양식 W-2
고용주는 각 직원에게 그 해에 지불한 임금과 원천징수된 세금을 보여주는 양식 W-2, 임금 및 세금 내역서(영어) 를 사회보장국 (SSA) (영어) 과 해당 직원에게 전자식으로 또는 우편으로 제공해야 합니다. 직원의 사회보장 및 메디케어 혜택은 양식 W-2의 정보를 기반으로 계산되기 때문에, 양식 W-2를 정확하게 제 시간에 작성하는 것이 매우 중요합니다.
양식 W-3
양식 W-2의 제출이 요구되는 사람은 양식 W-2의 사본 A를 SSA에 제출을 하기 위해 반드시 양식 W-3, 임금 및 세금 내역서 송달(영어) PDF을 제출해야 합니다. 관련 고용 세금 양식 (해당 연도의 양식 941(영어), 양식 943(영어), 양식 944(영어) 또는 스케줄 H (양식 1040)(영어)에 보고된 금액의 합계는 양식 W-3에 보고된 금액과 일치해야 합니다. 양식 W-2 또는 W-3의 특정 칸에 대하여 질문이 있으면 각 칸에 대하여 자세히 설명하는 양식 W-2 및 W-3에 대한 설명서 (영어)을 참조하십시오. 양식 W-2를 주문할 때 반드시 양식 W-3도 주문하십시오.
SSA에 양식 W-2을 전자 제출할때는 양식 W-3가 요구되지 않습니다. SSA의 W-2 온라인 서비스(영어)가 전자 양식 W-3를 생성해 줄것입니다.
제출 시기
양식 W-2의 사본 A는 전송 양식 W-3(영어) 과 함께 2025년 1월 31일까지 SSA로 보내야 합니다. 사업을 정리했을 경우 특별 마감일이 적용됩니다.
양식 W-2의 사본 B, C 및 2는2025년 1월 31일까지 직원에게 제공해야 합니다 기한 내에 양식에 적절히 주소를 기입하여 우송할 경우 "제공" 요건을 충족하게 됩니다. 만약 그 해의 연말이 되기 전에 어떤 직원이 더 이상 귀하를 위해 일하지 않는다면, 2025년 1월31일 이전에 언제든지 양식 W-2를 과거 직원에게 제공할 수 있으며, 이날 후에 제출하면 안 됩니다. 귀하의 직원이 양식 W-2를 요청하는 경우, 귀하는 요청 후 30일 이내 또는 마지막 임금 지급일로부터 30일 이내 가운데에서 더 늦은 날까지 그 직원에게 사본 B, C 및 2를 제공해야 합니다.
전자적 제출 요건
10개(영어) 이상의 양식 W-2를 비롯한 정보 신고서를 제출하는 고용주는 IRS로부터 허가를 받지 않는 한 전자 방식으로 제출해야 합니다. 고용주가 양식 W-2를 전자 방식으로 제출하는 것을 권장합니다. 전자 방식 제출에 관한 상세한 정보는 양식 W-2 및 W-3에 대한 설명서 (영어) 및 주제 801, 주제 802, 주제 803를 참조하십시오. 양식 W-2 및 W-3 전자 제출에 관한 추가 정보는 SSA의 비즈니스 서비스 온라인 (BSO)(영어)에서 또는 800-772-6270 (TTY 800-325-0778) 번호로 전화하여 얻을 수 있습니다.
우편으로 제출
공식 양식 W-2는 다수의 사본들이 포함된 패킷으로 제공됩니다. 이 양식 패킷은 사용자가 필요로 하는 양식 W-2 (사본 A, 사본1, 사본 B, 사본C, 사본2 및 사본D)의 사본 여섯 장을 모두 제공합니다. 양식 W-2 및 W-3의 사본 A를 우송하는 주소는 양식 W-2 및 W-3에 대한 설명서(영어) PDF에 명시되어 있습니다. 양식 W-3 및 SSA으로 보내는 양식W-2의 사본 A는 공식 적색 잉크 버전이어야 하며 (혹은 승인된 대체 버전), 온라인(영어) 또는 800-TAX-FORM (800-829-3676)으로 전화하여 주문할 수 있습니다. 자세한 내용은 양식 W-2 및 W-3에 대한 설명서 (영어)를 참조하십시오. 양식 W-3의 사본 및 각 양식 W-2의 사본 (사본 A 혹은 D)를 최소 4년 동안 기록으로 보관하십시오.
사본 1은 해당되는 경우 자신의 주, 시 또는 지역 세무 당국으로 보내십시오. 주, 시 또는 지역의 세무 당국에 연락하여 요구조건과 전송 정보를 알아보십시오.
양식 W-2 작성 방법
- 모든 입력 항목은 흑색 잉크를 사용하여 가능하면 12-포인트 큐리어 (Courier) 글꼴로 타이핑하십시오. 모든 입력 내용은 기계로 읽혀집니다. 손으로 쓰거나 필기체, 기운 글꼴은 권장하지 않습니다. 흑색 잉크 이외의 것으로 입력된 내용은 읽을 수 없습니다.
- 모든 달러 항목을 입력할 때 달러 부호나 쉼표는 사용하지 말고 소수점만 사용하십시오 (00000.00). 금액의 센트 부분을 표시하거나, 센트 금액이 없을 경우 0을 사용하십시오.
- 지우거나 줄긋기 또는 수정액의 사용을 하지 마십시오. 사본 A에는 오류가 없어야 합니다. 오류를 냈다면, "VOID " (무효) 칸에 "X"를 표시한 다음 양식 W-2을 사용하여 다시 시작하십시오. 다음 번 양식 W-2에 "정정된"이라고 쓰지 마십시오.
- 양식 W-2는 한 페이지에 양식이 2개씩 인쇄되므로, 한 양식이 비어 있거나 무효이더라도 사본 A 페이지 전체 (적색 잉크로 인쇄된 페이지)를 SSA로보내십시오. 이 페이지를 자르거나 접지 마십시오. 양식 W-2를 합치거나 양식 W-3에 스테이플하지 마십시오.
- 해당되지 않는 칸은 비워두십시오.
수정하기
직원 양식 W-2를 SSA에 제출한 후에 오류가 발견될 경우 양식W-2c, 수정된 임금 및 세금 내역서(영어)를 제출하십시오. 우편 또는 전자식으로 양식 W-2c를 SSA에 우편으로 제출할 때에는 항상 양식 W-3c, 수정된 임금 및 세금 내역서 전송(영어)을 포함하십시오. 사업 서비스 온라인을 사용해 제출된 양식 W-에 대한 양식 W-2c 수정을 전자적으로 할 수 있습니다.