Сроки подачи форм и уплаты налога, удерживаемого работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму

Установленные сроки декларирования

Каждый работодатель, занятый в профессиональной или коммерческой деятельности, и оплачивающий деятельность наемных работников, должен сообщать в IRS о выплатах заработной платы, подоходном налоге, налоге на социальное обеспечение, налоге в фонд программы «Медикер» и, в соответствующих случаях, дополнительном налоге в фонд программы «Медикер», а также платить налоги, удерживаемые из заработной платы. Как правило, работодатели должны сообщать о заработной плате, чаевых и других выплатах наемному работнику путем подачи требуемых Форм 940 и 941.

В конце года работодатель должен подать форму W-2 «Отчет о заработной плате и налогах», чтобы сообщить в Администрацию социального обеспечения (SSA) о заработной плате, чаевых и других выплатах наемному работнику, а также своевременно предоставить работнику копию формы, с тем чтобы он мог надлежащим образом подать свою налоговую декларацию.

Каждый, кто занимается профессиональной или коммерческой деятельностью и осуществляет выплаты, подлежащие отчетности, должен сообщить о них в IRS. Форма 1099-NEC используется для отчетности о выплатах в размере 600 долларов или более работникам, работающим не по найму. Форма 1099-MISC используется для отчетности о некоторых видах дохода, отличных от выплат работникам, работающим не по найму.

Работодатель должен подать требуемые формы к установленному сроку. В случае, если конечный срок подачи декларации приходится на субботу, воскресенье или официальный праздник, вам разрешается подать декларацию на следующий рабочий день.

Формы, подаваемые ежеквартально с установленными сроками 30 апреля, 31 июля, 31 октября и 31 января (за четвертый квартал предыдущего календарного года)

• Подайте Форму 941 «ЕЖЕКВАРТАЛЬНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский), если вы платили заработную плату, подлежащую удерживаемым работодателем налогам, за каждый квартал к последнему дню месяца, следующего за концом квартала. Если вы своевременно депонировали все налоги, у вас есть 10 дополнительных календарных дней для подачи декларации. Для дополнительной информации обратитесь к Публикации № 15, (Циркуляр E) «Налоговый справочник работодателя» (Английский).

Формы, подаваемые ежегодно к 31 янаваря

• Подайте Формы W-2, «Отчет о заработной плате и налогах» (Английский) с Формой W-3, «Справка, сопровождающая отчет о заработной плате и налогах» (Английский) в Администрацию социльного обеспечения (SSA) для отчета о выплаченных заработках и налогах, удержанных из них работодателем за прошлый налоговый год. Формы W-2 и W-3 могут быть поданы в электронном формате, а некоторые работодатели могут подать их в бумажном формате. На данный момент работодатели, подающие 250 или более форм W-2 должны это делать в электронном формате. Это число сократиться до 100 и более форм W-2, как только IRS издаст нормативы о внесении изменений к требованиям подачи декларации в электронном формате, предусмотренные законом «Taxpayer First Act», принятым в июле 2019 г. Для получения дополнительной информации об этих формах, включая помощь в подаче форм в электронном виде, посетите веб-сайт SSA (Английский). Формы W-2 должны быть также выданы сотрудникам до 31 января.

• Подайте Форму 940 «Ежегодная декларация работодателя об уплате федерального налога в фонд пособий по безработице (FUTA)»(Английский) в IRS для отчета о подлежащих налогу FUTA заработках, выплаченных в прошлом году. Если вы вовремя депонировали все налоги FUTA, у вас есть 10 дополнительных календарных дней для подачи Формы 240. Для дополнительной информации обратитесь разделу «Федеральный налог в фонд пособий по безработице (FUTA)» (Английский) в Публикации № 15.
• Подайте Форму 943 «Годовая федеральная налоговая декларация работодателя для сельскохозяйственных работников» (Английский) в IRS, если в прошлом году вы выплатили сельскохозяйственным работникам зароботную плату, подлежащую удержанию налогов работодателем. Форма 943 используется только для отчета о зарплатах, выплаченных сельскохозяйственным работникам; те же зарплаты не указываются в Форме 941 или 944.
• Подайте Форму 944 «Годовая федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский) в IRS, если IRS уведомило вас в письменной форме, что вам необходимо подать Форму 944 вместо Формы 941, и в прошлом году вы выплатили заработную плату, подлежащую удержанию налогов работодателем. Если вы хотите изменить ситуацию и иметь возможность подать либо Форму 941, либо Форму 944 за год, следуйте инструкциям для Формы 944, чтобы запросить такое изменение. До тех пор, пока вы не получите письменного подтверждения такгого изменения, продолжайте подавать ту форму, о которой вас ранее уведомило IRS. 
• Подайте Форму 1099-NEC «Заработная плата работника, работающего не по найму» (Английский) вместе с Формой 1096 «Ежегодная сводка и представление информации по налоговой отчетности» (Английский) в IRS, если в ходе вашей профессиональной или коммерческой деятельности вы произвели платежи на общую сумму более 600 долларов за услуги лицу, не являющимся вашим наемным работником, наличные платежи за рыбу, либо вы уплатили гонорары адвокатам. Формы 1099-NEC и 1096 могут быть поданы в электронном формате; для дополнительной информации обратитесь к Публикации № 1220 «Уточнения для подачи в электронном формате Форм 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 и W-2G» (Английский)PDF. Формы 1099-NEC должны быть также выданы получателям до 31 января.
• Подайте Форму 945 «Ежегодная декларация об удержанном федеральном подоходном налоге» (Английский) в IRS для отчета об удержанном (или подлежащим удержанию) федеральном подоходном налоге из платежей, не являющихся заработной платой. Если вы вовремя задепонировали все удерживаемые налоги, у вас есть 10 дополнительных календарных дней для подачи формы. Для дополнительной информации обратитесь к разделу «Удержание подоходного налога из платежей, не являющихся зароботной платой» (Английский) в Публикации № 15 (Английский). 

Формы, подаваемые ежегодно к 28 февраля (или к 31 марта, если подаются в электронном виде)

• Подайте в IRS форму 1099-MISC «доходы из разных источников» (Английский) вместе с формой 1096 «ежегодный отчет и передача информационных деклараций США» (Английский), чтобы сообщить о доходах от аренды, авторских отчислений, призов, наград и от других фиксированных или определяемых доходов, выплаченных в предыдущем календарном году. См. инструкции к форме 1099-MISC для всех различных видов источников доходов, о которых необходимо сообщать, и применимый порог отчетности в долларах. Формы 1099-MISC и 1096 могут быть поданы в электронном виде, более подробную информацию см. в публикации 1220 (Английский)PDF. Если вы подаете формы 1099-MISC и 1096 в электронном виде, то срок подачи - 31 марта. Как правило, формы 1099-MISC должны быть предоставлены ремитентам до 31 января.
• Подайте в IRS форму 8027 «ежегодная информационная декларация работодателя о доходах в виде чаевых и распределенных чаевых» (Английский), чтобы сдать ежегодный отчет за предыдущий год о выручке от продажи продуктов питания, напитков и о чаевых, которые сотрудники сообщили вам, если вы являетесь крупным заведением по продаже продуктов питания или напитков. Более подробную информацию, включая определение "крупного заведения общественного питания или напитков", см. в публикации 15 (Английский), а помощь в электронной подаче формы 8027, см. в публикации 1239, спецификации для электронной подачи формы 8027, «ежегодная информационная декларация работодателя о доходах в виде чаевых и распределенных чаевых» (Английский)PDF. Если вы подаете форму 8027 в электронном виде, то срок подачи наступает 31 марта.

Установленные сроки депонирования налогов

Как правило, существуют различные сроки депонирования налогов, в зависимости от вида декларации, в которой они указываются, истории прошлых подач и других факторов. Сроки депонирования часто отличаются от сроков подачи налоговых деклараций.

При депонировании всех федеральных налогов вы обязаны пользоваться Электронной федеральной налоговой платежной системой (EFTPS) (Английский). Депонирование налогов само по себе не является отчетом о налогах и не освобождает вас от подачи налоговой декларации. Если крайний срок депонирования выпадает на субботу, воскресенье или официальный праздник, вы можете осуществить депонирование на следующий рабочий день.

Удержание федерального подоходного налога и налогов в фонды социального обеспечения и программы «Медикер»

В отношении налогов, указываемых в формах 941, 943, 944 или 945, существует два графика депонирования: ежемесячный и полунедельный. Перед началом каждого календарного года вы должны определить, какой из двух графиков депонирования вы должны использовать. График депонирования, который вы должны использовать, основан на итоговой сумме налоговой задолженности, которую вы указали в формах ранее, во время установленного предшествующего отрезка времени. Предшествующий отрезок времени варьируется в зависимости от типа формы. Обратитесь к инструкциям самой формы или к Публикации № 15 (Английский) для дополнительной информации о предшествующем отрезке времени и для того, как определить, к какому типу депонентов вы относитесь.

Ежемесячный депонент

В рамках ежемесячного графика депонирования, налоги, удерживаемые из заработной платы лиц, работающих по найму и взимаемые с платежей, произведенных в течение месяца, депонируются к 15-му числу следующего месяца.

Полунедельный депонент

В рамках двухнедельного графика депонирования налоги, удерживаемые из заработной платы лиц, работающих по найму и взимаемые с платежей, внесенных в среду, четверг и (или) пятницу, депонируются к среде на следующей неделе. Налоги, взимаемые с платежей, внесенных в субботу, воскресенье, понедельник и (или) вторник, депонируются к пятнице на следующей неделе.

Правило депонирования на следующий день

Если вы накапливаете налогов на сумму 100 000 долларов или более в любой день в течение месячного или полунедельного периода депонирования, вы должны задепонировать этот налог к следующему рабочему дню.

Депонирование налога FUTA

Вы должны определить, когда вам необходимо депонировать налог FUTA, исходя из суммы ваших налоговых обязательств, определяемых на ежеквартальной основе. Если ваша налоговая задолженность FUTA составляет 500 долларов США или меньше за квартал, перенесите ее на следующий квартал. За любой квартал, в котором ваше налоговое обязательство FUTA (плюс любая не депонированная сумма за любой предыдущий квартал) составляют 500 долларов или более, депонируйте (Английский) всю сумму задолженности по состоянию на конец квартала к последнему дню первого месяца, следующего за концом квартала. Если ваша налоговая задолженность за 4-й квартал составляет 500 или меньше, вы можете произвести депонирование или оплатить налог с помощью формы 940 до 31 января.