Формы и связанные с ними налоги для независимых подрядчиков

Форма W-9

Если вы определили, что человек, которому вы платите, является независимым подрядчиком, первым шагом является заполнение подрядчиком Формы W-9 «Запрос идентификационного номера налогоплательщика и сертификации. Эта форма может быть использована для запроса точного имени и идентификационного номера налогоплательщика или TIN работника. Форма W-9 должна храниться в ваших файлах в течение четырех лет для будущих ссылок в случае любых вопросов со стороны работника или IRS.

Форма 1099-NEC

Начиная с выплат, произведенных в 2020 налоговом году, вы должны использовать Форму 1099-NEC «Заработная плата работника, работающего не по найму» (Английский), чтобы указать выплаты компенсации работникам, работающим не по найму (NEC), которые ранее указывались в графе 7 Формы 1099-MISC. Отдельные инструкции для тех кто подает/выдает Форму 1099-NEC содержатся в инструкциях к Формам 1099-MISC и 1099-NEC за 2020 год (Английский) PDF.

Форма 1099-NEC используется платящей стороной для отчетности о платежах, выданных другим лицам за услуги в рамках профессиональной или коммерческой деятельности.

Если вы заплатили 600 долларов США или более кому-то, кто не является вашим наемным работником, например, субподрядчику, адвокату или бухгалтеру, за услуги, предоставляемые в течение года, вам необходимо заполнить форму 1099-NEC, а копию этой формы необходимо предоставить независимому подрядчику до 31 января того года, который следует за годом оплаты. Вы также должны отправить копию этой формы в IRS до 31 января.

Также обратите внимание, что независимые подрядчики могут иметь своих собственных наемных работников или нанимать других независимых подрядчиков (субподрядчиков). В любом случае они должны быть осведомлены о своих налоговых обязанностях, в том числе о требованиях в отношении подачи соответствующих форм и другой отчетности, касающихся таких работников.

Существуют определенные ситуации, когда 1099-NEC не требуется. Эти исключения перечислены в инструкциях к Формам 1099-MISC и (Английский) PDF.

При подаче 10 или более информационных деклараций в одном календарном году, Формы 1099-NEC должны подаваться в электронном формате. Информационные декларации можно подать в электронном формате (Английский) посредством нижеперечисленных систем Налогового управления:

Дополнительное удержание налога и удержание налога с иностранцев-нерезидентов

Иногда требуется удерживать налог с выплат работникам, работающим не по найму. Существует два вида удержаний, не связанных с заработной платой:

Удержание, не связанное с заработной платой, в соответствии с разделом 3406 Налогового кодекса (IRC) «Дополнительное удержание налога» и разделом 3402.
Удержание налога с иностранцев-нерезидентов в соответствии с разделом 1441 Налогового кодекса (IRC).

Вы должны удерживать 24% (ставка дополнительного удержания) с подлежащих налогообложению выплат компенсаций работникам, работающим не по найму, у лиц США (физических или юридических), если лицо США не предоставило свой идентификационный номер налогоплательщика (TIN) в требуемом порядке, или IRS уведомило вас, что TIN, предоставленный получателем, неверен, и получатель не удостоверил свой TIN, как это требуется в уведомлении. Форма 945 «Ежегодная декларация об удержанном федеральном подоходном налоге», должна быть подана, если плательщик обязан произвести дополнительное удержание. Более подробную информацию о Форме 945 см. в Теме № 307 «Дополнительное удержание» и Публикации № 15 (Циркуляр E) «Налоговый справочник работодателя» (Английский).

Независимые личные услуги (термин, широко используемый в налоговых соглашениях) – это личные услуги, оказываемые независимым подрядчиком-иностранцем, не являющимся резидентом, в отличие от услуг, оказываемых наемным работником. Платежи, предназначенные для таких лиц, могут облагаться 30-процентным удержанием (ставка удержания для иностранцев-нерезидентов), если более низкая ставка не предусмотрена налоговым соглашением или законом. Если вы не можете определить, является ли получатель платежа иностранным лицом или лицом США, правила подразумевают, чтобы вы рассматривали получателя платежа как лицо США, не освобожденное от уплаты налогов, и производили дополнительное удержание. Форма 1042 «Годовая декларация о налогах, удерживаемых из доходов иностранных лиц в США» (Английский) должна быть подана, если плательщик обязан подавать Форму 1042-S. Подавать Форму 1042-S необходимо, даже если налог фактически не был удержан. Более подробную информацию об удержании налога с выплат иностранцам-нерезидентам см. в разделе «Удержание налогов иностранцев-нерезидентов» (Английский), Публикацию № 515 «Удержание налога с иностранцев-нерезидентов и иностранных организаций» (Английский) и Публикации № 901 «Соглашения США об избежании двойного налогообложения» (Английский).