Общая информация
При приеме наемного работника на работу вы должны обязать его заполнить Форму W-4 «Свидетельство об удержаниях из заработной платы работника». Форма W-4 информирует вас о налоговом статусе наемного работника, корректировках при нескольких работах, количестве налоговых зачетов, величине других доходов, количестве налоговых вычетов и других показателях, которые вы будете использовать при расчете вычетов и удержания федерального подоходного налога из заработной платы наемного работника. Если наемный работник не предоставил вам должным образом заполненную Форму W-4, вы должны удерживать федеральный подоходный, исходя из предположения, что наемный работник либо не состоит в браке, либо является лицом, состоящим в браке и подающим налоговую декларацию отдельно; при этом графы 2,3 и 4 Формы W-4 рассматриваются, как незаполненные. Это означает, что для подающего налоговую декларацию не состоящего в браке лица используются стандартные вычеты и никакие другие данные не будут учитываться при определении величины удержания налога.
В случае, если вы получаете от наемного работника измененную Форму W-4, вы обязаны привести ее в исполнение не позднее начала следующего периода выплаты заработной платы, заканчивающегося в 30-й день или позднее после даты, когда вы получили измененную Форму W-4. Вы обязаны удовлетворить такое ходатайство наемного работника за исключением случаев, предусмотренных в разделах «Недействительная Форма W-4» и «Установочные письма» - письма с указанием порядка удержания налога.
Вы можете скачать и распечатать Форму W-4, заказать несколько копий или позвонить (Английский) по тел. 800-TAX-FORM (800-829-3676). Вместо официальной Формы W-4 можно воспользоваться альтернативной Формой W-4, разработанной вами, в случае, если вы также представите таблицы, инструкции и рабочие листы, содержащиеся в действующей на то время Форме W-4. Альтернативная Форма W-4 должна быть написана языком, идентичным тексту официальной Формы W-4 и удовлетворять действующим правилам Налогового управления США (IRS) в отношении альтернативных форм. Вам не разрешается принимать альтернативную форму, разработанную наемным работником. Наемный работник, представивший такую форму, считается не выполнившим обязательство по представлению Формы W-4.
Форма W-4 включает подробные рабочие листы, помогающие наемным работникам правильно рассчитать надлежащие корректировки. При заполнении Формы W-4 наемные работники могут также воспользоваться Средством оценки удержанного налога Налогового управления США (IRS). Иностранцы, не имеющие постоянного вида на жительство, должны следовать особым инструкциям при заполнении Формы W-4. Дайте указание всем своим наемным работникам-иностранцам без постоянного вида на жительство, прежде чем заполнять Форму W-4 ознакомиться с «Уведомлением 1392» «Дополнительные инструкции к Форме W-4 для иностранцев, не имеющих постоянного вида на жительство» (Английский) PDF и с инструкциями к Форме 8233 «Исключение из правила удержания налогов на вознаграждение за независимые (и некоторые зависимые) личные услуги, оказанные иностранцем, не имеющим постоянного вида на жительство» (Английский). Им также следует ознакомиться с главой 8 Публикации № 519 «Налоговое руководство США для иностранцев», содержащей важную информацию об удержании налогов.
Вам разрешается создать систему для получения Форм W-4 в электронном виде от ваших наемных работников. Для получения дополнительной информации см. «Правила налогообложения предпринимателей», раздел 31.3402(f)(5)-1(c) и Публикацию № 15-А «Дополнительное руководство по налогам для работодателя» (Английский).
Вы можете представить вашим русскоязычным наемным работникам Форму W-4 (RU), «Свидетельство об удержаниях из заработной платы работника» вместо Формы W-4.
Вы должны проинформировать своих наемных работников о важности представления Формы W-4, содержащей точную информацию. Наемный работник может подвергнуться штрафу в размере 500 долларов США в случае представления, без уважительной причины, Формы W-4, которая приведет к удержанию меньшего объема налогов, чем требуется. См. главу 4 Публикации № 17 «Ваш федеральный подоходный налог (для физических лиц)».
Для получения дополнительной информации см. Публикацию № 15 «(Циркуляр E), «Налоговый справочник работодателя» (Английский), Публикацию 15-Т «Методы удержания федерального подоходного налога» (Английский) и Публикацию № 505 «Удерживаемые и расчетные налоги» (Английский). Для получения информации о порядке удержания подоходного налога из заработной платы наемных работников- иностранцев, не имеющих постоянного вида на жительство, см. Публикацию № 15-T (Английский).
Освобождение от удержания
Если наемный работник также может использовать Форму W-4 для доведения до вашего сведения, что вам не следует удерживать какие-либо суммы федерального подоходного налога. Для соответствия такому особому статусу у наемного работника не должно быть налоговой задолженности за предыдущий год, и у него должны быть разумные основания полагать, что ее не будет и в текущем году. Форма W-4 с запросом об освобождении от удержания действует только один календарный год, в течение которого она предоставляется работодателю. Для продления действия освобождения в следующем году работодатель должен получить от наемного работника новую Форму W-4 с запросом об освобождении от удержания к 15 февраля соответствующего года. Эта дата откладывается до следующего рабочего дня, если она выпадает на субботу, воскресенье или официальный нерабочий день. В случае, если наемный работник не представит вам новую Форму W-4 до 15 февраля, удерживайте налог, исходя из предположения, что наемный работник либо не состоит в браке, либо является лицом, состоящим в браке и подающим налоговую декларацию отдельно; при этом графы 2,3 или 4 Формы W-4 рассматриваются как незаполненные. Если работник предоставит новую Форму W-4 с запросом об освобождении от удержания 16 февраля или позже, вы можете применить ее к будущей зарплате, но не возвращать налоги, удержанные в период отсутствия статуса освобождения от удержания.
Недействительная Форма W-4
Любое несанкционированное изменение или дополнение к Форме W-4 делает ее недействительной. Это включает изъятие каких-либо формулировок, с помощью которых наемный работник подтверждает правильность формы, наличие признаков существенной порчи формы или надписей на ней, помимо требуемых для ее заполнения. Форма W-4 также считается недействительной, если к моменту представления ее наемным работником вам будет каким-то образом дано понять, что информация в ней недостоверна. Если вы получите недействительную Форму W-4, не пытайтесь использовать ее для расчета удержания федерального подоходного налога. Сообщите наемному работнику, что она недействительна, и попросите подать другую. В случае, если наемный работник не представит вам действительную Форму W-4, удерживайте налог, исходя из предположения, что наемный работник либо не состоит в браке, либо является лицом, состоящим в браке и подающим налоговую декларацию отдельно; при этом графы 2,3 или 4 Формы W-4 рассматриваются, как незаполненные. Однако если в вашем распоряжении имеется ранее представленная Форма W-4 для данного наемного работника, и она действительна, продолжайте удержание в том же порядке, как вы делали это раньше.
Требования по ведению отчетности
После того, как наемный работник заполнит и подпишет Форму W-4, вы обязаны хранить ее в своей документации как минимум 4 года (см. Публикацию № 15 (Английский) и Тему № 305 «Ведение документации»). Эта форма служит подтверждением того, что вы удерживаете федеральный подоходный налог в соответствии с инструкциями наемного работника, и она должна быть доступна для инспекции на случай, если IRS когда-либо попросит ее представить. Форма W-4 подлежит рассмотрению. Вам может быть предписано (в письменном уведомлении или будущих налоговых рекомендациях) направить некоторые формы W-4 в IRS. Вы обязаны быть в состоянии обеспечить аналог электронной Формы W-4 на бумажном носителе.
Установочные письма
IRS использует информацию, сообщаемую в Формах W-2 «Отчет о заработной плате и налогах» (Английский) для выявления работников, у которых наблюдаются проблемы с выполнением требований по удержанию. В некоторых случаях, когда выявляется серьезная проблема с недостаточным удержанием в отношении конкретного работника, IRS может выпустить уведомление (обычно называемое «установочным письмом» (lock-in-letter)), устанавливающее налоговый статус, поправки для нескольких работ и максимальную величину зачетов и вычетов, разрешенную для конкретного наемного работника в целях расчета требований необходимого удержания (См. Публикацию 15 (Английский)). IRS предоставит работнику возможность оспорить решение, прежде чем вы скорректируете удержание на основе установочного письма.
IRS направит данному наемному работнику письмо, указывающее, что ведомство потребует от вас начать удержание дополнительного подоходного налога, если только наемный работник не обратится в IRS для объяснения того, почему он считает, что объем средств, удерживаемых из его заработной платы, не должен быть увеличен. Бесплатный номер телефона и адрес группы, занимающейся этим вопросом, будет указан в письме. В качестве дополнительной меры предосторожности вы также получите уведомление для передачи наемному работнику.
После того, как установочное письмо вступит в силу, вы должны игнорировать любые Формы W-4, которые приведут к удержанию меньшей суммы налогов, до тех пор, пока IRS не уведомит вас об обратном. Однако вы должны следовать любой Форме W-4, которая приведет к удержанию большего объема подоходного налога, чем по ставке удержания и налоговым скидкам, указанным в установочном письме. Работодатели, пользующиеся электронными системами подачи Формы W-4, должны убедиться в том, что наемный работник не может самовольно изменить положения, указанные в установочном письме, и снизить сумму удержания налогов с помощью электронной системы подачи Формы W-4. Положения установочного письма также распространяются на наемных работников, повторно взятых на работу в течение 12 месяцев после даты уведомления.
После того, как установочное письмо вступит в силу, в случае, если наемный работник желает воспользоваться льготой, дающей полное освобождение от удержания налогов, или установить налоговый статус, поправки для нескольких работ и максимальную величину зачетов или вычетов, которые приведут к понижению уровня удерживаемого подоходного налога по сравнению с указанным в установочном письме, наемному работнику следует обратиться в IRS. Бесплатный номер телефона и адрес группы, занимающейся этим вопросом, указаны в установочном письме.