Thông Tin Chung Khi thuê một nhân viên, quý vị phải cho nhân viên điền vào Mẫu W-4, Chứng Nhận Khấu Lưu Thuế của Nhân Viên. Mẫu W-4 cho quý vị biết, với tư cách là chủ lao động, tình trạng khai thuế của nhân viên, các điều chỉnh do làm nhiều việc, số tiền tín thuế, số tiền thu nhập khác, số tiền khấu trừ và bất kỳ khoản tiền bổ sung nào cần khấu lưu từ mỗi phiếu lương để sử dụng cho việc tính tiền thuế thu nhập liên bang cần khấu trừ và khấu lưu từ lương bổng của nhân viên. Nếu nhân viên không cung cấp cho quý vị Mẫu W-4 đã điền đúng thông tin thì quý vị phải khấu lưu thuế thu nhập liên bang từ lương bổng của người đó như là người độc thân hoặc vợ chồng khai riêng hồ sơ thuê và không có mục nhập nào khác ở bước 2, 3, hoặc 4 của Mẫu W-4. Điều này có nghĩa là khấu trừ tiêu chuẩn của một người khai thuế độc thân mà không có khoản cần nhập nào khác sẽ được cân nhắc khi quyết định việc khấu lưu. Nhân viên có thể muốn thay đổi các mục nhập trên Mẫu W-4 vì bất kỳ lý do nào khi tình hình cá nhân hoặc tài chính của người đó thay đổi. Nếu quý vị nhận được Mẫu W-4 sửa đổi từ nhân viên thì quý vị phải hiệu lực hóa bản này chậm nhất là bắt đầu kỳ lương đầu tiên kết thúc vào ngày hoặc sau ngày 30 kể từ ngày quý vị nhận được Mẫu W-4 sửa đổi. Quý vị phải tôn trọng yêu cầu đó, trừ khi xảy ra những tình huống được nêu rõ dưới đây trong các đoạn Mẫu W-4 Không Hợp Lệ và Thư Khóa. Quý vị có thể tải về và in Mẫu W-4, đặt hàng nhiều bản sao (tiếng Anh) hoặc gọi số 800-TAX-FORM (800-829-3676). Quý vị cũng có thể dùng Mẫu W-4 thay thế do mình triển khai thay vì Mẫu W-4 chính thức, nếu trong đó cũng có bảng, phần hướng dẫn và tờ lược toán giống như trong Mẫu W-4 có hiệu lực vào thời điểm đó. Mẫu W-4 thay thế phải dùng ngôn ngữ giống hệt như trong Mẫu W-4 chính thức và đáp ứng các quy định hiện hành của IRS về mẫu thay thế. Quý vị không thể chấp nhận mẫu thay thế do nhân viên nộp và nhân viên nộp trình mẫu như vậy sẽ được coi là không cung cấp Mẫu W-4. Mẫu W-4 bao gồm các bảng tính chi tiết giúp nhân viên tính các điều chỉnh chính xác của mình. Nhân viên cũng có thể truy cập Công Cụ Ước Tính Tiền Khấu Lưu Thuế của IRS để được giúp đỡ điền Mẫu W-4. Ngoại kiều không phải thường trú nhân phải làm theo hướng dẫn đặc biệt khi điền vào Mẫu W-4. Hãy yêu cầu các nhân viên là ngoại kiều không phải thường trú nhân tham khảo Thông Báo 1392, Hướng Dẫn cho Mẫu W-4 Bổ Sung cho Người Nước Ngoài Tạm Trú (tiếng Anh) và Hướng Dẫn cho Mẫu 8233, Miễn Khấu Lưu Thù Lao cho Dịch Vụ Cá Nhân Độc Lập (và Một Số Người Phụ Thuộc Nhất Định) của Người Nước Ngoài Tạm Trú (tiếng Anh) trước khi hoàn thành Mẫu W-4. Quý vị có thể thiết lập một hệ thống điện tử để nhận Mẫu W-4 từ nhân viên. Xin tham khảo Quy Định Thuế Việc Làm, đoạn 31.3402(f)(5)-1(c) và Ấn Phẩm 15-A, Hướng Dẫn Bổ Sung cho Thuế của Chủ Lao Động (tiếng Anh)để biết thêm thông tin Quý vị có thể cung cấp Mẫu W-4 (SP), Chứng Nhận Khấu Lưu Thuế của Nhân Viên bằng phiên bản Tiếng Tây Ban Nha, thay cho Mẫu W-4 cho các nhân viên nói Tiếng Tây Ban Nha. Quý vị nên thông báo cho nhân viên biết tầm quan trọng của việc đệ nộp Mẫu W-4 chính xác. Nhân viên có thể bị phạt $500 nếu người đó nộp Mẫu W-4 dẫn đến thuế được khấu lưu thấp hơn mức quy định mà không có lý do chính đáng. Xin tham khảo Ấn Phẩm 17, Thuế Thu Nhập Liên Bang của Quý Vị cho Cá Nhân. Để biết thêm thông tin, xin tham khảo Ấn Phẩm 15 (Thông Tư E), Hướng Dẫn Thuế cho Chủ Lao Động (tiếng Anh), Ấn Phẩm 15-T, Phương Pháp Khấu Lưu Thuế Thu Nhập Liên Bang (tiếng Anh) và Ấn Phẩm 505, Khấu Lưu Thuế và Thuế Ước Tính (tiếng Anh). Để biết quy trình để khấu lưu thuế thu nhập trên tiền lương của nhân viên là người nước ngoài tạm trú, xin tham khảo Ấn Phẩm 15-T. Miễn Trừ Khấu Lưu Nếu nhân viên hội đủ điều kiện thì người này có thể dùng Mẫu W-4 để cho quý vị biết không khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ tiền lương của họ. Để hội đủ điều kiện cho tình trạng miễn thuế này, nhân viên phải không có trách nhiệm trả thuế trong năm trước và dự trù sẽ không có trách nhiệm trả thuế trong năm hiện tại. Mẫu W-4 khai trường hợp miễn khấu lưu chỉ hợp lệ trong năm mà mẫu đó được nộp cho chủ lao động. Để tiếp tục được miễn khấu lưu trong năm tới, nhân viên phải cung cấp cho quý vị Mẫu W-4 mới tuyên bố tình trạng miễn thuế chậm nhất là vào ngày 15 tháng Hai của năm đó. Ngày này được lùi đến ngày làm việc tiếp theo nếu rơi vào Thứ Bảy, Chủ Nhật, hoặcngày lễ hợp lệ. Nếu nhân viên không cung cấp cho quý vị Mẫu W-4 mới, hãy khấu lưu thuế như thể người đó độc thân hoặc vợ chồng khai riêng hồ sơ thuê và không có mục nhập nào khác ở bước 2, 3, hoặc 4 . Mẫu W-4 Không Hợp Lệ Bất kỳ thay đổi hoặc bổ sung trái phép nào trên Mẫu W-4 sẽ làm cho mẫu này trở thành không hợp lệ. Điều này bao gồm cả lời ghi mà nhân viên xác nhận rằng mẫu này chính xác, các xóa bỏ trên mặt của mẫu hoặc bất cứ lời viết nào ngoài các mục nhập được yêu cầu. Mẫu W-4 cũng sẽ không hợp lệ nếu tới ngày mà nhân viên đưa mẫu cho quý vị, họ cho biết mẫu này sai dưới bất kỳ hình thức nào. Khi quý vị nhận được Mẫu W-4 không hợp lệ, đừng sử dụng mẫu đó để ấn định khấu lưu thuế thu nhập liên bang. Hãy nói với nhân viên rằng mẫu đó không hợp lệ và yêu cầu cung cấp bản khác. Nếu nhân viên không cung cấp cho quý vị mẫu hợp lệ, xin khấu lưu thuế như nhân viên là người độc thân hoặc vợ chồng khai riêng hồ sơ thuê và không có mục nhập nào khác ở bước 2, 3, hoặc 4. Tuy nhiên, nếu quý vị có Mẫu Đơn W-4 trước đó hợp lệ cho nhân viên này, mà hợp lệ, xin hãy khấu lưu thuế giống như quý vị đã từng làm trước đây. Yêu Cầu Lưu Giữ Hồ Sơ Sau khi nhân viên hoàn thành và ký tên vào Mẫu W-4, quý vị phải lưu hồ sơ mẫu đó trong thời gian ít nhất 4 năm (xem Ấn Phẩm 15 (Thông Tư E), Hướng Dẫn Thuế cho Chủ Lao Động (tiếng Anh) và Chủ Đề Số 305 Lưu Giữ Hồ Sơ). Mẫu này xác thực rằng quý vị khấu trừ thuế thu nhập liên bang theo chỉ thị của nhân viên và cần phải có sẵn để kiểm tra nếu IRS yêu cầu. Mẫu W-4 vẫn có thể bị duyệt xét. Quý vị có thể được chỉ thị (trong giấy thông báo hoặc trong bản hướng dẫn được phổ biến trong tương lai) gửi một số Mẫu W-4 cho IRS. Quý vị có thể phải cung cấp bản in của Mẫu W-4 điện tử. Thư Khóa IRS sử dụng thông tin được khai báo trên Mẫu W-2, Báo Cáo Tiền Lương và Thuế (tiếng Anh) để nhận diện nhân viên có vấn đề về tuân hành khấu lưu. Trong một số trường hợp, nếu có vấn đề nghiêm trọng về việc khấu lưu quá thấp đối với một nhân viên nào đó, IRS có thể đưa ra thông báo (thường được gọi là "thư khóa") để xác định tình trạng khai thuế, các điều chỉnh do làm nhiều việc và số tiền tín thuế hay khấu trừ tối đa được phép cho một nhân viên nào đó để tính mức khấu lưu quy định (xem Ấn Phẩm 15, (Thông Tư E), Hướng Dẫn Thuế cho Chủ Lao Động (tiếng Anh)). IRS sẽ cho nhân viên một cơ hội để tranh chấp quyết định trước khi quý vị điều chỉnh khấu lưu dựa trên thư khóa. IRS sẽ gửi một bức thư cho nhân viên, trong đó giải thích rằng IRS sẽ yêu cầu quý vị bắt đầu khấu lưu thêm thu nhập, trừ khi nhân viên liên hệ với IRS để giải thích lý do tại sao nhân viên không nên bị tăng khấu lưu. Số điện thoại miễn cước và địa chỉ đơn vị xử lý chương trình này sẽ được cung cấp trong thư. Quý vị cũng sẽ nhận được thông báo để cung cấp cho nhân viên như một biện pháp bảo vệ bổ sung. Sau khi thư khóa có hiệu lực thi hành, quý vị phải bỏ qua bất kỳ Mẫu W-4 nào đưa đến kết quả khấu lưu thuế ít hơn, cho đến khi IRS thông báo cho quý vị khác đi. Tuy nhiên, quý vị PHẢI tôn trọng bất kỳ Mẫu W-4 nào dẫn đến khấu lưu thuế thu nhập nhiều hơn mức khấu lưu ghi trong thư khóa. Chủ lao động sử dụng hệ thống Mẫu W-4 điện tử phải đảm bảo chắc chắn rằng nhân viên không thể ghi đè lên các thư khóa để giảm khấu lưu qua hệ thống Mẫu W-4 điện tử. Các điều khoản trong thư khóa cũng áp dụng cho nhân viên được thuê mướn lần nữa trong vòng 12 tháng kể từ ngày thông báo. Sau khi thư khóa có hiệu lực thi hành, nếu nhân viên muốn được miễn trừ hoàn toàn khỏi khấu lưu hoặc yêu cầu tình trạng khai thuế, các điều chỉnh do làm nhiều việc hoặc số tiền tín thuế hoặc khấu lưu dẫn đến thuế thu nhập khấu lưu thấp hơn mức trong thư khóa thì nhân viên phải liên hệ với IRS. Số điện thoại miễn cước và địa chỉ đơn vị xử lý chương trình này sẽ được cung cấp trong thư khóa.
