主題752 - W-2和W-3表的申報

W-2表

雇主必須填寫,以電子或郵寄方式向 社會安全局(英文)申報,以及提供W-2表【工資年結表】(英文)給他們的員工,列出向每一位員工支付的全年工資及預扣稅金。正確而且準時填寫W-2表是非常重要的,因為員工的社會安全保險和醫療保險的福利是基於表格 W-2 的資訊而計算的。

W-3表

需要申報W-2表的任何人也必須申報W-3表【工資年結表傳送書】(英文),以此遞交W-2表的A聯給社會安全局。在相關的雇用稅務表格上(年度中的941表 (Form 941 (英文)),943表(Form 943 (英文)),944表(Form 944 (英文)) 或1040表副表H(Form 1040, Schedule HPDF))的申報總金額應該和W-3表上申報的金額相同。如果您有W-2表或W-3表上有關某個框格的問題,請參考W-2以及W-3表格的一般說明(英文),說明中提供了就每一個框格的詳細解釋。您索取W-2表時,記得也要索取W-3表。

當您向 SSA 以電子方式提交 W-2 表格時,無需提交 W-3 表格。他們的 W-2 線上服務 (英文) 將為您創建電子表格 W-3。

何時申報

您必須在 2024 年 1 月 31 日之前透過郵寄或電子方式向 SSA 提交表格 W-2 的A聯單 以及傳送  W-3表(英文)。如果您已終止企業,則適用特殊截止日期。

您必須將W-2表的B,C及第2聯在2024年的1月31日前交給您的員工。如果表格的地址正確而且在截止日期或之前寄出,您就符合提供要求。如果一名員工在年底前離職,您可以在2024的年的1月31日前任何時間, 但不能遲於此時間, 將W-2表交給您的前任員工。如果您的員工向您索取W-2表,您必須在索取表格的30天內,或者在最後一次工資支付的30天內將B、C聯及第2聯交給員工。

電子申報要求

雇主申報10 份 (英文)以上的稅務資料申報表, 包括W-2表, 必須進行電子報稅,除非已取得國稅局的豁免。我們鼓勵所有的雇主使用電子申報W-2表。有關電子報稅更多的資訊,請參考W-2表和W-3表一般說明(英文)以及主題801(Topic 801),主題802(Topic 802) 和主題803(Topic 803)。您可以向社會安全局的SSA在線企業服務Business Services Online (BSO) (英文)取得更多有關電子申報W-2表和W -3的資訊,或是致電800-772-6270(TTY 800-325-0778)。

透過郵件提交

正式的W-2表是多聯的一套表格。此六聯單的表格提供使用者可能需要的各個W-2表(A聯,第1聯,B聯,C聯,第2聯,及D聯)。表格 W-2 和表格 W-3 的A聯單郵寄地址也列於 表格 W-2 和 W-3 的一般說明(英文)PDF中。如適用,請將副本 1 寄至您所在州、市或地方稅務部門。請聯絡該州、市或地方稅務部門以了解要求和傳輸資訊。您送至社會安全局的W-3表以及W-2表的A聯必須採用官方紅墨水版本(或批准的替代版本),並且可 線上(英文) 索取或致電800-TAX-FORM (800-829-3676) 索取。有關更多資訊,請參考W-2及W-3 表格一般說明(英文)  。

製作一份 W-3 表的副本和每份 W-2 表的副本(A聯單 或D 聯單),作為記錄保存至少 4 年。

如適用,請將第1聯送交您的州,市政府或當地的稅務部門。請聯絡各州,市政府或當地稅務部門取得相關規定及傳送文件的資訊。

準備W-2表

  • 請用黑色墨水打字輸入所有的條目,如可能,請用12點【Courier】字體。條目的資料是由機器讀取。不建議手寫,草寫或斜體字體。用黑色以外的輸入的條目是無法被讀取的。
  • 不可使用美元($)的符號或逗點,使用小數點 (00000.00)。顯示金額的美分部分; 或放入0字表示沒有角或分的零頭。
  • 不可做任何的塗改,劃掉,或用修正液更改。A聯絕不能有任何錯誤。如果您有錯,請在「作廢(VOID)」框格裡填上「X」,再重新使用另一份W-2表。不要在下一份W-2表上寫上「已更正(corrected)」。
  • 因為W-2表在單頁上列印了兩種表格, 請將整份A聯頁(此頁用紅色墨水列印)寄送給社會安全局(SSA),即使中間有一份表格是空白或已經作廢。不可將此頁切開或折疊。不可將W-2表釘在一起,或與W-3釘在一起。
  • 如果有不適用的框格,請留空白。

作更正

如果在將W-2寄出給社會安全局後,在員工的W-2表上發現錯誤,請補交一份W-2C表【糾正工資及稅務說明】(英文)。您在任何時間透過郵寄方式向社會安全局申報W-2C表格時應包括 W-3C表【糾正工資及稅務說明傳送書】(英文)。使用 Business Services Online (BSO) (在線企業服務)提交的 W-2 表格可以進行電子更正W-2c表格。

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