Thông tin tổng quát
Khi thuê một nhân viên, bạn phải cho nhân viên điền vào Mẫu W-4, Chứng nhận Khấu lưu thuế của Nhân viên. Mẫu W-4 cho bạn biết tư cách khai thuế của nhân viên, các điều chỉnh do làm nhiều việc, số tiền tín thuế, số tiền thu nhập khác, số tiền khấu trừ và bất kỳ khoản tiền bổ sung nào cần khấu lưu từ mỗi phiếu lương để sử dụng cho việc tính tiền thuế thu nhập liên bang cần khấu trừ và khấu lưu từ lương bổng của nhân viên. Nếu nhân viên không cung cấp cho bạn Mẫu W-4 đã điền đúng thông tin thì bạn phải khấu lưu thuế thu nhập liên bang như thể nhân viên đó là người độc thân hoặc vợ chồng khai riêng hồ sơ thuế và không có mục nhập nào khác ở bước 2, 3, hoặc 4 của Mẫu W-4. Điều này có nghĩa là khấu trừ tiêu chuẩn của một người khai thuế độc thân mà không có khoản cần nhập nào khác sẽ được cân nhắc khi quyết định việc khấu lưu.
Nếu bạn nhận được Mẫu W-4 sửa đổi từ nhân viên thì bạn phải hiệu lực hóa bản này chậm nhất là bắt đầu kỳ lương đầu tiên kết thúc vào ngày hoặc sau ngày 30 kể từ ngày bạn nhận được Mẫu W-4 sửa đổi. Bạn phải tôn trọng yêu cầu đó, trừ khi xảy ra những tình huống được nêu rõ dưới đây trong các đoạn Mẫu W-4 Không hợp lệ và Thư Khóa.
Bạn có thể tải về và in Mẫu W-4, đặt hàng nhiều bản sao (tiếng Anh) hoặc gọi số 800-TAX-FORM (800-829-3676). Bạn cũng có thể dùng Mẫu W-4 thay thế do mình triển khai thay vì Mẫu W-4 chính thức, nếu trong đó cũng có bảng, phần hướng dẫn và bảng tính giống như trong Mẫu W-4 có hiệu lực vào thời điểm đó. Mẫu W-4 thay thế phải dùng ngôn ngữ giống hệt như trong Mẫu W-4 chính thức và đáp ứng các quy định hiện hành của IRS về mẫu thay thế. Bạn không thể chấp nhận mẫu thay thế do nhân viên nộp. Nhân viên nộp mẫu như vậy sẽ được coi là không cung cấp Mẫu W-4.
Mẫu W-4 bao gồm các bảng tính chi tiết giúp nhân viên tính các điều chỉnh chính xác của họ. Nhân viên cũng có thể truy cập Công cụ Ước tính khấu lưu thuế của IRS để được giúp đỡ điền Mẫu W-4. Người nước ngoài tạm trú phải làm theo hướng dẫn đặc biệt khi điền vào Mẫu W-4. Hãy yêu cầu các nhân viên là người nước ngoài tạm trú tham khảo Thông báo 1392, Hướng dẫn cho Mẫu W-4 bổ sung cho Người nước ngoài tạm trú (tiếng Anh) và Hướng dẫn cho Mẫu 8233, Miễn Khấu lưu thù lao cho Dịch vụ cá nhân độc lập (và một số Người phụ thuộc nhất định) của Người nước ngoài tạm trú (tiếng Anh) trước khi hoàn thành Mẫu W-4. Họ cũng nên xem lại Chương 8 của Ấn phẩm 519, Hướng dẫn thuế Hoa Kỳ cho Người nước ngoài, để biết thông tin quan trọng về việc khấu lưu.
Bạn có thể thiết lập một hệ thống điện tử để nhận Mẫu W-4 từ nhân viên. Xin tham khảo Quy định Thuế việc làm, đoạn 31.3402(f)(5)-1(c) và Ấn phẩm 15-A, Hướng dẫn Thuế bổ sung của Chủ lao động (tiếng Anh) để biết thêm thông tin.
Bạn có thể truy cập các phiên bản ngôn ngữ khác của Mẫu W-4 từ trang Giới thiệu về Mẫu W-4.
Bạn nên thông báo cho nhân viên biết tầm quan trọng của việc nộp Mẫu W-4 chính xác. Nhân viên có thể bị phạt $500 nếu người đó nộp Mẫu W-4 dẫn đến thuế được khấu lưu thấp hơn mức quy định mà không có lý do chính đáng. Xin tham khảo Ấn phẩm 17, Thuế thu nhập Liên bang của bạn dành cho Cá nhân.
Để biết thêm thông tin, xin tham khảo Ấn phẩm 15, (Thông tư E), Hướng dẫn thuế cho Chủ lao động (tiếng Anh), Ấn phẩm 15-T, Phương pháp Khấu lưu thuế thu nhập Liên bang (tiếng Anh) và Ấn phẩm 505, Khấu lưu thuế và Thuế ước tính (tiếng Anh). Để biết quy trình để khấu lưu thuế thu nhập trên tiền lương của nhân viên là người nước ngoài tạm trú, xin tham khảo Ấn phẩm 15-T (tiếng Anh).
Miễn khấu lưu
Một nhân viên cũng có thể dùng Mẫu W-4 để cho bạn biết không khấu lưu thuế thu nhập liên bang. Để hội đủ điều kiện cho tình trạng miễn thuế này, nhân viên phải không có trách nhiệm trả thuế trong năm trước và dự trù sẽ không có trách nhiệm trả thuế trong năm hiện tại. Mẫu W-4 khai trường hợp miễn khấu lưu chỉ hợp lệ trong năm mà mẫu đó được nộp cho chủ lao động. Để tiếp tục được miễn khấu lưu trong năm tới, nhân viên phải cung cấp cho bạn Mẫu W-4 mới tuyên bố tình trạng miễn thuế chậm nhất là vào ngày 15 tháng 2 của năm đó. Ngày này được lùi đến ngày làm việc tiếp theo nếu rơi vào Thứ Bảy, Chủ Nhật, hoặcngày lễ hợp lệ. Nếu nhân viên không cung cấp cho bạn Mẫu W-4 mới trước ngày 15 tháng 2, hãy khấu lưu thuế như thể nhân viên đó là người độc thân hoặc vợ chồng khai riêng hồ sơ thuế và không có mục nhập nào khác ở bước 2, 3, hoặc 4. Nếu nhân viên cung cấp Mẫu W-4 mới yêu cầu miễn khấu lưu vào ngày 16 tháng 2 hoặc muộn hơn, bạn có thể áp dụng mẫu này cho tiền lương trong tương lai nhưng không hoàn trả bất kỳ khoản thuế nào đã khấu lưu trong khi chưa có tình trạng miễn.
Mẫu W-4 không hợp lệ
Bất kỳ thay đổi hoặc bổ sung trái phép nào trên Mẫu W-4 sẽ làm cho mẫu này trở thành không hợp lệ. Điều này bao gồm cả lời ghi mà nhân viên xác nhận rằng mẫu này chính xác, các xóa bỏ trên mặt của mẫu hoặc bất cứ lời viết nào ngoài các mục nhập được yêu cầu. Mẫu W-4 cũng sẽ không hợp lệ nếu tới ngày mà nhân viên đưa mẫu cho bạn, nhân viên này cho biết mẫu này sai dưới bất kỳ hình thức nào. Khi bạn nhận được Mẫu W-4 không hợp lệ, đừng sử dụng mẫu đó để ấn định khấu lưu thuế thu nhập liên bang. Hãy nói với nhân viên rằng mẫu đó không hợp lệ và yêu cầu cung cấp bản khác. Nếu nhân viên không cung cấp cho bạn mẫu hợp lệ, hãy khấu lưu thuế như nhân viên là người độc thân hoặc vợ chồng khai riêng hồ sơ thuê và không có mục nhập nào khác ở bước 2, 3, hoặc 4. Tuy nhiên, nếu bạn có Mẫu Đơn W-4 trước đó hợp lệ cho nhân viên này, mà hợp lệ, hãy khấu lưu thuế giống như bạn đã từng làm trước đây.
Yêu cầu lưu giữ hồ sơ
Sau khi nhân viên hoàn thành và ký tên vào Mẫu W-4, bạn phải lưu hồ sơ mẫu đó trong thời gian ít nhất 4 năm (xem Ấn phẩm 15 (tiếng Anh) và Chủ đề số 305, Lưu giữ hồ sơ). Mẫu này xác thực rằng bạn khấu trừ thuế thu nhập liên bang theo chỉ thị của nhân viên và cần phải có sẵn để kiểm tra nếu IRS yêu cầu. Mẫu W-4 vẫn có thể bị duyệt xét. Bạn có thể được chỉ thị (trong giấy thông báo hoặc trong bản hướng dẫn được phổ biến trong tương lai) gửi một số Mẫu W-4 cho IRS. Bạn có thể phải cung cấp bản in của Mẫu W-4 điện tử.
Thư khóa
IRS sử dụng thông tin được khai báo trên Mẫu W-2, Báo cáo Tiền lương và Thuế (tiếng Anh) để nhận diện nhân viên có vấn đề về tuân thủ khấu lưu. Trong một số trường hợp, nếu có vấn đề nghiêm trọng về việc khấu lưu quá thấp đối với một nhân viên nào đó, IRS có thể đưa ra thông báo (thường được gọi là "thư khóa") để xác định tình trạng khai thuế, các điều chỉnh do làm nhiều việc và số tiền tín thuế hay khấu trừ tối đa được phép cho một nhân viên nào đó để tính mức khấu lưu quy định (xem Ấn phẩm 15 (tiếng Anh)). IRS sẽ cho nhân viên một cơ hội để tranh chấp quyết định trước khi bạn điều chỉnh khấu lưu dựa trên thư khóa.
IRS sẽ gửi một bức thư cho nhân viên, trong đó giải thích rằng IRS sẽ yêu cầu bạn bắt đầu khấu lưu thêm thu nhập, trừ khi nhân viên liên hệ với IRS để giải thích lý do tại sao nhân viên không nên bị tăng khấu lưu. Số điện thoại miễn cước và địa chỉ đơn vị xử lý chương trình này sẽ được cung cấp trong thư. Bạn cũng sẽ nhận được thông báo để cung cấp cho nhân viên như một biện pháp bảo vệ bổ sung.
Sau khi thư khóa có hiệu lực thi hành, bạn phải bỏ qua bất kỳ Mẫu W-4 nào đưa đến kết quả khấu lưu thuế ít hơn, cho đến khi IRS thông báo cho bạn khác đi. Tuy nhiên, bạn PHẢI tôn trọng bất kỳ Mẫu W-4 nào dẫn đến khấu lưu thuế thu nhập nhiều hơn mức khấu lưu ghi trong thư khóa. Chủ lao động sử dụng hệ thống Mẫu W-4 điện tử phải đảm bảo chắc chắn rằng nhân viên không thể ghi đè lên các thư khóa để giảm khấu lưu qua hệ thống Mẫu W-4 điện tử. Các điều khoản trong thư khóa cũng áp dụng cho nhân viên được thuê mướn lần nữa trong vòng 12 tháng kể từ ngày thông báo.
Sau khi thư khóa có hiệu lực thi hành, nếu nhân viên muốn được miễn trừ hoàn toàn khỏi khấu lưu hoặc yêu cầu tình trạng khai thuế, các điều chỉnh do làm nhiều việc hoặc số tiền tín thuế hoặc khấu lưu dẫn đến thuế thu nhập khấu lưu thấp hơn mức trong thư khóa thì nhân viên phải liên hệ với IRS. Số điện thoại miễn cước và địa chỉ đơn vị xử lý chương trình này sẽ được cung cấp trong thư khóa.