¿Contratista independiente (trabajador por cuenta propia) o empleado?

Para los dueños de negocios, es importante determinar correctamente si las personas que proveen los servicios son empleados o contratistas independientes.

Por lo general, usted  tiene que retener y depositar  impuestos sobre los ingresos, impuestos al  Seguro Social y  Medicare de los salarios pagados a un empleado. Además,  también  tiene que pagar la parte correspondiente al negocio de los impuestos al Seguro Social y Medicare, así como el impuesto de desempleo sobre los salarios pagados a un empleado. Por lo general, no tiene que retener ni pagar ningún impuesto sobre los  pagos realizados a contratistas independientes.

Escoja la situación que le corresponda a usted

• Soy un contratista independiente o tengo un negocio propio
• Si usted es dueño de un negocio o contratista que provee servicios a otros negocios, por lo general se le considera trabajador por cuenta propia. Para más información sobre sus obligaciones tributarias si trabaja por cuenta propia (un contratista independiente), vea nuestro Centro de ayuda tributaria para individuos que trabajan por cuenta propia.
• Contrato a personas para proveer servicios en mi negocio
• Si usted es dueño de un negocio que contrata a otras personas para proveer servicios, entonces debe determinar si las personas que proveen los servicios son empleados o contratistas independientes. Para encontrar más información sobre este tema y cuáles son sus responsabilidades, continúe la lectura.

Determinar si las personas que proveen servicios son empleados o contratistas independientes

Para determinar cómo tratar los pagos que usted hace por servicios prestados, usted primero tiene que conocer la relación comercial entre usted y la persona que presta los servicios. La persona que presta los servicios puede ser:

• Un contratista independiente
• Un empleado (Empleado bajo las reglas del Derecho Consuetudinario)
• Un empleado estatutario
• Un empleado no-estatutario
• Un empleado de gobierno (en inglés)

Para determinar si la persona que provee los servicios es empleado o contratista independiente, se tiene que tener en cuenta toda la información que demuestre el grado de control e independencia.

Reglas de la Ley Consuetudinaria

Los hechos que demuestran el grado de control e independencia se dividen en tres categorías: (en inglés)

1. Control de Comportamiento: ¿Tiene el negocio el control o el derecho de controlar lo que el empleado hace y cómo el/ella desempeña su trabajo?
2. Control Financiero: ¿El pagador controla todos los aspectos comerciales del trabajo del empleado? (esto incluye la manera en que se le paga al empleado, si los gastos son o no son reembolsados, quién provee herramientas/materiales, etcétera).
3. Tipo de relación: ¿Existen contratos escritos y beneficios del tipo que se ofrecen a los empleados (por ejemplo, planes de pensión, seguros, vacaciones pagadas, etcétera)? ¿Va a continuar esta relación y es el trabajo realizado un aspecto clave del negocio?

Los  negocios tienen que tomar en consideración todos estos factores al determinar si un trabajador es empleado o contratista independiente. Es posible que algunos de estos factores señalen que el trabajador es empleado, mientras que otros factores indiquen que el trabajador es contratista independiente. No existe un número “mágico” o fijo de factores que “hagan” que el trabajador sea un empleado o un contratista independiente, y ningún factor es el único que sirve para tomar esta determinación.  Además,  los factores que son  relevantes en una situación pueden no serlo  en otra.

Las claves son examinar toda la relación y considerar el alcance del derecho a dirigir y controlar al trabajador. Por último, hay que documentar cada uno de los factores utilizados para llegar a la determinación.

Formulario SS-8

Si todavía no está seguro si un trabajador es empleado o contratista independiente después de haber revisado las tres categorías de evidencia, entonces puede presentar ante el IRS el  Formulario SS-8, Determinación del estado de empleo de un trabajador para propósitos del impuesto federal sobre la nómina y la retención de impuestos sobre el ingreso (en inglés)PDF. El formulario puede ser presentado por el negocio o por el trabajador. El IRS revisará las circunstancias y los hechos, y determinará oficialmente el estado actual del trabajador.

Tenga en cuenta que pueden pasar al menos seis meses hasta que se tome una decisión.  Un negocio que continúa contratando a trabajadores del mismo tipo para prestar servicios específicos, tal vez le convenga presentar el Formulario SS-8 (en inglés)PDF.

Obligaciones del pago de impuesto sobre la nómina

Una vez que se haga una determinación (ya sea por un negocio o el IRS), el siguiente paso es presentar los formularios apropiados y pagar los impuestos correspondientes.

• Formularios e impuestos asociados para contratistas independientes
• Formularios e impuestos asociados para empleados

Guías de impuesto sobre la nómina

Existen directrices específicas  con relación al impuesto sobre la nómina que deben seguirse para ciertas industrias.

• Guía de impuesto sobre la nómina: Clasificación de ciertos operadores de furgonetas  en la industria de mudanzas (en inglés)PDF
• Procesos de impuesto sobre la nómina: Clasificación de trabajadores dentro de la industria de limosinas (en inglés)PDF

Clasificación errónea de empleados

Consecuencias de tratar a un  empleado como contratista independiente

Si usted clasifica a un empleado como contratista independiente, y no tiene una base razonable para hacerlo, entonces usted podría ser responsable de pagar impuestos sobre la nómina para dicho empleado (las disposiciones de alivio tributario que se explican más adelante no se aplican). Para más información, vea la Sección 3509 del Código de Impuestos Internos.

Disposiciones de Alivio Tributario

Si usted tiene una base razonable para no tratar a un trabajador como empleado, entonces puede que no tenga que pagar impuestos sobre la nómina para dicho trabajador. Para beneficiarse de este alivio tributario, usted tiene que presentar toda declaración informativa federal requerida de modo compatible con el trato tributario que usted le ha dado al empleado. Usted (o su predecesor) no puede haber tratado como empleado a ningún trabajador en un puesto considerablemente similar durante ningún período a partir de 1977. Para más información, vea la Publicación 1976, Requisitos para el alivio del impuesto sobre la nómina conforme a la sección 530 del Código de Impuestos Internos (en inglés)PDF.

Empleados erróneamente clasificados pueden completar el formulario tributario del Seguro Social

Los trabajadores que piensan haber sido erróneamente clasificados como contratista independiente por el empleador pueden usar el Formulario 8919, Impuestos al Seguro Social y Medicare sobre los  salarios no recaudados (en inglés)PDF, para calcular y declarar la parte correspondiente al empleado de los impuestos al  Seguro Social y Medicare sobre su remuneración.

Programa de acuerdo de clasificación voluntaria

El Programa de Acuerdo de Clasificación Voluntaria (VCSP, por sus siglas en inglés) (en inglés) es un programa opcional que ofrece a los contribuyentes la oportunidad de reclasificar sus trabajadores como empleados para los períodos tributarios futuros para efectos del impuesto sobre la nómina  con exención parcial de impuestos federales sobre la nómina para los contribuyentes elegibles que están de acuerdo para tratar de forma prospectiva a sus trabajadores (o de una clase o grupo de trabajadores) como empleados. Para participar en este programa voluntario, el contribuyente debe cumplir con ciertos requisitos de elegibilidad. Solicite para participar en el VCSP presentando el Formulario 8952, Solicitud para el programa de acuerdo de clasificación voluntaria (en inglés), para poder entrar en un acuerdo final con el IRS.