Тема 752 - Подача Форм W-2 и W-3

Форма W-2

Работодатели обязаны заполнить, подать в Администрацию социального обеспечения (SSA) (Английский) в электронном виде или по почте, а также предоставить своим наемным работникам Форму W-2, «Отчет о заработной плате и налогах» (Английский), показывающую выплаченную заработную плату и налоги, удержанные в течение года, для каждого сотрудника. Поскольку льготы социального обеспечения, и льготы по программе «Медикер», подсчитываются для наемных работников на основании информации, приведенной в Форме W-2, крайне важно подготовить Форму W-2 правильно и своевременно.

Форма W-3

Каждый, кто должен подавать Форму W-2, обязан также подавать Форму W-3 «Отчеты о выплате заработной платы и налогов» (Английский) для направления копии «A» Формы W-2 в Администрацию социального обеспечения. Суммарные значения сумм, указанных на соответствующих формах налогов, удерживаемых работодателями из заработной платы лиц, работающих по найму (Форма 941 (Английский), Форма 943 (Английский), Форма 944 (Английский) или Форма 1040 или Форма 1040-SR, Таблица H за год (Английский) PDF за год), должны совпадать со значениями, указанными в Форме W-3. Если у вас имеются вопросы относительно каких-либо полей Формы W-2 или Формы W-3, обратитесь к инструкциям, в которых приводятся подробные пояснения для каждого поля. Адрес для отправки Формы W-2 и Формы W-3 по почте также приведен в «Общих инструкциях по заполнению Форм W-2 и W-3» (Английский) PDF. Обязательно закажите Форму W-3, заказывая Форму W-2.

Куда и когда подавать

Официальная Форма W-2 имеет вид комплекта форм с несколькими копиями бланков. Комплектная форма содержит все шесть копий, которые могут потребоваться пользователю в каждой Форме W-2 (копия «A», копия 1, копия «B», копия «C», копия 2, и копия «D»). Копия «A» Формы W-2 направляется в Администрацию социального обеспечения по почте или по электронной почте вместе с отчетом по Форме W-3 «Отчеты о выплате заработной платы и налогов» (Английский) PDF не позднее последнего дня января следующего года. Особые сроки подачи устанавливаются, если вы закрыли вашу коммерческую организацию. Форма W-3 и копия «A» каждой Формы W-2, направляемой в Администрацию социального обеспечения, должны представлять собой просканированные варианты документов; их можно заказать через Интернет (Английский) или по тел. 800-TAX-FORM (800-829-3676). Для получения дополнительной информации см. Общие инструкции к Формам W-2 и W-3 (Английский) PDF. Направьте копию 1, если это применимо, в налоговую администрацию вашего штата, города, или местных органов управления. Обратитесь в эти органы для получения информации по требованиям и отчетности. Вы должны хранить копию работодателя, копия «D», на протяжении четырех лет.

Вы обязаны предоставить копии «B», «C» и 2 Формы W-2 своим сотрудникам не позднее 31 января 2020 года. Вы выполните это требование, если форма будет направлена по правильному адресу почтой в указанный срок или до него. В случае, если сотрудник прекратил работать на вас до окончания года, вам разрешается передать вашему бывшему сотруднику Форму W-2 в любое время до наступления 31 января 2020 года, но не позднее 31 января 2020 года. В случае, если сотрудник запрашивает Форму W-2, вы обязаны предоставить сотруднику копии «B», «C», и 2 в течение 30 дней после поступления запроса, или в течение 30 дней после последней выплаты заработной платы, в зависимости от того, какое событие наступает позднее.

Подготовка Формы W-2

  • Заполняйте все графы черными чернилами и, если это возможно, 12-м размером шрифта «Курьер» (Courier). Формы считываются машиной. Формы, заполненные от руки, напечатанные рукописным или курсивным шрифтами, а также иными чернилами, помимо черных, считыванию не поддаются.
  • При написании сумм не употребляйте знаки доллара и запятые, а в качестве десятичного знака используется точка (00000.00), за ней следует цифра центов (проставляйте нули при отсутствии центов).
  • Не допускается стирание, вычеркивание или закрашивание белым корректором ошибок. Копия A не должна содержать ошибок. В случае, если вы допустили ошибку, проставьте «X» в поле «Аннулировано» (Void), перейдите к следующей Форме W-2 и начните заново. Не пишите «исправлено» на следующей Форме W-2.
  • Поскольку Форма W-2 распечатывается в виде двух форм на одной странице, направляйте страницу копии A целиком (страница, распечатанная красными чернилами) в Администрацию социального обеспечения даже в том случае, если одна форма пуста или аннулирована. Не разрезайте и не складывайте страницу. Не скрепляйте формы W-2 друг с другом или с Формой W-3.
  • В случае, если поле неприменимо, оставьте его пустым.

Внесение исправлений

В случае, если вы обнаружили ошибку в Форме сотрудника W-2 после направления ее в Администрацию социального обеспечения, подайте Форму W-2с, «Исправленный отчет о заработной плате и налогах» (Английский) PDF. Необходимо подавать Форму W-3c, «Исправленные отчеты о выплате заработной платы и налогах» (Английский) PDF в каждом случае, когда вы направляете Форму W-2с в Администрацию социального обеспечения. Дополнительная информация приведена в «Общих инструкциях по заполнению Форм W-2 и W-3» (Английский) PDF.

Требования к подаче в электронной форме

Работодатели, подающие 250 или более форм W-2, обязаны представлять их в электронном виде, за исключением тех, кто получил особое разрешение от Налогового управления США. Всем работодателям рекомендуется подавать формы W-2 в электронном виде. Срок подачи – 31 января. Для получения дополнительной информации по представлению документации в электронном виде см. разделы Тема 801, Тема 802 и Тема 803 в «Общих инструкциях по заполнению Форм W-2 и W-3» (Английский) PDF. Вы можете получить дополнительную информацию по подаче в электронном виде форм W-2 в Отделе обслуживания коммерческих организаций (BSO) (Английский) Администрации социального обеспечения, обратившись в Отдел отчетности работодателей Администрации социального обеспечения по телефону 800-772-6270 (или воспользоваться системой с текстовым выводом для слабослышащих пользователей, позвонив по тел. 800-325-0778 для лиц с пониженным слухом).

Дополнительная информация