主題752 - W-2和W-3表的申報

W-2表

雇主必須填寫,以電子或郵寄方式向社會安全局(Social Security Administration (英文), SSA)申報,以及提供W-2表【工資年結表】(Form W-2 , Wage and Tax Statement (英文))給他們的員工,列出向每一位員工支付的全年工資及預扣稅金。正確而且準時填寫W-2表是非常重要的,因為員工的社會安全保險和醫療保險的福利是基於表格 W-2 的資訊而計算的。

W-3表

需要申報W-2表的任何人也必須申報W-3表【工資年結表傳送書】(Form W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements (英文)),以此遞交W-2表的A聯給社會安全局。在相關的雇用稅務表格上(年度中的941表 (Form 941 (英文)),943表(Form 943 (英文)),944表(Form 944 (英文)) 或1040表副表H(Form 1040, Schedule HPDF))的申報總金額應該和W-3表上申報的金額相同。如果您有W-2表或W-3表上有關某個框格的問題,請參考表格說明,說明中提供了就每一個框格的詳細解釋。有關W-2表A聯和W-3表的郵寄地址也列在W-2以及W-3的表格說明(Form W-2 and W-3 General Instructions (英文)PDF)中。您索取W-2表時,記得也要索取W-3表。

何時及何地申報

正式的W-2表是多聯的一套表格。此六聯單的表格提供使用者可能需要的各個W-2表(A聯,第1聯,B聯,C聯,第2聯,及D聯)。您必須將W-2表上的A聯單與傳送書W-3表【工資年結表的傳送書】(Form W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements (英文))在下一年度的1月底前以郵件或電子方式送交社會安全局。如果您已經結束了您的生意,則有適用的特定截止日期。您送至社會安全局的W-3表以及W-2表的A聯必須是可掃描的格式版本,並且可線上索取或致電800-TAX-FORM (800-829-3676)索取。有關更多資訊,請參考W-2及W-3 表格一般說明(Form W-2 and W-3 General Instructions (英文)PDF)。如適用,請將第1聯送交您的州,市政府或當地的稅務部門。請聯絡各州,市政府或當地稅務部門取得相關規定及傳送文件的資訊。雇主聯-D聯應保存四年。

您必須將W-2表的BC及第2聯在2022年的1月31日前交給您的員工。如果表格的地址正確而且在截止日期或之前寄出,您就符合提供要求。如果一名員工在年底前離職,您可以在2022的年的1月31日前任何時間將W-2表交給您的前任員工,但送交日不能遲於2022年的1月31日。如果您的員工向您索取W-2表,您必須在索取表格的30天內,或者在最後一次工資支付的30天內將BC聯及第2聯交給員工。

準備W-2表

  • 請用黑色墨水打字輸入所有的條目,如可能,請用12點【Courier】字體。條目的資料是由機器讀取。手寫,草寫或斜體字體和用黑色以外的輸入的條目是無法被讀取的。
  • 不可使用美元($)的符號或逗點 (00000.00),但是使用小數點。顯示小數點後第二位(或放入0字表示沒有角或分的零頭)。
  • 不可做任何的塗改,劃掉,或用修正液更改。A聯絕不能有任何錯誤。如果您有錯,請在「作廢(Void)」框格裡填上「X」,再重新使用另一份W-2表。不要在下一份W-2表上寫上「已更正(corrected)」。
  • 因為W-2表在單頁上列印了兩種表格, 請將整份A聯頁(此頁用紅色墨水列印)寄送給社會安全局(SSA),即使中間有一份表格是空白或已經作廢。不可將此頁切開或折疊。不可將W-2表釘在一起,或與W-3釘在一起。
  • 如果有不適用的框格,請留空白。

作更正

如果在將W-2寄出給社會安全局後,在員工的W-2表上發現錯誤,請補交一份W-2C表【糾正工資及稅務說明】。您在任何時間向社會安全局申報W-2C表(
Form W-2c, Corrected Wage and Tax Statement (英文)) 時,應提交 W-3C表【糾正工資及稅務說明傳送書】(Form W-3c, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements (英文)PDF)。更多資訊請參考W-2表和W-3表一般說明(Form W-2 and W-3 General Instructions (英文)PDF),瞭解有關 根據2020-65號通知2020年遞延的雇員社會保障稅和RRTA稅款的報告資訊(英文)

電子要求

雇主申報250份以上的W-2表必須進行電子報稅,除非已取得國稅局的豁免。我們鼓勵所有的雇主使用電子申報W-2表。截止日期為1月31日。有關電子報稅更多的資訊,請參考W-2表和W-3表一般說明以及主題801(Topic 801),主題802(Topic 802) 和主題803(Topic 803)。您可以向社會安全局的SSA在線業務服務Business Services Online (BSO) (英文)取得更多有關電子申報W-2表的資訊,或是聯繫社會安全局(SSA)的員工申報處1-800-772-6270(TTY 800-325-0778)取得電子報稅規格。

2019年7月1日頒布的《2019年納稅人優先法案》(Pub. L. 116-25)授權財政部和國稅局發佈法規,減少2021納稅年度申報表的250份申報表要求。如果這些規定已發佈並適用於需要在2022年提交的2021納稅年度申報表,國稅局將在 IRS.gov/form1099 (英文)上發佈文章,解釋這一變化。然而,在頒布法規之前,這個數位仍然是250。

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