальную величину зачетов и вычетов, разрешенную для конкретного сотрудника в целях расчета требований необходимого удержания (См. Публикацию 15, (Циркуляр E), «Налоговый справочник работодателя» Английский)). IRS предоставит сотруднику возможность оспорить решение, прежде чем вы скорректируете удержание на основе установочного письма. IRS направит данному сотруднику письмо, указывающее, что ведомство потребует от вас начать удержание дополнительного подоходного налога, если только сотрудник не обратится в IRS для объяснения того, почему он считает, что объем средств, удерживаемых из его заработной платы, не должен быть увеличен. Бесплатный номер телефона и адрес группы, занимающейся этим вопросом, будет указан в письме. В качестве дополнительной меры предосторожности вы также получите уведомление для передачи сотруднику. После того, как установочное письмо вступит в силу, вы должны игнорировать любые Формы W-4, которые приведут к удержанию меньшей суммы налогов, до тех пор, пока IRS не уведомит вас об обратном. Однако вы должны следовать любой Форме W-4, которая приведет к удержанию большего объема подоходного налога, чем по ставке удержания и налоговым скидкам, указанным в установочном письме. Работодатели, пользующиеся электронными системами подачи Формы W-4, должны убедиться в том, что сотрудник не может самовольно изменить положения, указанные в установочном письме, и снизить сумму удержания налогов с помощью электронной системы подачи Формы W-4. Положения установочного письма также распространяются на сотрудников, повторно взятых на работу в течение 12 месяцев после даты уведомления. После того как установочное письмо вступит в силу, в случае, если сотрудник желает воспользоваться льготой, дающей полное освобождение от удержания налогов, или установить налоговый статус, поправки для нескольких работ и максимальную величину зачетов или вычетов, которые приведут к понижению уровня удерживаемого подоходного налога по сравнению с указанным в установочном письме, сотруднику следует обратиться в IRS. Бесплатный номер телефона и адрес группы, занимающейся этим вопросом, указаны в установочном письме.
