Chủ Đề 752 Nộp Mẫu W-2 và Mẫu W-3

Chủ thuê lao động phải điền, nộp qua mạng hoặc qua đường bưu điện cho Cơ Quan An Sinh Xã Hội (SSA) (Tiếng Anh) và cung cấp cho nhân viên của họ Mẫu W-2, Bản Khai Thuế và Lương Bổng (Tiếng Anh) cho biết tiền lương và các khoản thuế đã khấu lưu trong năm cho mỗi nhân viên. Vì quyền lợi an sinh xã hội và Medicare của nhân viên được tính dựa trên thông tin có trên Mẫu W-2 nên điều quan trọng là cần phải soạn Mẫu W-2 một cách chính xác và kịp thời.

Mẫu W-3

Bất cứ ai phải nộp Mẫu W-2 cũng phải nộp Mẫu W-3, Chuyển Phát Bản Khai Thuế và Lương Bổng (Tiếng Anh) để gửi Bản Sao A của Mẫu W-2 cho SSA. Tổng số tiền được khai báo trên các mẫu đơn thuế liên quan đến việc làm (Mẫu 941 (Tiếng Anh), Mẫu 943 (Tiếng Anh), Mẫu 944 (Tiếng Anh) hoặc Bản Khai H (Mẫu 1040) (Tiếng Anh) cho năm) phải giống với số tiền được khai báo trên Mẫu W-3. Nếu quý vị có thắc mắc về một ô nào đó trên Mẫu W-2 hoặc Mẫu W-3, xin tham khảo Hướng Dẫn Chung cho Mẫu W-2 và Mẫu W-3 (Tiếng Anh), trong đó giải thích chi tiết từng ô. Địa chỉ gửi Bản Sao A của Mẫu W-2 và Mẫu W-3 qua đường bưu điện cũng được liệt kê trong Hướng Dẫn Chung cho Mẫu W-2 và Mẫu W-3 (Tiếng Anh). Xin nhớ yêu cầu Mẫu W-3 khi quý vị yêu cầu Mẫu Đơn W-2.

Nộp Ở Đâu và Khi Nào

Mẫu W-2 chính thức có sẵn là một tập mẫu gồm nhiều bản sao. Tập mẫu cung cấp tất cả sáu bản sao mà người sử dụng có thể cần cho mỗi Mẫu W-2 (Bản Sao A, Bản Sao 1, Bản Sao B, Bản Sao C, Bản Sao 2 và Bản Sao D). Quý vị phải gửi qua đường bưu điện hoặc qua mạng Bản Sao A của (các) Mẫu W-2 cho SSA cùng Mẫu W-3, Chuyển Phát Bản Khai Thuế và Lương Bổng (Tiếng Anh) chậm nhất là vào ngày cuối cùng của tháng Một. Hạn chót đặc biệt được áp dụng nếu quý vị đã chấm dứt hoạt động kinh doanh. Mẫu W-3 và Bản Sao A của mỗi Mẫu W-2 mà quý vị gửi đến SSA phải ở dạng dễ quét hình và có thể đặt lấy  trực tuyến (Tiếng Anh) hoặc bằng cách gọi số 800-TAX-FORM (800-829-3676). Xin tham khảo Hướng Dẫn Chung cho Mẫu W-2 và Mẫu W-3 (Tiếng Anh) để biết thêm thông tin. Gửi Bản Sao 1 (nếu có) đến sở thuế tiểu bang, thành phố hoặc địa phương của quý vị. Liên hệ với sở thuế tiểu bang, thành phố hoặc địa phương để biết các điều kiện và thông tin chuyển. Quý vị phải lưu giữ bản sao dành cho chủ thuê lao động (Bản D) trong 4 năm.

Quý vị phải cung cấp Bản Sao B, Bản Sao C và Bản Sao 2 của Mẫu W-2 cho nhân viên chậm nhất là vào ngày 1 tháng Hai, 2021. Quý vị sẽ đáp ứng được yêu cầu cung cấp nếu mẫu đơn được đề địa chỉ đúng và gửi qua đường bưu điện chậm nhất là vào hạn chót. Nếu một nhân viên ngừng làm việc cho quý vị trước khi hết năm thì quý vị có thể cung cấp Mẫu W-2 cho nhân viên cũ bất cứ lúc nào trước ngày nhưng không muộn hơn ngày 1 tháng Hai, 2021. Nếu nhân viên của quý vị yêu cầu Mẫu W-2 thì quý vị phải cung cấp Bản Sao B, Bản Sao C và Bản Sao 2 cho họ trong vòng 30 ngày kể từ ngày yêu cầu, hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày trả lương cuối cùng, tùy theo điều nào đến sau.

Soạn Mẫu W-2

  • Ghi tất cả các mục nhập bằng mực đen và nếu có thể, dùng phông chữ Courier 12 chấm. Các mục nhập được đọc bằng máy. Chữ viết tay, tập lệnh hoặc phông chữ in nghiêng và các mục nhập bằng mực khác ngoài mực đen không thể đọc được.
  • Ghi tất cả đồng đô la mà không ghi ký hiệu đồng đô la và dấu phẩy, dùng dấu thập phân (00000.00). Ghi phần tiền xu hoặc số không nếu không có xu nào.
  • Xin đừng tẩy xóa, gạch ngang hoặc bôi trắng. Bản Sao A phải hoàn toàn không chứa lỗi. Nếu quý vị mắc một lỗi, hãy đặt dấu "X" trong ô "Bỏ trống", sử dụng Mẫu W-2 kế tiếp và bắt đầu lại. Đừng viết "đã sửa chữa" vào Mẫu W-2 kế tiếp.
  • Vì Mẫu W-2 được in với hai mẫu trên một trang duy nhất nên xin hãy gửi nguyên trang của Bản Sao A (trang in bằng mực đỏ) đến SSA ngay cả khi mẫu bỏ trống. Xin đừng cắt hoặc gấp trang. Xin đừng đóng đinh ghim các Mẫu W-2 với nhau hoặc với Mẫu W-3.
  • Nếu có một ô không áp dụng, xin hãy để trống.  

Sửa Chữa 

Nếu quý vị phát hiện ra một lỗi trên Mẫu W-2 của nhân viên sau khi đã gửi cho SSA, xin nộp Mẫu W-2c, Bản Khai Thuế và Lương Bổng Được Sửa Chữa (Tiếng Anh). Nộp Mẫu W-3c, Chuyển Phát Bản Khai Thuế và Lương Bổng Được Sửa Chữa (Tiếng Anh) bất cứ lúc nào quý vị trình nộp Mẫu W-2c lên SSA. Tham khảo Hướng Dẫn Chung cho Mẫu W-2 và Mẫu W-3 (Tiếng Anh) để biết thêm thông tin.

Yêu Cầu Nộp Qua Mạng 

Chủ thuê lao động nộp 250 Mẫu W-2 hoặc nhiều hơn, phải nộp qua mạng trừ khi được IRS miễn. Tất cả các chủ thuê lao động được khuyến khích nộp các Mẫu W-2 qua mạng. Hạn chót là ngày 31 tháng Một. Để biết thêm thông tin về việc nộp qua mạng, xin tham khảo Hướng Dẫn Chung cho Mẫu W-2 và Mẫu W-3 (Tiếng Anh)Chủ Đề 801 (Tiếng Anh), Chủ Đề 802 (Tiếng Anh) Chủ Đề 803 (Tiếng Anh). Quý vị có thể thu thập thêm thông tin về việc nộp qua mạng Mẫu Đơn W-2 từ Dịch Vụ Doanh Nghiệp Trực Tuyến (BSO) (Tiếng Anh) của SSA hoặc liên hệ với Chi Nhánh Báo Cáo Nhân Viên của SSA tại 800-772-6270 (TTY 800-325-0778).

Thông Tin Khác