Тема № 752 «Подача Форм W-2 и W-3»

Форма W-2

Работодатели обязаны заполнить, подать в Управление социального обеспечения (SSA) (Английский) в электронном виде или по почте, а также предоставить своим наемным работникам Форму W-2 «Отчет о заработной плате и налогах» (Английский), показывающую выплаченную заработную плату и налоги, удержанные в течение года, для каждого сотрудника. Поскольку льготы социального обеспечения, и льготы по программе «Медикер», подсчитываются для наемных работников на основании информации, приведенной в Форме W-2, крайне важно подготовить Форму W-2 правильно и своевременно.

Форма W-3

Каждый, кто должен подавать Форму(-ы) W-2, обязан также подавать Форму W-3 «Отчеты о выплате заработной платы и налогов» (Английский) для направления копии «A» Формы W-2 в Управление социального обеспечения. Итоговые суммы, указанные на соответствующих формах налогов, удерживаемых работодателями из заработной платы лиц, работающих по найму (Форма 941 (Английский), Форма 943 (Английский), Форма 944 (Английский) или Приложение H (Форма 1040)(Английский)за год), должны совпадать со значениями, указанными в Форме W-3. Если у вас имеются вопросы относительно каких-либо полей Формы W-2 или Формы W-3, обратитесь к инструкциям, в которых приводятся подробные пояснения для каждого поля. Заказывая Форму W-2, обязательно закажите Форму W-3.

При электронной подаче Формы W-2 в Управление социального обеспечения не требуется подавать Форму W-3. Онлайн-услуга Управления (Английский) сама создаст для вас электронную Форму W-3.

Когда подавать

Вы обязаны направить Копию «A» Формы W-2 в Управление социального обеспечения по почте или в электронном виде вместе с сопроводительной Формой W-3 (Английский) не позднее 31 января 2025 года. Если вы закрыли свою компанию, устанавливаются особые сроки подачи.

Вы обязаны предоставить копии «B», «C» и 2 Формы W-2 своим сотрудникам не позднее 31 января 2025 года. Вы выполните это требование, если форма будет направлена по правильному адресу почтой в указанный срок или до него. Если сотрудник прекратил работать на вас до окончания года, вам разрешается передать вашему бывшему сотруднику Форму W-2 в любое время до наступления 31 января 2025 года, но не позднее 31 января 2025 года. Если сотрудник запрашивает Форму W-2, вы обязаны предоставить сотруднику копии «B», «C», и 2 в течение 30 дней после поступления запроса, или в течение 30 дней после последней выплаты заработной платы, в зависимости от того, какое событие наступает позднее.

Требования к подаче в электронной форме

Работодатели, подающие 10(Английский) или более Форм W-2, обязаны представлять их в электронном виде, за исключением тех, кто получил особое разрешение от Налогового управления США. Всем работодателям рекомендуется подавать формы W-2 в электронном виде. Для получения дополнительной информации по представлению документации в электронном виде см. «Общие инструкции по заполнению Форм W-2 и W-3» (Английский) и Тему № 801, Тему № 802 и Тему № 803. Вы можете получить дополнительную информацию по подаче в электронном виде Форм W-2 с помощью «Онлайн-услуги для компаний» (по-английски «Business Services Online» (BSO)) (Английский) Управления социального обеспечения или позвонив по тел. 800-772-6270 (для слабослышащих пользователей, позвонив по тел. 800-325-0778).

Подача по почте

Официальная Форма W-2 имеет вид комплекта форм с несколькими копиями бланков. Комплектная форма содержит все шесть копий, которые могут потребоваться пользователю в каждой Форме W-2 (копия «A», копия 1, копия «B», копия «C», копия 2, и копия «D»). Адрес для отправки Формы W-2 и Формы W-3 по почте также приведен в «Общих инструкциях по заполнению Форм W-2 и W-3» (Английский) PDF. Форма W-3 и копия A каждой Формы W-2, отправляемые вами в Управление социального обеспечения, должны быть на официальном бланке с красными чернилами (или утвержденной заменой), который можно заказать через Интернет (Английский) или по телефону 800-TAX-FORM (800-829-3676). Дополнительную информацию см. в «Общих инструкциях к формам W-2 и W-3» (Английский).

Сделайте копию Формы W-3 и копию каждой Формы W-2 (копия A или копия D), чтобы хранить их в своей документации в течение как минимум 4 лет.

Отправьте копию 1, если применимо, в налоговую службу вашего штата, города или района. Обратитесь в налоговую службу своего штата, города или района для получения информации о требованиях и порядке отправки.

Подготовка Формы W-2

  • Заполняйте все графы черными чернилами и, если это возможно, 12-м размером шрифта «Курьер» (Courier). Формы считываются машиной. Формы, заполненные от руки, напечатанные рукописным или курсивным шрифтами, а также иными чернилами, помимо черных, считыванию не поддаются.
  • При написании сумм не употребляйте знаки доллара и запятые, а в качестве десятичного знака используется точка (00000.00), за ней следует цифра центов (проставляйте нули при отсутствии центов).
  • Не допускается стирание, вычеркивание или закрашивание белым корректором ошибок. Копия A не должна содержать ошибок. В случае, если вы допустили ошибку, проставьте «X» в поле «Аннулировано» (Void), перейдите к следующей Форме W-2 и начните заново. Не пишите «исправлено» на следующей Форме W-2.
  • Поскольку Форма W-2 распечатывается в виде двух форм на одной странице, направляйте страницу копии A целиком (страница, распечатанная красными чернилами) в Управление социального обеспечения даже в том случае, если одна форма пуста или аннулирована. Не разрезайте и не складывайте страницу. Не скрепляйте формы W-2 друг с другом или с Формой W-3.
  • В случае, если поле неприменимо, оставьте его пустым.

Внесение исправлений

Если вы обнаружили ошибку в Форме W-2 сотрудника после направления ее в Управление социального обеспечения, подайте Форму W-2с «Исправленный отчет о заработной плате и налогах» (Английский). Прикладывайте Форму W-3c «Исправленные отчеты о выплате заработной платы и налогах» (Английский) в каждом случае, когда вы направляете Форму(-ы) W-2с в Управление социального обеспечения по почте. Изменения, предусмотренные Формой W-2c могут быть внесены в электронном виде в Формы W-2, заполненные с помощью программы «Онлайн-услуги для компаний» (по-английски «Business Services Online» (BSO)).

Дополнительная информация

Page Last Reviewed or Updated: 02-Jan-2025