Formulario W-9
Si ha determinado que la persona a la que paga es un contratista independiente, el primer paso es que el contratista complete el Formulario W-9 (SP), Solicitud y Certificación del Número de Identificación del Contribuyente. Este formulario se puede utilizar para solicitar el nombre correcto y el Número de identificación del contribuyente, o TIN, del trabajador. El W-9 debe mantenerse en sus registros durante cuatro años para referencia futura en caso de que el trabajador o el IRS tengan alguna pregunta.
Formulario 1099-NEC
A partir de los pagos realizados en el año tributario 2020, tiene que utilizar el Formulario 1099-NEC, Remuneración para personas que no son empleados (en inglés), para informar los pagos de remuneración para personas que no son empleados (NEC, por sus siglas en inglés) informados anteriormente en la casilla 7 del Formulario 1099-MISC. Las instrucciones separadas para los declarantes/emisores del Formulario 1099-NEC están disponibles en las instrucciones para los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC (en inglés) PDF.
Los pagadores utilizan el Formulario 1099-NEC para informar los pagos realizados en el curso de un comercio o negocio a otros por servicios.
Si pagó a alguien que no es su empleado, como un subcontratista, abogado o contador $600 o más por los servicios prestados durante el año, se debe completar un Formulario 1099-NEC y se tiene que proporcionar una copia del Formulario 1099-NEC al contratista independiente antes del 31 de enero del año siguiente al pago. También tiene que enviar una copia de este formulario al IRS antes del 31 de enero.
También tenga en cuenta que los contratistas independientes pueden tener sus propios empleados o pueden contratar a otros contratistas independientes (subcontratistas). En cualquier caso, deben ser conscientes de sus responsabilidades tributarias, incluidos los requisitos de presentación y presentación de informes, para estos trabajadores.
Existen ciertas situaciones en las que no se requiere un Formulario 1099-NEC. Estas excepciones se enumeran en las instrucciones para los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC (en inglés) PDF.
La retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos y la retención de impuestos de extranjeros no residentes
Es posible que se requiera una retención sobre la compensación para no empleados. Existen dos tipos de retención para la retención no salarial:
- Retención no salarial según el Código de Impuestos Internos (IRC, por sus siglas en inglés) 3406 (retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos) y 3402.
- Retención de impuestos a los extranjeros no residentes de conformidad con el IRC 1441.
Usted tiene que retener el 24% (tasa de retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos) de los pagos declarables de compensación de no empleados a personas estadounidenses (individuos o entidades) si la persona estadounidense no proporcionó su número de identificación del contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés) de la manera requerida, o el IRS le notifica que el TIN fue reemplazado por el trabajador es incorrecto y el trabajador no certifica su TIN como se requiere en el aviso. El Formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre los ingresos retenidos, tiene que presentarse si el pagador debe deducir la retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos. Para obtener más información sobre el Formulario 945, consulte el Tema 307, Retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos y la Publicación 15 (sp) (Circular E), Guía Tributaria para Empleadores (en inglés).
Los servicios personales independientes (un término que se utiliza comúnmente en los tratados tributarios) son los servicios personales que presta un contratista extranjero no residente independiente, a diferencia de los que presta un empleado. Los pagos realizados a estas personas pueden estar sujetos a una retención del 30% (tasa de retención para extranjeros no residentes), a menos que el tratado tributario o la ley establezcan una tasa más baja. Si no puede determinar si el trabajador es una persona extranjera o estadounidense, las normas de presunción exigen que trate al trabajador como una persona estadounidense no exenta y deduzca retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos. El Formulario 1042, Declaración anual de la retención de impuestos para personas extranjeras con fuentes de ingresos estadounidenses (en inglés) tiene que presentarse si el pagador está obligado a presentar el Formulario 1042-S. El Formulario 1042-S se requiere incluso si el impuesto no se retuvo realmente. Para obtener más información sobre la retención de pagos a extranjeros no residentes, consulte la retención NRA (en inglés), la Publicación 515, Retención de impuestos a extranjeros no residentes y entidades extranjeras (en inglés) y la Publicación 901, Tratados tributarios estadounidenses (en inglés).
Presentación electrónica de los Formularios 1099 con IRIS
El portal del contribuyente del sistema de admisión de declaraciones informativas (IRIS, por sus siglas en inglés) (en inglés) es un sistema que ofrece un método en línea gratuito para presentar electrónicamente los Formularios 1099. Este servicio gratuito de presentación electrónica es seguro, preciso y no requiere ningún software especial. Esto puede resultar especialmente útil para cualquier negocio pequeño que actualmente envía sus Formularios 1099 en papel al IRS. A través del portal del contribuyente, puede presentar prórrogas automáticas, hacer correcciones y reducir los gastos relacionados con la presentación en papel. El portal del contribuyente le permite ingresar datos para crear los Formularios 1099 al ingresar la información o al cargar un archivo .csv. Para obtener más información, consulte la Publicación 5717, Guía del usuario del portal del IRS (en inglés) PDF. Puede continuar utilizando el sistema de presentación electrónica de declaraciones informativas (FIRE, por sus siglas en inglés) para presentar sus declaraciones informativas.
Presentación electrónica con FIRE
El sistema de presentación electrónica de declaraciones informativas (FIRE) (en inglés) está configurado para que las instituciones financieras y otros presenten los formularios de declaración de información 1042-S, 1098, 1099, 5498, 8027 o W-2G. Las declaraciones informativas se pueden presentar electrónicamente, sin embargo, usted tiene que tener un software que pueda producir el archivo en el formato adecuado como lo requiere la Publicación 1220. FIRE no proporciona una opción de formulario rellenable electrónico.
Requisito de presentación electrónica
Se enmendó el reglamento que redujo a 10 el límite por el cual los empleadores tienen que presentar ciertas declaraciones informativas. Por ejemplo, la serie del Formulario 1099, que tiene que presentarse a partir del 1 de enero de 2024, los reglamentos finales (en inglés):
- reducen el límite de 250 declaraciones promulgado en los reglamentos anteriores para exigir, en general, que los declarantes presenten electrónicamente 10 o más declaraciones en un año calendario.
- exigen a los declarantes que agreguen casi todos los tipos de declaraciones informativas cubiertas por el reglamento para determinar si un declarante cumple con el límite de 10 declaraciones y está obligado a presentar electrónicamente sus declaraciones informativas.
Para este propósito, se tienen que agregar los siguientes formularios de declaraciones informativas: Formulario 1042-S, la serie del Formulario 1094, Formulario 1095-B, Formulario 1095-C, Formulario 1097-BTC, Formulario 1098, Formulario 1098-C, Formulario 1098-E, Formulario 1098-Q, Formulario 1098-T, la serie del Formulario 1099, Formulario 3921, Formulario 3922, la serie del Formulario 5498, Formulario 8027, Formulario W-2G y Formulario W-2.
Si usted es un empleador que presenta el Formulario W-2 (en inglés), Comprobante de salarios y retención de impuestos, también se aplica el límite reducido (en inglés). Los empleados deben visitar los Servicios comerciales en línea (en inglés) de la Administración del Seguro Social para obtener más información sobre cómo presentar electrónicamente sus Formularios W-2.