주제 753, 서식 W-4 – 종업원의 원천징수 증명서

일반 정보

종업원 채용 시, 해당 종업원이 서식 W-4, ‘종업원의 원천징수 증명서'를 작성하도록 해야 합니다. 서식 W-4는 종업원의 납세자 구분, 복수 직업 조정, 세액공제 금액, 기타 소득 금액, 소득 공제 금액 및 급여에서 추가로 원천징수할 금액을 알려주며, 이를 통해 종업원의 급여에서 공제 및 원천징수할 연방 소득세 금액을 계산합니다. 종업원이 제대로 작성된 서식 W-4를 제공하지 않은 경우, 해당 종업원을 미혼 또는 부부 개별 신고자로 간주하고 서식 W-4의 2, 3 또는 4 단계에 어떠한 항목이 없는 것으로 간주하여 연방 소득세를 원천징수해야 합니다. 이는 다른 항목이 없는 미혼 표준 공제가 적용되어 원천징수액이 결정된다는 것을 의미합니다.

종업원이 수정된 서식 W-4을 제출하는 경우, 변경된 서식 W-4를 받은 날로부터 30일 또는 이후에 끝나는 첫 급여 지급 기간의 시작일까지는 해당 변경 사항을 적용해야 합니다. 다만 아래의 유효하지 않은 서식 W-4 및 락인 서신에 해당하는 경우는 예외입니다.

서식 W-4를 다운로드 및 인쇄하거나 여러 부(영어)를 주문하거나 또는 전화 800-TAX-FORM (800-829-3676)를 통해 요청할 수 있습니다. 또한 당시 유효한 서식 W-4에 포함된 표, 지침 및 워크시트를 함께 제공하는 경우, 공식 서식 대신 자체 제작한 대체 서식 W-4를 사용할 수 있습니다. 이 대체 서식은 공식 서식과 동일한 문구를 포함해야 하며, IRS의 현재 대체 서식에 관련 규정을 충족해야 합니다. 종업원이 자체 제작한 대체 서식은 사용할 수 없습니다. 이 경우, 해당 직원은 서식 W-4를 제출하지 않은 것으로 간주됩니다.

서식 W-4에는 종업원이 본인의 정확한 조정값을 산출할 수 있도록 돕는 상세한 워크시트가 포함되어 있습니다. 종업원은 서식 W-4 작성 시 도움을 받기 위해 IRS 세금 원천징수 추정기를 사용할 수도 있습니다. 비거주 외국인은 서식 W-4 작성 시 별도의  지침을 따라야 합니다. 비거주 외국인 종업원은 서식 W-4를 작성하기 전에 공지 1392, ‘비거주 외국인을 위한 보충 서식 W-4 지침’(영어) 및 서식 8233, ‘비거주 외국인의 독립적(및 특정 부양 가족) 인적 서비스에 대한 보수의 원천징수 면제 지침(영어)을 참고해야 합니다. 또한 원천징수와 관련된 중요한 정보는 간행물 519, ‘비거주 외국인을 위한 미국 세금 안내'의  제8장을 확인해야 합니다.

고용주는 종업원으로부터 서식 W-4를 전자적으로 수령할 수 있는 시스템을 구축할 수 있습니다. 자세한 내용은 고용세 시행령 섹션 31.3402(f)(5)-1(c) 및 간행물 15-A, ‘고용주의 보충 세금 안내’(영어)를 참고하십시오.

서식 W-4의 다른 언어 버전은 서식 W-4에 관하여 페이지에서 확인할 수 있습니다.

종업원에게 정확한 서식 W-4 제출의 중요성을 알려야 합니다. 합리적인 근거 없이 필수 금액 대비 과소 원천징수를 초래하는 서식 W-4를 제출하는 종업원에게는 $500의 벌금이 부과될 수 있습니다. 간행물 17, ‘귀하의 연방 소득세'의 제4장을 참고하십시오.

추가 정보는 간행물 15(회보 E), ‘고용주 세금 안내’(영어), 간행물 15-T, ‘연방 소득세 원천징수 방법’(영어), 간행물 505, ‘원천징수 및 세금 중간예납’(영어)을 참고하십시오. 비거주 외국인 종업원의 임금에 대한 소득세 원천징수 절차는 간행물 15-T(영어)를 참조하십시오.

원천징수 면제

종업원은 서식 W-4를 사용해 연방 소득세를 원천징수하지 않도록 요청할 수 있습니다. 이 면제 자격을 얻으려면 해당 종업원은 직전 연도에 납세 의무가 없어야 하며 당해 연도에도 납세 의무가 없을 것으로 예상해야 합니다. 원천징수의 면제를 청구하는 서식 W-4는 고용주에게 제출된 해당 달력 연도 동안만 유효합니다. 다음 연도에도 원천징수 면제를 유지하려면 종업원은 해당 연도 2월 15일까지 면제 자격을 청구하는 새로운 서식 W-4를 제출해야 합니다. 이 날짜가 토요일, 일요일 또는 법정 공휴일인 경우에는 다음 영업일로 연기됩니다. 종업원이 2월 15일까지 새 서식 W-4를 제출하지 않는 경우 해당 종업원을 2, 3 또는 4단계에 다른 기입 항목이 없는 미혼 혹은 부부 개별 신고자로 간주하여 원천징수를 해야 합니다. 종업원이 2월 16일 이후에 원천징수 면제를 신청하는 새로운 서식 W-4를 제공한 경우, 해당 서식은 이후 지급되는 임금에 대해서는 적용할 수 있으나, 면제 신분이 적용되지 않았던 기간 동안 이미 원천징수된 세금은 환급할 수 없습니다.

유효하지 않은 서식 W-4

서식 W-4에 대한 무단 변경이나 내용 추가 시 해당 서식을 무효화됩니다. 여기에는 종업원이 서식의 정확성을 증명하는 문구를 삭제한 경우, 서식을 훼손한 경우 또는  서식에 요청된 항목 이외의 내용을 기재하는 것이 포함됩니다. 또한 직원이 서식을 제출할 당일 해당 서식이 허위임을 어떤 방식으로든 표시한 경우에도 무효로 간주됩니다. 유효하지 않은 서식 W-4를 받은 경우, 해당 서식을 연방 소득세 원천 징수를 계산하는데 사용하면 안됩니다. 종업원에게 해당 서식이 유효하지 않음을 알리고 새로운 서식을 요청해야 합니다. 종업원이 유효한 서식을 제출하지 않는 경우 해당 종업원을 2, 3 또는 4단계에 다른 기입 항목이 없는 미혼 혹은 부부 개별 신고자로 간주하여 원천징수를 해야 합니다. 다만 해당 종업원이 이전에 제출한 유효한 서식W-4가 있는 경우에는 기존 방식대로 원천징수를 계속합니다.

기록 보관 요건

종업원이 서식 W-4를 작성하고 서명한 후, 고용주는 해당 서식을 최소 4년간 보관해야 합니다(간행물 15(영어) 및 주제 305, 기록 보관 참고). 해당 서식은 고용주가 종업원의 지시에 따라 연방 소득세를 원천징수하고 있음을 입증하는 자료이며 IRS 요청 시 제출할 수 있어야 합니다. 서식 W-4는 여전히 검토 대상입니다. IRS는 서면 통지 또는 향후 지침을 통해 특정 서식 W-4의 제출을 요구할 수 있습니다. 전자 서식 W-4의 경우에도 출력본을 제공할 수 있어야 합니다.

락인 서신

IRS는 서식 W-2, ‘임금 및 세금 내역서’(영어)에 신고된 정보를 활용하여 원천징수 준수 문제가 있는 종업원을 식별합니다. 특정 직원에게 심각한 과소 원천징수 문제가 확인된 경우, IRS는 해당 직원에 대해 적용할 납세자 구분, 복수 직업 조정, 허용 가능한 최대 세액공제 또는 공제 금액을 명시한 통지서(일반적으로 “락인 서신”)를 고용주에게 발송할 수 있습니다(간행물 15(영어)참고). IRS는 고용주가 락인 서신에 따라 원천징수를 조정하기 전에, 해당 종업원에게 이의를 제기할 기회를 제공합니다. IRS는 종업원에게 별도의 서신을 보내, 종업원이 IRS에 연락하여 원천징수 증가가 필요하지 않음을 설명하지 않는 한 추가 원천징수를 요구할 것임을 안내합니다. 해당 프로그램 담당 부서의 무료 전화번호 및 주소도 함께 제공됩니다. 또한 고용주에게도 종업원에게 전달할 통지서가 발송됩니다.

락인 서신이 발효된 이후에는, IRS가 별도로 통지하기 전까지 원천징수 금액을 감소시키는 결과를 초래하는 서식 W-4는 무시해야 합니다. 다만, 원천징수 금액을 증가시키는 서식 W-4는 반드시 반영해야 합니다. 전자 서식 W-4 시스템을 사용하는 경우, 종업원이 해당 시스템을 통해 락인 서신을 우회하여 원천징수를 감소시키지 못하도록 해야 합니다. 락인 서신 규정은 통지일로부터 12개월 이내에 재고용된 종업원에게도 적용됩니다.

락인 서신이 발효된 이후, 직원이 원천징수 면제 또는 더 낮은 원천징수 결과를 초래하는 납세자 구분, 복수 직업 조정, 세액공제 또는 공제 금액을 청구하려는 경우에는 IRS에 직접 연락해야 합니다. 해당 연락처 정보는 락인 서신에 포함되어 있습니다.