Comprenda la diferencia entre empleado y contratista

FS-2017-9SP, 20 de julio de 2017

WASHINGTON - El Servicio de Impuestos Internos (IRS) les recuerda a las pequeñas empresas la importancia de entender y aplicar correctamente las reglas para clasificar a un trabajador como empleado o como contratista independiente. Para propósitos del impuesto federal sobre el empleo, una empresa debe examinar su relación con el trabajador. El Centro de ayuda tributaria para trabajadores por cuenta propia del IRS en la página web del IRS está ofrece recursos útiles.

La clasificación de los trabajadores es importante porque determina si un empleador debe retener los impuestos sobre los ingresos y pagar el Seguro Social, y los impuestos de Medicare y por desempleo sobre los salarios pagados a un empleado. Las empresas normalmente no tienen que retener o pagar impuestos sobre los pagos a contratistas independientes. Los ingresos de una persona que trabaja como contratista independiente están sujetos al impuesto de trabajo por cuenta propia.

La regla general es que un individuo es un contratista independiente si quien le paga solo tiene el derecho de controlar o dirigir el resultado del trabajo, no lo que se hará y cómo se hará. Las pequeñas empresas deben considerar todas las pruebas del grado de control e independencia en la relación empleador/trabajador. Si un trabajador es un contratista independiente o empleado dependerá de los hechos en cada situación.

Ayuda con la decisión

Para determinar cómo clasificar adecuadamente a un trabajador, considere estas tres categorías: Control de comportamiento, control financiero y relación de las partes.

Control de comportamiento: Un trabajador es un empleado cuando la empresa negocio tiene el derecho de dirigir y controlar el trabajo realizado. Las categorías de control del comportamiento son:

  • Tipo de instrucciones provistas, tales como cuándo y dónde trabajar, qué herramientas usar o dónde comprar suministros y servicios. Hacerlo comprueba que el trabajador es un empleado.
  • Grado de instrucción - Las instrucciones más detalladas pueden indicar que el trabajador es un empleado. Instrucciones menos detalladas reflejan menos control, lo que indica que es más probable que el individuo sea un contratista independiente.
  • Sistemas de evaluación para medir los detalles de cómo se efectúa el trabajo apuntan a un empleado. Los sistemas de evaluación que solo miden el resultado final señalan a un contratista independiente o un empleado.
  • Adiestrar a un trabajador sobre cómo hacer el trabajo, o el adiestramiento periódico o en curso sobre procedimientos y métodos, es una evidencia fuerte de que el trabajador es un empleado. Los contratistas independientes comúnmente usan sus propios métodos.

Control financiero: ¿La empresa tiene el derecho de dirigir o controlar los aspectos financieros y comerciales del trabajo del individuo? Considere lo siguiente:

  • Inversión significativa en el equipo usado por el individuo mientras trabaja para otra persona.
  • Gastos no reembolsados - Los contratistas independientes tienen más probabilidades de incurrir en gastos no reembolsados ​​que los empleados.
  • Oportunidad de ganancias o pérdidas es a menudo un indicador de un contratista independiente.
  • Servicios disponibles para el mercado - Los contratistas independientes suelen tener libertad de buscar oportunidades de negocio.
  • Método de pago - Generalmente, un empleado tiene garantizada una cantidad de salario por hora, semanal u otro, incluso cuando se complementa con una comisión. Sin embargo, es más frecuente que a los contratistas independientes se les pague una tarifa fija por su trabajo.

Tipo de relación: Depende de cómo el trabajador y la empresa perciben su relación e incluye:

  • Contratos escritos que describen la relación que las partes pretenden crear. Sin embargo, un contrato que declare que el trabajador es un empleado o un contratista independiente no es suficiente para determinar la situación del trabajador.
  • Beneficios - Las empresas que proporcionan beneficios tipo empleado (en inglés), como seguro, un plan de retiro, y tiempo pagado por vacaciones o enfermedad, tienen empleados. Las empresas generalmente no conceden estos beneficios a contratistas independientes.
  • La permanencia de la relación. La expectativa de que la relación continuará indefinidamente, en lugar de por un período específico o por la duración de un proyecto, generalmente es evidencia de que la intención era crear una relación entre empleador y empleado.
  • Servicios brindados son actividad clave de la empresa. La medida en que los servicios prestados por el trabajador se consideran un aspecto clave del negocio habitual de la empresa.

Consecuencias de clasificación errónea de un empleado

La clasificación de un empleado como un contratista independiente sin una justificación razonable causa que los empleadores sean responsables de los impuestos de trabajo. Algunos empleadores que pueden proporcionar una justificación razonable para no tratar a un trabajador como un empleado pueden tener la oportunidad de evitar el pago de impuestos de trabajo. Para más información vea la  Publicación 1976, Sección 530, Requisitos de exención de impuestos sobre el empleo (en inglés).

Además, el Programa de Acuerdo Voluntario de Clasificación (VCSP, por sus siglas en inglés) ofrece a ciertas empresas elegibles la opción de reclasificar a sus trabajadores como empleados con un alivio parcial de los impuestos federales de trabajo.

El IRS puede ayudar a los empleadores a determinar la clasificación de sus trabajadores con el Formulario SS-8, Determinación de clasificación del trabajador para propósitos de impuestos federales de trabajo y la retención del impuesto sobre el ingreso. La Publicación 15-A del IRS, Guía de impuestos suplementarios del empleador (en inglés), también es un excelente recurso.

Aquellos trabajadores que crean que un empleador los clasificó inadecuadamente (en inglés) como contratistas independientes pueden usar el Formulario 8919 para calcular y reportar la parte de impuestos adeudados del Seguro Social y Medicare sobre su compensación.

El Centro tributarios para pequeñas empresas y empleados por cuenta propia del IRS (en inglés) provee una variedad de recursos para pequeñas empresas y contratistas independientes.

Recursos adicionales en inglés: