Formularios e impuestos asociados para contratistas independientes

Formulario W-9

Si ha determinado que la persona a la que paga es un contratista independiente, el primer paso es que el contratista complete el Formulario W-9 (SP), Solicitud y Certificación del Número de Identificación del Contribuyente. Este formulario se puede utilizar para solicitar el nombre correcto y el Número de identificación del contribuyente, o TIN, del trabajador. El W-9 debe mantenerse en sus registros durante cuatro años para referencia futura en caso de que el trabajador o el IRS tengan alguna pregunta.

Formulario 1099-NEC

A partir del año tributario 2020, tiene que utilizar el Formulario 1099-NEC, Compensación para no empleados (en inglés), para informar los pagos de compensación para no empleados (NEC, por sus siglas en inglés) informados anteriormente en la casilla 7 del Formulario 1099-MISC. Las instrucciones separadas para los contribuyentes/emisores del Formulario 1099-NEC están disponibles en las Instrucciones para los formularios 1099-MISC y 1099-NEC (en inglés)PDF.

Los pagadores utilizan el Formulario 1099-NEC para informar los pagos realizados en el curso de un comercio o negocio a otros por servicios.

Si pagó a alguien que no es su empleado, como un subcontratista, abogado o contador $600 o más por los servicios prestados durante el año, se debe completar un Formulario 1099-NEC y se tiene que proporcionar una copia del Formulario 1099-NEC al contratista independiente antes del 31 de enero del año siguiente al pago. También tiene que enviar una copia de este formulario al IRS antes del 31 de enero.

También tenga en cuenta que los contratistas independientes pueden tener sus propios empleados o pueden contratar a otros contratistas independientes (subcontratistas). En cualquier caso, deben ser conscientes de sus responsabilidades tributarias, incluidos los requisitos de presentación y presentación de informes, para estos trabajadores.

Existen ciertas situaciones en las que no se requiere un Formulario 1099-NEC. Estas excepciones se enumeran en las Instrucciones para los formularios 1099-MISC y 1099-NEC (en inglés)PDF.

La retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos y la retención de impuestos de extranjeros no residentes

Es posible que se requiera una retención sobre la compensación para no empleados. Existen dos tipos de retención para la retención no salarial:

• Retención no salarial según el Código de Impuestos Internos (IRC, por sus siglas en inglés) 3406 (retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos) y 3402.
• Retención de impuestos a los extranjeros no residentes de conformidad con el IRC 1441.

Usted tiene que retener el 24% (tasa de retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos) de los pagos declarables de compensación de no empleados a personas estadounidenses (individuos o entidades) si la persona estadounidense no proporcionó su número de identificación del contribuyente (TIN) de la manera requerida, o el IRS le notifica que el TIN fue reemplazado por el trabajador es incorrecto y el trabajador no certifica su TIN como se requiere en el aviso. El Formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre los ingresos retenidos, tiene que presentarse si el pagador debe deducir la retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos. Para obtener más información sobre el Formulario 945, consulte el Tema 307, Retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos y la Publicación 15, (Circular E), Guía de tributaria para el empleador (en inglés).

Los servicios personales independientes (un término que se utiliza comúnmente en los tratados tributarios) son los servicios personales que presta un contratista extranjero no residente independiente, a diferencia de los que presta un empleado. Los pagos realizados a estas personas pueden estar sujetos a una retención del 30% (tasa de retención para extranjeros no residentes), a menos que el tratado tributario o la ley establezcan una tasa más baja. Si no puede determinar si el trabajador es una persona extranjera o estadounidense, las normas de presunción exigen que trate al trabajador como una persona estadounidense no exenta y deduzca retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos. El Formulario 1042, Declaración anual de retención de impuestos para ingresos de fuente estadounidense de personas extranjeras (en inglés) tiene que presentarse si el pagador está obligado a presentar el Formulario 1042-S. El Formulario 1042-S se requiere incluso si el impuesto no se retuvo realmente. Para obtener más información sobre la retención de pagos a extranjeros no residentes, consulte la retención NRA (en inglés), la Publicación 515, Retención de impuestos a extranjeros no residentes y entidades extranjeras (en inglés) y la Publicación 901, Tratados tributarios de los Estados Unidos (en inglés).

Presentación electrónica de los Formularios 1099 con IRIS

El portal del contribuyente del sistema de admisión de declaraciones informativas (IRIS, por sus siglas en inglés) (en inglés) es un sistema que ofrece un método en línea gratuito para presentar electrónicamente los Formularios 1099. Este servicio gratuito de presentación electrónica es seguro, preciso y no requiere ningún software especial. Esto puede resultar especialmente útil para cualquier negocio pequeño que actualmente envía sus Formularios 1099 en papel al IRS. A través del portal del contribuyente, puede presentar prórrogas automáticas, hacer correcciones y reducir los gastos relacionados con la presentación en papel. El portal del contribuyente le permite ingresar datos para crear los Formularios 1099 al ingresar la información o al cargar un archivo .csv. Para obtener más información, consulte la Publicación 5717, Guía del usuario del portal del IRS (en inglés)PDF. Puede continuar utilizando el sistema de presentación electrónica de declaraciones informativas (FIRE, por sus siglas en inglés) para presentar sus declaraciones informativas.

Presentación electrónica con FIRE

El sistema de presentación electrónica de declaraciones informativas (FIRE) (en inglés) está configurado para que las instituciones financieras y otros presenten los formularios de declaración de información 1042-S, 1098, 1099, 5498, 8027 o W-2G. Las declaraciones de información se pueden presentar electrónicamente, sin embargo, usted tiene que tener un software que pueda producir el archivo en el formato adecuado como lo requiere la Publicación 1220. FIRE no proporciona una opción de formulario rellenable electrónico.

Los requisitos de presentación electrónica cambiarán a partir de 2024

El Departamento del Tesoro y el Servicio de Impuestos Internos emitieron unas regulaciones finales (en inglés) que modifican las reglas para la presentación de declaraciones y otros documentos electrónicamente. Estas regulaciones afectan a los declarantes que presentan muchos tipos de declaraciones, incluidas las declaraciones informativas (por ejemplo, los Formularios 1099) y las declaraciones de retención de impuestos (por ejemplo, los Formularios 945 y 1042).

Para las declaraciones informativas (por ejemplo, las series del Formulario 1099) que deben presentarse a partir del 1 de enero de 2024 o después, las regulaciones finales:

• reducen el límite de 250 declaraciones promulgado en regulaciones anteriores para exigir, por lo general, la presentación electrónica por parte de los declarantes de 10 o más declaraciones en un año calendario.
• exige a los declarantes que agreguen casi todos los tipos de declaraciones informativas cubiertas por la regulación para determinar si un declarante cumple con el límite de 10 declaraciones y está obligado a presentar electrónicamente sus declaraciones de información.