Tema 801, ¿Quién tiene que presentar una declaración electrónicamente?

Los requisitos para presentar una declaración electrónicamente dependen del tipo de declaración informativa que se presente.

Los reglamentos y los procedimientos administrativos tributarios según la Sección 6011(e)(2)(A) del Código de Impuestos Internos estipulan que toda persona, incluyendo una sociedad anónima, sociedad colectiva, empleador, patrimonio y fideicomiso, que presente 250 o más declaraciones informativas, tales como los Formularios 1042-S, 1098, 1099-INT, 1099-DIV, 3921, 3922, 5498, 5498-ESA, W-2, etc., para 2019,  tiene que presentar estas declaraciones electrónicamente. Este requisito es aplicable independientemente para cada tipo de formulario que se le requiera presentar. Todos los requisitos son aplicables por separado tanto a los formularios originales como a los corregidos. Para propósitos de los Formularios 1042-S, una institución financiera tiene que presentar todas las declaraciones electrónicamente independientemente de la cantidad de formularios que se están presentando. Las personas que presentan el Formulario 8966 (en inglés) PDF deben consultar la sección “IDES”, más adelante.

FIRE

Los Formularios 1042-S, 1097-BTC, las series de los Formularios 1098 y 1099, 3921, 3922, la serie de los Formularios 5498, 8027, 8955-SSA y W-2G pueden presentarse electrónicamente a Operaciones de Servicios Técnicos (TSO, por sus siglas en inglés), utilizando el sistema de Presentación Electrónica de Declaraciones Informativas (FIRE, por sus siglas en inglés) (en inglés). Los beneficios de presentar electrónicamente las declaraciones informativas incluyen: el costo económico, seguridad (apoya la encriptación de AES 256-bit, AES 128-bit y TDES 168-bit), y una fecha de vencimiento más tardía para presentar la mayoría de las declaraciones informativas. La presentación electrónica de las declaraciones informativas no está vinculada con el programa de presentación electrónica de los Formularios 1040.

Cuando se envían electrónicamente archivos que contienen más de 10,000 registros, se le recomienda comprimir el archivo. Los programas WinZip o PKZIP son los únicos paquetes de compresión aceptables. El sistema FIRE generalmente funciona las 24 horas al día, los 7 días de la semana, pero puede ser que esté desactivado los miércoles entre las 2 a.m. y las 5 a.m., hora del Este, por actualizaciones de la programación. Vea FIRE (en inglés) para más información.

Después de presentar las declaraciones mediante el sistema FIRE, los contribuyentes que provean una dirección correcta de email en la pantalla titulada “Verify Your Filing Information” (Verifique su información de presentación) recibirán un email avisándoles del estado del archivo transmitido. El email sobre el estado del archivo incluirá el nombre asignado al archivo por el IRS, la fecha en que se recibió, el número de beneficiarios y el estado de los archivos referentes a cada tipo de formulario. Si el correo indica que el archivo está dañado, tendrá que entrar nuevamente al sistema FIRE y seleccionar la opción “Check File Status” (Verificar el estado del archivo) para revisar los resultados del archivo y volver a presentar oportunamente otro archivo de reemplazo. Si el archivo está en buen estado, éste se libera automáticamente para su procesamiento general en diez días naturales a partir de haberse recibido.

Hay información general acerca de la presentación de declaraciones y cómo hacer correcciones, al igual que especificaciones para la presentación electrónica, disponibles en las siguientes publicaciones:

  • Publicación 1220 (en inglés) PDF, Especificaciones para la presentación electrónica de los Formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 y W-2G.
  • Publicación 1239 (en inglés) PDF, Especificaciones para la presentación electrónica del Formulario 8027, Declaración informativa anual del empleador de ingresos provenientes de propinas y distribución de propinas.
  • Publicación 1187 (en inglés) PDF, Especificaciones para la presentación electrónica del Formulario 1042-S, Ingresos de fuentes estadounidenses sujetos a retención para personas extranjeras.
  • Publicación 4810 (en inglés) PDF, Especificaciones para la presentación electrónica del Formulario 8955-SSA, Declaración anual de registro para identificar a los participantes que se han separado de la entidad y que tienen beneficios garantizados diferidos.

SSA

Para ver las especificaciones necesarias para presentar electrónicamente los Formularios W-2 ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés), visite la página SSA.gov/employer (en inglés), o llame al 800-772-6270.

IDES

Los Formularios 8966 (en inglés) PDF, el informe FATCA, se presentan electrónicamente a través del sistema de Servicio Internacional de Intercambio de Datos (IDES, por sus siglas en inglés). Se requiere que una entidad que sea una institución financiera presente electrónicamente el Formulario 8966 independientemente del número de Formularios 8966 que presente. Todas las demás entidades que presenten 250 o más Formularios 8966 para el año natural tienen que presentarlos electrónicamente. Para más información, véase el Servicio Internacional de Intercambio de Datos (en inglés)

AIR

Las declaraciones informativas y transmisiones relacionadas con la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA, por sus siglas en inglés) se presentan electrónicamente a través del sistema de declaraciones informativas de ACA, que también se conoce como AIR. Se requiere que el Formulario 1094-B, Transmisión de declaraciones informativas sobre cobertura de salud (en inglés) PDF, el Formulario 1095-B, Cobertura de seguro (en inglés) PDF, el Formulario 1094-C, Transmisión de oferta de seguro de salud provisto por el empleador y declaraciones informativas de cobertura de seguro (en inglés) PDF, y el Formulario 1095-C, Oferta y cobertura de seguro de salud provisto por el empleador (en inglés) PDF se presenten electrónicamente a través de AIR si la entidad presenta 250 o más de alguna de esas declaraciones. Para más información, vea Programa de Declaraciones Informativas Relacionadas con la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (AIR) (en inglés).