Требования к подаче в электронном виде зависят от типа подаваемых информационных деклараций. Раздел 6011(e) Налогового кодекса и относящиеся к нему нормативы обязывают любое юридическое лицо, включая корпорацию, товарищество, наследственный фонд или траст, подающее 250 (Английский) или более информационных деклараций, таких как Формы 1042-S, 1098, 1099-INT, 1099-DIV, 3921, 3922, 5498, 5498-ESA, W-2 и т.д., делать это в электронном виде. 26 CFR § 301.6011-2 (Английский). Данное требование применяется индивидуально к форме каждого типа, подлежащей подаче, и относится как к первычным формам, так и к формам, содержащим поправки. Применительно к Форме 1042-S финансовое учреждение должно подавать все декларации в электронном виде, независимо от количества подаваемых форм. Если вы подаете Форму 8966 (Английский), см. раздел "IDES" ниже. Система «FIRE» Формы 1042-S, 1097-BTC, формы серий 1098 , 1099, 3921, 3922, 5498, а также Формы 8027, 8955-SSA и W-2G могут быть поданы в отдел технических служб (Technical Services Operation или TSO) в электронном виде с использованием системы «FIRE» (Filing Information Returns Electronic, по-русски «Подача информационных деклараций в электронном виде») (Английский). Преимущества электронной подачи информационных деклараций включают экономичность, безопасность (поддерживает 256-битное AES, 128-битное AES и 168-битное шифрование TDES) и возможность подать большинство информационных деклараций позднее. Электронная подача информационных деклараций не связана с программой электронной подачи Формы 1040. При отправке файлов размером более 10 000 записей в электронном виде рекомендуется использовать сжатие данных. «WinZip» или «PKZIP» являются единственными приемлемыми системами сжатия. Система «FIRE» обычно работает 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, но может быть отключена по средам с 2 до 5 часов утра по восточному времени с целью обновления программ. Для получения дополнительной информации см. раздел «FIRE» (Английский). После подачи деклараций через систему «FIRE» лица, указавшие точный адрес электронной почты на стадии "Verify Your Filing Information" («Проверьте информацию о подаче декларации»), получат электронное сообщение о статусе переданного файла. Сообщение о статусе файла будет содержать присвоенное IRS имя файла, дату получения, количество получателей и статус файла для каждого типа формы, поданной через «FIRE». Если в электронном письме указано, что файл поврежден, необходимо войти в систему «FIRE» и перейти к опции "Check File Status" («Проверить статус файла»), чтобы просмотреть детали ошибки и своевременно подать альтернативный файл. Если файл исправен, он автоматически передается на обработку через 10 календарных дней после получения. Общая информация о подаче деклараций и внесении исправлений, а также технические требования для электронной подачи документов содержатся в следующих публикациях: Публикация № 1220 «Указания для электронной подачи Форм 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 и W-2G» (Английский)PDF, Публикация № 1239 «Указания для электронной подачи Формы 8027 «Ежегодная информационная декларация работодателя о доходах от чаевых и распределенных чаевых»» (Английский)PDF, Публикация № 1187 «Указания для электронной подачи Формы 1042-S «Доходы иностранного лица из источников в США, подлежащие удержанию»» (Английский)PDF, и Публикация № 4810 « Указания для электронной подачи Формы 8955-SSA «Ежегодный регистрационный отчет, содержащий список лиц, оставивших работу и имеющих право на пенсионные выплаты» (Английский)PDF. Управление социального обеспечения (SSA) Чтобы узнать о требованиях к электронной подаче Форм W-2 в Управление социального обеспечения, посетите сайт SSA.gov/employee (Английский) или позвоните по телефону 800-772-6270. Система «IDES» Формы 8966 «Отчет FATCA» (Английский)PDF подаются в электронном виде через систему «IDES» (International Data Exchange Service, по-русски «Международная служба обмена данными»). Субъект, являющийся финансовым учреждением, должен подать Форму 8966 в электронном виде независимо от количества поданных Форм 8966. Все другие организации, подающие 250 или более Форм 8966 за календарный год, обязаны подать данную форму в электронном виде. Для получения дополнительной информации см. раздел «Международная служба обмена данными» (Английский). Платформа «AIR» Информационные декларации и сопроводительные формы, относящиеся к Закону о доступном здравоохранении (ACA) подаются в электронном виде через систему информационных возвратов ACA, также известную как AIR. В случае подаче 250 или более деклараций Форма 1094-B «Сопроводительная форма для информационных деклараций о медицинском покрытии» (Английский), Форма 1095-B «Медицинское покрытие» (Английский), Форма 1094-C «Сопроводительная форма для информационных деклараций о предложении и покрытии медицинского страхования, предоставляемого работодателем» (Английский), и Форма 1095-C «Предложение и покрытие медицинского страхования, предоставляемого работодателем» (Английский) должны подаваться в электронном виде через систему AIR. Для дополнительной информации см. раздел «Программа информационных деклараций, касающихся Закона о доступном здравоохранении» (Английский).
