表格 W-9
如果您判斷您付款的人是一位獨立承包商，首先要做的是讓承包商填寫表格 W-9——請求納稅人識別號碼和證明。此表格可用於請求收款人的正確姓名和納稅人識別號碼，或簡稱 TIN。W-9 應在您的檔案中保留四年，以備將來在工作人員或 IRS 提出任何問題時用作參考。
表格 1099-NEC
自 2020 稅務年度開始，您必須使用表格 1099-NEC——非僱用報酬（英文）申報過去在表格 1099-MISC 方框 7 中申報的非僱員報酬（NEC）款項。表格 1099-MISC 和 1099-NEC 的說明（英文） PDF中提供了針對表格 1099-NEC 的申報人/發佈者的單獨說明。
付款人使用表格 1099-NEC 申報在貿易或業務過程中向他人支付的服務款項。
如果您針對分包商、律師或會計師等非您僱員的人支付了 600 美元或以上的費用，以支付當年提供的服務，則需要填寫表格 1099-NEC，並且必須在繳款後的次年 1 月 31 日之前向獨立承包商提供表格 1099-NEC 。您還必須在 1 月 31 日之前將此表格發送給 國稅局。
另請注意，獨立承包商可能有自己的員工或可能會僱用其他獨立承包商（分包商）。在任何一種情況下，他們都應該瞭解他們對這些勞工的稅務責任，包括申報和報告要求。
在特定情況下，表格 1099-NEC 不是必須的。這些例外情形列於表格 1099-MISC 和 1099-NEC 的說明（英文） PDF中。
備用預扣稅和非稅法定義居民預扣稅
非僱員薪酬可能需要預扣稅款。非薪資預扣稅存在兩種預扣類型：
- 根據《國內稅收法》（IRC）3406（備用預扣稅）和 3402 的非薪資預扣稅。
- 根據《國內稅收法》（IRC）1441 對非稅法定義居民預扣稅款。
如果美國人未按要求提供其納稅人識別號碼（TIN），或 IRS 通知您收款人提供的 TIN 不正確且收款人未按照通知要求證明其 TIN，您必須從向美國人（個人或實體）支付的應申報非僱員薪酬中預扣 24%（備用預扣稅）。如果付款人需要扣除備用預扣稅，則必須申報表格 945——預扣聯邦所得稅年度納稅申報單。有關表格 945 的更多資訊，請參閱稅務主題 307——備用預扣稅以及出版物 15──E 號通知——僱主的稅務指南（英文）。
獨立個人服務（稅務條約中常用的術語）是由獨立的非稅法定義居民承包商提供的個人服務，與僱員提供的服務不同。支付給這些人的款項可能需要繳納 30% 的預扣稅（非稅法定義居民預扣稅），除非稅務條約或法律規定了較低的稅率。如果您無法判斷收款人是外國人還是美國人，推定規則要求您將收款人視為非豁免美國人並扣除備用預扣稅。如果付款人需要申報表格 1042-S，則必須提交表格 1042——外國人的美國來源收入的年度預扣稅申報表（英文）。即使未實際預扣稅款，也需要申報表格 1042-S。有關向非稅法定義居民支付的款項的預扣稅的更多資訊，請參閱 NRA 預扣稅（英文），出版物 515——對非稅法定義居民和外國實體預扣稅款（英文），以及出版物 901——美國稅務條約（英文）。
使用 IRIS 電子申報表格 1099
稅務資料申報表收取系統（IRIS）納稅人入口網站（英文）是一個讓您免費在線以電子方式提交 1099 表格的系統。這項免費電子申報服務是安全、準確且不需要特殊軟體的。這可能對目前向 IRS 發送紙本表格 1099 的任何小企業特別有幫助。透過納稅人入口網站，您可以遞交自動延期、進行更正並減少與紙本申報相關的費用。納稅人入口網站允許您透過輸入資訊或上傳 .csv 檔案來輸入資料以建立表格 1099。有關更多資訊，請參閱出版物 5717——IRS 入口網站使用者指南（英文） PDF。您可以繼續使用 “電子申報稅務資料申報表”（FIRE）系統申報您的稅務資料申報表。
使用 FIRE 電子申報
此電子申報稅務資料申報表（FIRE）（英文）系統是為金融機構和其他機構設定的，用於申報稅務資料申報表 1042-S、1098、1099、5498、8027 或 W-2G。稅務資料申報表能進行電子申報，然而，您必須擁有能夠按照出版物 1220 的要求以正確格式產生檔案的軟體。FIRE 不提供電子填入表格選項。
電子申報要求
修訂後的法規將僱主必須提交某些稅務資料申報表的門檻降至 10。例如，要求在 2024 年 1 月 1 日或之後提交的 1099 系列表格，最終法規（英文）
- 降低之前法規中規定的 250 份申報的門檻，一般要求在一個日曆年內提交 10 份或更多申報表的申報人進行電子申報。
- 最終條例要求申報人將條例涵蓋的幾乎所有稅務資料申報類型彙總，以確定申報人是否滿足10 份申報表的門檻，並需要以電子方式提交其稅務資料申報表。
爲此目的，必須將以下稅務資料申報表合在一起： 1042-S 表、1094 系列表、1095-B 表、1095-C 表、1097-BTC 表、1098 表、1098-C 表、1098-E 表、1098-Q 表、1098-T 表、1099 系列表、3921 表、3922 表、5498 系列表、8027 表、W-2G 表和 W-2 表。
如果您是提交 W-2 表（英文）（工資和稅款報表）的僱主，降低的門檻（英文）也同樣適用。僱主應訪問社會保障局的 “商業服務在線” （英文）,瞭解有關以電子方式提交W-2 的更多資訊。