Владельцам компаний абсолютно необходимо правильно определить, являются ли предоставляющие им услуги лица наемными работниками или независимыми подрядчиками.
Как правило, вы должны удерживать и перечислять подоходные налоги, налоги в фонд социального обеспечения и программы «Медикер» с заработной платы наемного работника. Кроме того, вы, как работодатель, должны платить соответствующую часть налогов в фонд социального обеспечения и программы «Медикер», а также платить налог в фонд пособий по безработице как процент с заработной платы, выплачиваемой работнику. Как правило, вы не должны удерживать или перечислять какие-либо налоги с выплат независимым подрядчикам.
Выберите ситуацию, которая относится к вам:
- Я являюсь независимым подрядчиком или владельцем собственного предприятия
Если вы являетесь владельцем собственного предприятия или подрядчиком, предоставляющим услуги другим предприятиям, вы, как правило, считаетесь лицом, работающим на себя. Если вы являетесь лицом, работающим на себя (независимым подрядчиком), для получения дополнительной информации о ваших налоговых обязательствах обратитесь к нашему Налоговому центру для самостоятельно занятых лиц.
- Я нанимаю на работу или по контракту лиц, предоставляющих услуги моему предприятию
Если вы являетесь владельцем собственного предприятия, нанимающим на работу или по контракту других лиц для оказания услуг вашему предприятию, вы должны определить, следует ли считать таких лиц вашими наемными работниками или независимыми подрядчиками. Дополнительные сведения на эту тему и о ваших обязанностях приводятся ниже.
Определение того, являются ли лица, предоставляющие услуги, наемными работниками или независимыми подрядчиками
Прежде чем определить налоговый статус выплат за предоставленные вам услуги, вы должны сначала определить характер деловых отношений, существующих между вами и лицом, предоставившим эти услуги. Лицо, предоставляющее услуги, может быть классифицировано как:
- независимый подрядчик
- наемный работник (согласно общему праву)
- законный штатный сотрудник
- законный внештатный сотрудник
- государственный служащий (Английский)
При определении того, является ли лицо, предоставляющее услуги, наемным работником или независимым подрядчиком, необходимо учитывать всю информацию, свидетельствующую о степени его подконтрольности и независимости.
Законы общего права
Факты, свидетельствующие о степени подконтрольности и независимости, разделяются на три категории:
- Поведение (Английский): Контролирует ли компания, чем занимается работник и как он выполняет свои должностные обязанности, и располагает ли компания правом на такой контроль?
- Финансовые (Английский): Контролирует ли плательщик должностные аспекты деятельности работника? (включая, в частности, по какой схеме оплачивается труд работника, возмещаются ли ему понесенные расходы, кто предоставляет инструменты и материалы и т.п.)
- Характер отношений (Английский): Существует ли письменный договор или льготы для наемных работников (например, пенсионный план, страховка, оплаченный отпуск и т.п.)? Продлятся ли в дальнейшем деловые отношения и следует ли считать выполненную работу ключевым аспектом деловой деятельности предприятия?
Компании должны взвесить все эти факторы при определении, является ли данное лицо наемным работником или независимым подрядчиком. Одни факторы могут указывать, что данное лицо является наемным работником, в то время как другие факторы могут свидетельствовать в пользу его статуса независимого подрядчика. Не существует какого-то «волшебного» или стандартного набора факторов, автоматически «превращающих» то или иное лицо в наемного работника или в независимого подрядчика, и ни один фактор не является определяющим в этом отношении. Помимо этого, факторы, обладающие значимостью в одной ситуации, могут не обладать таковой в других обстоятельствах.
Главное - проанализировать полный спектр отношений и оценить объем права руководить и контролировать работника. Наконец, задокументируйте все факторы, использованные при определении статуса вашего работника.
Удаленный работник
Сотрудник, работающий удаленно, например, оказывающий вам услуги из другого места, нежели офис, находящийся под вашим управлением, является вашим наемным работником в соответствии с законами общего права, если вы можете контролировать, что и как будет сделано. Это так, даже если работник делает выбор работать в удаленном режиме. Что важно, так это то, что вы имеете право контролировать детали выполнения услуг.
Если удаленный работник - гражданин США или иностранец-резидент, работающий за пределами США на американского работодателя, ознакомьтесь с дополнительной информацией на следующих страницах.
- Удержание федерального подоходного налога с лиц, нанятых за границей американским лицом (Английский)
- Налог в фонд социального обеспечения и программы «Медикер» для граждан США и иностранцев-резидентов, нанятых за границей американским работодателями (Английский)
- Граждане США и иностранцы-резиденты, нанятых за границей - FUTA (Английский)
Форма SS-8
Если при рассмотрении всех трех категорий все еще остается неясным, является ли данное лицо наемным работником или независимым подрядчиком, можно подать Форму SS-8 «Определение статуса работников для федеральных налогов на заработную плату лиц, работающих по найму, и удержания подоходных налогов» (Английский) в Налоговое управление США (IRS). Эта форма может быть подана как предприятием, так и самим работником. IRS проанализирует факты и обстоятельства и даст официальное заключение относительно статуса работника.
Имейте в виду, что на получение решения от IRS может уйти не менее шести месяцев. Предприятию, постоянно нанимающему работников одного и того же профиля для выполнения определенных обязанностей, возможно, имеет смысл подавать Форму SS-8.
Налоговые обязательства при использовании наемного труда
После того, как решение вынесено (самим предприятием или Налоговым управлением США), следующим шагом будет подача соответствующих форм и уплата соответствующих налогов.
- Формы и соответствующие налоги для независимых подрядчиков
- Формы и соответствующие налоги для наемных работников
Ошибочная классификация наемных работников
Последствия обращения с наемным работником как с независимым подрядчиком
Если вы классифицировали наемного работника как независимого подрядчика, не имея для этого достаточных оснований, вас могут признать ответственным за неуплату налогов на заработную плату указанного работника (приводимое ниже положение об освобождении от уплаты этого налога на данный случай не распространяется). См. Раздел 3509 Налогового кодекса США для более подробной информации.
Положения об освобождении от налога
Если у вас имеются достаточные основания не классифицировать работника как наемного работника, вы можете претендовать на освобождение от уплаты налога на заработную плату этого работника. Для этого вы должны подать все необходимые федеральные информационные декларации на основе, соответствующей режиму работы с работником. Вы (или ваш предшественник) не должны были обращаться с работником, занимающим практически аналогичную должность, как с наемным работником в течение любых периодов, начинающихся после 1977 года. Дополнительная информация приводится в Публикации № 1976 «Раздел 530. Критерии освобождения от налога на заработную плату» (Английский) PDF.
Ошибочно классифицированные работники могут приложить Форму 8919 к своей декларации о подоходном налоге, чтобы заявить о невзысканном налоге в фонд социального обеспечения и «Медикер»
Работники, которые считают, что работодатель ошибочно классифицировал их как независимых подрядчиков, могут воспользоваться Формой 8919 «Невзысканный налог на заработную плату в фонд социального обеспечения и программы "Медикер"» (Английский) для расчета и декларирования приходящейся на долю работника части невзысканных налогов на его заработки в фонд социального обеспечения и программы «Медикер».
Программа добровольной установки классификации
Программа добровольной установки классификации (VCSP) (Английский) – это альтернативная программа, предоставляющая налогоплательщикам возможность изменить классификацию своих работников, признав их лицами, работающими по найму для последующих налоговых периодов в части обложения налогом, удерживаемым работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму, с частичным освобождением от уплаты этого федерального налога теми налогоплательщиками, которые имеют на то право и согласились заранее рассматривать своих работников (либо категорию или группу работников) как лиц, работающих по найму. Для участия в этой добровольной программе налогоплательщик должен отвечать соответствующим определенным требованиям. Для заключения соглашения с Налоговым управлением США о взимании налогов, подайте заявку на участие в программе, заполнив Форму 8952 «Заявка на участие в Программе добровольной установки классификации» (Английский).