일반 정보

고용인의 채용 시, 그 고용인으로 하여금 양식 W-4고용인 원천징수 정보기입서기입하도록 해야 합니다. 양식 W-4는 고용주가 고용인의 임금에서 연방 소득세를 공제할 때 사용되는 고용인의 결혼 유무, 공제가 허용된 부양인 숫자, 그리고 모든 추가 공제금액을 고용주에게 알려줍니다. 고용인이 귀하에게 제대로 작성된 양식 W-4를 제공하지 않으면, 귀하는 그 고용인이 독신이며, 공제가 허용된 부양가족이 없는 것으로 가정하여 그의 임금에서 연방소득세를 공제해야 합니다.

고용인은 개인 사정이나 금전적 여건이 바뀜에 따라 여러 가지 이유로서, 공제가 허용된 부양인 숫자나 자신의 원천징수 세율(혼인 상태)의 변경을 요구 할 수 있습니다. 고용인으로부터 변경된 양식 W-4를 받는 경우, 변경된 양식 W-4를 받은 날짜 혹은 그로부터 30일 이후에 끝나는 첫 번 임금 기간의 시작일까지는 그 변경 내용을 적용시켜야 합니다. 락-인 서신(Lock-in Letters)과 유효하지 않은 양식 W-4가 적용되는 아래의 상황이 아니면 그 요구를 받아들여야 합니다.

양식W-4를 다운로드 받아 인쇄하거나다수의 양식을 주문하거나800-TAX-FORM (800-829-3676)이나 청각 장애자들은 800-829-4059에 전화하여 양식W-4를 주문할 수도 있습니다. TTY/TDD 사용자(월~금요일 현지 시간 오전 7시~오후 7시까지, 알래스카 맟 하와이는 태평양 표준시를 따름)는 800-829-4059에 전화하여 양식 W-4를 주문할 수 있습니다. 만약 귀하가 당시에 유효한 양식 W-4에 포함된 표와 설명서 및 계산서도 제공하는 경우, 귀하가 만든 대체양식 W-4를 공식 양식 W-4 대신 사용할 수 있습니다. 대체양식 W-4는 공식 양식 W-4에 적합한 언어를 담고 있어야 하며 대체 보고서에 관한 현재 IRS의 규칙에 부합해야 합니다. 귀하는 고용인이 만든 대체 양식을 사용 할 수 없읍니다;그러한 양식을 제출하는 고용인은 양식 W-4를 제출하지 않은 것으로 처리됩니다.

양식 W-4에는 고용인이 자신의 올바른 원천징수 준비금 액수를 산정하도록 도와주는 상세 계산표가 포함되어 있습니다. 고용인도 양식 W-4를 작성할 때 도움을 받기 위해 IRS 세금 원천징수 추정기에 접속하는 것을 원할 수도 있습니다. 비거주 외국인이 양식 W-4를 작성할 때에는 특별 지침을 따라야 합니다. 비거주 외국인인 고용인에게는 양식 W-4를 작성하기 전에 고지서 1392비거주 외국인을 위한 보충 양식 W-4 설명서양식 8233 설명서, 비거주 외국인 개인의 독립적(및 특정한 종속적) 개인 서비스 보상에 대한 원천징수 면제를 참조하도록 알려 주십시오.

귀하는 고용인으로부터 양식 W-4를 받는 전자적 시스템을 수립할 수 있습니다. 이에 관한 상세한 정보는 고용세 규정 섹션 31.3402(f)(5)-1(c)(Employment Tax Regulations section 31.3402(f)(5)-1(c))를 참고하십시오.

스페인어를 사용하는 고용인에게는 양식 W-4 대신 양식 W-4(SP)인고용인 원천징수 정보기입서의 스페인어 버전을 제공할 수 있습니다.

정확한 양식 W-4의 제출이 중요함을 고용인에게 반드시 알려야 합니다. 정당한 근거 없이 요구되는 세금보다 적은 금액의 원천징수를 초래하는 양식 W-4를 제출하는 고용인은 $500의 벌금에 적용될 수 있습니다. 간행물 17의 제 4장 귀하의 연방 소득세(개인용)를 참조하십시오.

상세한 정보는 간행물 15 - (안내서 E)고용인의 세금 안내서, 및 간행물505세금 원천징수 및 추정세를 참조하십시오. 비영주 외국인 고용인의 임금에 대한 소득세를 원천징수하는 절차는 통지서 2005-76(Notice 2005-76 ) 그리고 미국에서 고용된 외국인(Aliens Employed in the U.S.)을 참조하십시오.

원천징수의 면제

고용인이 원천징수 면제 자격이 있는 경우, 해당자는 양식 W-4를 사용하여 자신의 임금으로부터 어떠한 연방 소득세도 공제하지 말도록 귀하에게 알릴 수도 있습니다. 이러한 면세 신분의 자격이 되려면, 그 고용인은 이전 해에 어떠한 세금 책임도 없었어야 하며 현재 해에도 세금 책임이 없을 것으로 기대해야 합니다. 원천징수의 면제를 청구하는 양식 W-4는 고용주에게 제출한 그 해 동안만 유효합니다. 다음 해에도 계속 원천징수의 면제를 받으려면, 그 고용인은 면제 상태를 청구하는 새 양식 W-4를 그 해의 2월 15일까지 제출해야 합니다. 만약 고용인이 새 양식 W-4를 귀하에게 제출하지 않으면, 그가 독신이며 공제가 허용되는 부양인이 없는 것으로 하여 세금을 원천징수 하십시오. 하지만 이 고용인이 이전에 제출한 양식 W-4(면제 상태를 청구하지 않음)가 있으며 유효하다면, 과거와 같이 원천징수 하십시오.

유효하지 않은 양식 W-4

양식 W-4에 대한 무단 변경이나 내용의 추가는 양식 W-4를 무효화시킵니다. 여기에는 고용인이 이 양식의 유효함을 증명하는 내용의 삭제, 양식에 대한 중대한 훼손 또는 요청된 항목 이외의 내용을 양식에 기재하는 것이 포함됩니다. 또한 고용인이 양식 W-4를 귀하에게 제공하는 날짜까지 어떤 식으로든지 사실이 아님을 표시하는 경우에도, 양식은 유효하지 않습니다. 유효하지 않은 양식 W-4을 받는 경우에는, 그 양식을 이용하여 연방 소득세의 원천징수를 결정하지 마십시오. 그 고용인에게 제출된 양식이 유효하지 않음을 알리고 다시 작성한 양식을 요구하십시오. 고용인이 유효한 양식을 제출하지 않는다면, 그 고용인이 독신이며 공제가 허용되는 부양인이 없는 것으로 간주하여 세금을 원천징수 하십시오. 하지만 이 고용인이 이전에 제출한 양식 W-4가 있으며 그 양식이 유효하다면, 과거와 같이 원천징수 하십시오.

문서보관요구사항

고용인이 양식 W-4를 기입하여 서명한 후에는 귀하가 그 문서를 최소 4년 동안(간행물 15(안내서 E)고용주 세금 안내서를 확인하십시오) -  (Publication 15, (Circular E), Employer's Tax Guide)보관해야 합니다. 이 양식은 귀하가 고용인의 지시에 따라 연방 소득세를 원천징수하고 있으며 IRS가 요청하는 감사가 있을 경우에 사용됩니다. 양식 W-4는 여전히 검토의 대상입니다. 귀하는 특정 양식 W-4를 IRS로 보내도록 지시 받을 수 있습니다(서면 통지 또는 미래에 간행되는 지침서를 통하여). 귀하는 전자 형태의 양식 W-4에 대한 원본(하드카피)을 공급할 수 있어야 합니다.

락-인 서신(Lock-in Letter)

IRS는 양식 W-2임금 및 세금 계산서에 신고된 정보를 사용하여, 원천징수 준수에 문제가 있는 고용인을 식별합니다. 경우에 따라서, 특정 고용인에게 심각한 과소 원천징수의 문제가 발견되면, IRS에서는 요구되는 원천징수의 계산 목적을 위하여 특정 고용인에게 허용되는 원천징수 세율 및 최대 원천징수 허용 숫자를 명시하는 통지서(보통 "락-인 서신"이라고 부름)를 고용주에게 발급할 수 있습니다. IRS에서는 고용주가 락-인 서신에 근거하여 원천징수를 조정하기 전에, 그러한 결정을 반박하는 기회를 해당 고용인에게 제공할 것입니다.

IRS에서는 IRS가 고용주에게 해당 고용인에게 대하여 추가 소득세의 원천징수를 시작하도록 요구하는 내용을 설명하는 서신을 보내지만, 그 고용인이 IRS에 연락하여 자신의 원천징수 금액을 증가시키지 않았던 이유를 설명하는 경우는 해당되지 않습니다. 이 프로그램을 취급하는 부서의 무료 전화 번호와 주소는 서신에 제공됩니다. 추가의 보호 조치로서, 고용주도 그 고용인에게 제공할 통지서를 받게 됩니다.

락-인 서신이 유효하게 된 이후에는, IRS가 다르게 통지할 때까지 고용주는 더 적은 금액의 원천징수를 초래하는 어떠한 양식 W-4도 무시해야 합니다. 하지만 고용주는 락-인 서신에서 명시한 원천징수 세율 및 공제가 허용된 부양인의 숫자보다 많은 원천징수세를 초래하는 양식 W-4는 반드시 수용해야 합니다. 전자 방식의 양식 W-4 체계를 사용하는 고용주는 고용인들이 전자 방식의 양식 W-4 체계를 통하여 락-인 서신을 무효화하여 원천징수를 줄일 수 없도록 해야 합니다 락-인 서신 조항은 통지서 날짜로부터 12개월 이내에 재고용된 고용인에게도 적용됩니다.

락-인 서신이 유효하게 된 이후에는, 해당 고용인이 원천징수로부터의 완전한 면제를 청구하거나 락-인 서신보다 적은 소득세의 원천징수를 초래하는 원천징수 세율이나 원천징수 허용액 및 추가의 금액을 청구하길 원한다면, 그 고용인은 IRS에 반드시 연락해야 합니다. 이 프로그램을 취급하는 부서의 무료 전화 번호와 주소는 락-인 서신에 제공됩니다.