Para los dueños de negocios, es importante determinar correctamente si las personas que proveen los servicios son empleados o contratistas independientes.
Por lo general, usted como empleador tiene que retener impuestos sobre los ingresos, retener y pagar impuestos del Seguro Social y Medicare, y pagar impuestos por desempleo sobre los salarios pagados a un empleado. Por lo general, usted no tiene que pagar o retener ningún impuesto en pagos realizados a contratistas independientes.
Escoja la situación que le corresponda a usted
- Soy un contratista independiente o trabajo por cuenta propia
Si usted es dueño de un negocio o contratista que provee servicios a otros negocios, por lo general se le considera trabajador por cuenta propia. Para más información sobre sus obligaciones tributarias si trabaja por cuenta propia (un contratista independiente), vea nuestro Centro de Ayuda Tributaria para Trabajadores por Cuenta Propia. - Contrato a personas para proveer servicios en mi negocio
Si usted es dueño de un negocio que contrata a otras personas para proveer servicios, usted debe determinar si las personas que proveen los servicios son empleados o contratistas independientes. Para encontrar más información sobre este tema y cuáles son sus responsabilidades, continúe la lectura.
Determinar si las personas que proveen servicios son empleados o contratistas independientes
Para determinar cómo tratar los pagos que usted hace por servicios prestados, usted primero tiene que conocer la relación comercial entre usted y la persona que presta los servicios. La persona que presta los servicios puede ser:
- Un contratista independiente
- Un empleado (empleado de acuerdo con el derecho consuetudinario)
- Un empleado estatutario
- Una persona con condición estatutaria que no es empleado
- Un empleado de gobierno (en inglés)
Para determinar si la persona que provee los servicios es empleado o contratista independiente, se tiene que tener en cuenta toda la información que demuestre el grado de control e independencia.
Reglas de la Ley Consuetudinaria
Los hechos que demuestran el grado de control e independencia se dividen en tres categorías: (en inglés)
- Comportamiento: ¿Tiene el negocio el control o el derecho de controlar lo que el empleado hace y cómo el/ella desempeña su trabajo?
- Control financiero: ¿El pagador controla todos los aspectos comerciales del trabajo del empleado? (esto incluye la manera en que se le paga al empleado, si los gastos son o no son reembolsados, quién provee herramientas/materiales, etcétera).
- Tipo de relación: ¿Existen contratos escritos y beneficios del tipo que se ofrecen a los empleados (por ejemplo, planes de pensión, seguros, vacaciones pagadas, etcétera)? ¿Va a continuar esta relación y es el trabajo realizado un aspecto clave del negocio?
Los dueños de negocios tienen que tomar en consideración todos estos factores al determinar si un trabajador es empleado o contratista independiente. Es posible que algunos de estos factores señalen que el trabajador es empleado, mientras que otros factores indiquen que el trabajador es contratista independiente. El número de factores en sí no determina si el trabajador es empleado o contratista independiente y esta decisión no depende de un solo factor. Además, algunos de los factores pueden ser relevantes en una situación y no en otra.
La clave es observar todos los aspectos de la relación en su totalidad, tener en cuenta el grado del derecho de dirigir y controlar el negocio, y finalmente documentar todo factor utilizado para llegar a esa determinación.
Formulario SS-8
Si, después de haber revisado la evidencia de las tres categorías, todavía no está seguro si un trabajador es empleado o contratista independiente, puede presentar ante el IRS el Formulario SS-8 (en inglés), (PDF) Determination of Worker Status for Purpose of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding, (Determinación del estado de empleo de un trabajador para propósitos del impuesto federal sobre la nómina y la retención de impuestos sobre el ingreso). El formulario puede ser presentado por el negocio o por el trabajador. El IRS revisará las circunstancias y los hechos, y determinará oficialmente el estado actual del trabajador.
Tenga en cuenta que este proceso puede tomar por lo menos seis meses, pero al negocio que continúa contratando a trabajadores del mismo tipo para prestar servicios específicos, tal vez le convenga presentar el Formulario SS-8 (en inglés) (PDF).
Obligaciones del pago de impuesto sobre la nómina
Una vez que se haga una determinación (ya sea por un negocio o el IRS), el siguiente paso es presentar los formularios apropiados y pagar los impuestos correspondientes (en inglés).
- Formularios e impuestos asociados para contratistas independientes
- Formularios e impuestos asociados para empleados
Guía de impuesto sobre la nómina
Ciertos reglamentos con relación al impuesto sobre la nomina deberán seguirse para ciertas industrias. (en inglés)
- Employment Tax Guidelines: Classifying Certain Van Operators in the Moving Industry (PDF) (Guía de impuesto sobre la nomina: Clasificación de ciertos operadores de vehículos en la industria de mudanza)
- Employment Tax Procedures: Classification of Workers within the Limouisine Industry (PDF) (Procesos de impuesto sobre la nomina: Clasificación de trabajadores dentro de la industria de limosinas)
Clasificación errónea de empleados
Consecuencias de tratar a los empleados como contratistas independientes
Si usted clasifica a un empleado como contratista independiente, y no tiene una base razonable para hacerlo, usted podría ser responsable de pagar impuestos sobre la nómina para dicho empleado (las disposiciones de alivio tributario que se explican más adelante no se aplican). Para más información, vea la Sección 3509 del Código de Impuestos Internos.
Disposiciones de Alivio Tributario
Si usted tiene una base razonable para no tratar a un trabajador como empleado, quizás no tenga que pagar impuestos sobre la nómina para dicho trabajador. Para beneficiarse de este alivio tributario, usted tiene que presentar toda declaración informativa federal requerida de modo compatible con el trato tributario que usted le ha dado al empleado. Usted (o su predecesor) no puede haber tratado como empleado a ningún trabajador en un puesto considerablemente similar durante ningún período a partir de 1977. Para más información, vea la Publicación 1976 (en inglés) (PDF), Section 530 Employment Tax Relief Requirements (Requisitos para el alivio del impuesto sobre la nómina conforme a la sección 530 del Código de Impuestos Internos).
Empleados erróneamente clasificados pueden completar el formulario tributario del Seguro Social
Los trabajadores que piensan haber sido erróneamente clasificados como contratista independiente por el empleador pueden usar el Formulario 8919, Uncollected Social Security and Medicare Tax on Wages (Impuestos del Seguro Social y Medicare sobre el salario no recaudados), en inglés, para calcular y declarar la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare sobre su remuneración, los cuales aún no se han recaudado y que se tienen que pagar. Para más información, vea el artículo completo Misclassified Workers to File New Social Security Tax Form (Nuevo formulario tributario del Seguro Social para trabajadores erróneamente clasificados), en inglés.
Programa de acuerdo de clasificación voluntaria
El programa de Acuerdo de Clasificación Voluntaria del IRS o Voluntary Classification Settlement Program (VCSP por sus siglas en inglés), es un nuevo programa opcional que ofrece a los contribuyentes la oportunidad de reclasificar sus trabajadores como empleados para los períodos impositivos futuros para efectos del impuesto sobre el empleo con exención parcial de impuestos federales de empleo para los contribuyentes elegibles que están de acuerdo para tratar de forma prospectiva a sus trabajadores (o de una clase o grupo de trabajadores) como empleados. Para participar en este nuevo programa voluntario, el contribuyente debe cumplir con ciertos requisitos de elegibilidad, se aplica a participar en el VCSP presentando el Formulario 8952, Application for Voluntary Classification Settlement Program (Solicitud para el Programa de acuerdo de clasificación voluntario), en inglés, y entrar en un acuerdo final con el IRS.