Сроки подачи форм и уплаты налога, удерживаемого работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму

Установленные сроки декларирования

Каждый работодатель, осуществляющий профессиональную или коммерческую деятельность и выплачивающий вознаграждение наемным работникам, обязан представлять в Налоговое управление США (IRS) отчетность о заработной плате, удержанном подоходном налоге, налогах на социальное обеспечение и программу «Медикер», а также, при необходимости, дополнительном налоге на программу «Медикер», и перечислять соответствующие налоги (далее — налоги работодателя). Как правило, работодатели отчитываются о заработной плате, чаевых и других выплатах работникам путем подачи Формы 941 «Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский). Работодатели малого бизнеса, у которых годовая сумма налогов работодателя составляет 1 000 долларов США или менее, могут подавать Форму 944 «Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский) при наличии одобрения IRS. Работодатели в сфере сельского хозяйства подают Форму 943 «Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя для работников сельского хозяйства» (Английский). В соответствии с Законом о налогообложении пенсионных пособий работников железнодорожного транспорта (RRTA), работодатели, выплачивающие сотрудникам заработную плату и другие выплаты, обязаны ежегодно подавать Форму CT-1 «Ежегодная налоговая декларация работодателя по налогу на пенсионное обеспечение железнодорожников» (Английский). Дополнительную информацию о действии RRTA можно найти в разделе «Обзор программы пенсионного обеспечения железнодорожников» (Английский) на сайте Управления социального обеспечения (SSA.gov).

Большинство работодателей также должны подавать Форму 940 «Ежегодная декларация работодателя об уплате федерального налога в фонд пособий по безработице (FUTA)» (Английский) для отчета о выплаченной заработной плате, облагаемой FUTA, и для расчета налога. Все налоги работодателя, включая FUTA, необходимо своевременно перечислять установленным способом.

В конце года работодатель должен подать в Управление социального обеспечения (SSA) Форму W-2 «Отчет о заработной плате и налогах» (Английский), чтобы отчитаться о заработной плате, чаевых и других выплатах (включая неденежные выплаты) каждому наемному работнику. Для передачи Форм W-2 в SSA используется Форма W-3 «Сопроводительная форма для отчетов о заработной плате и налогах» (Английский). Работодатель также обязан предоставить копию Формы W-2 своим сотрудникам, чтобы они могли корректно указать полученную заработную плату в своих налоговых декларациях.

Каждый, кто занимается профессиональной или коммерческой деятельностью и осуществляет выплаты, подлежащие отчетности, должен сообщить о них в IRS. Форма 1099-NEC «Вознаграждение независимому подрядчику» (Английский) используется для отчетности о выплатах за услуги работникам, работающим не по найму, если их общая сумма достигает или превышает установленный порог подлежащих отчетности выплат. Форма 1099-MISC «Различный доход» (Английский) используется для отчетности о некоторых видах дохода, отличных от выплат работникам, работающим не по найму. Для более подробной информации см. раздел «Руководство по информационным декларациям» (Английский).

Работодатель должен подать требуемые информационные декларации к установленному сроку. Если срок подачи декларации приходится на субботу, воскресенье или официальный праздничный день, декларация может быть подана в следующий рабочий день.

Ежеквартальные формы со сроками подачи 30 апреля, 31 июля, 31 октября и 31 января (за четвертый квартал предыдущего календарного года)

• Форма 941 подается, если вы выплачивали заработную плату, облагаемую налогами работодателя, за каждый квартал к последнему дню месяца, следующего за концом квартала. Если вы своевременно депонировали все налоги, у вас есть 10 дополнительных календарных дней для подачи декларации. Для дополнительной информации см. Публикацию № 15 (Циркуляр E) «Налоговый справочник работодателя» (Английский).

Формы, подаваемые ежегодно до 31 января

• Форму W-2 вместе с Формой W-3 необходимо подать в SSA для отчетности о выплаченной заработной плате и удержанных с нее налогах работодателем за прошлый налоговый год. Формы W-2 должны быть также выданы сотрудникам до 31 января. Для получения дополнительной информации об этих формах см. раздел «Инструкции и информация по подаче W-2 работодателями» (Английский) на сайте Управления социального обеспечения.
• Форма 940 подается в IRS для отчета о подлежащих налогу FUTA заработках, выплаченных в прошлом году. Если вы своевременно депонировали все налоги FUTA, у вас есть 10 дополнительных календарных дней для подачи Формы 940. Для дополнительной информации обратитесь к разделу «Федеральный налог в фонд пособий по безработице (FUTA)» (Английский) в Публикации № 15.
• Форма 943 подается в IRS, если в прошлом году вы выплатили сельскохозяйственным работникам заработную плату, с которой удерживаются налоги работодателем. Форма 943 используется только для отчета о заработной платы, выплаченных сельскохозяйственным работникам. Указанные выплаты не подлежат отражению в Форме 941 или Форме 944.
• Форма 944 подается в IRS, если IRS уведомило вас в письменной форме, что вам необходимо подать Форму 944 вместо Формы 941, и в прошлом году вы выплатили заработную плату, подлежащую удержанию налогов работодателем. Если вы хотите изменить порядок подачи и перейти на подачу Формы 941 или 944 за год, следуйте инструкциям к Форме 944, чтобы запросить изменение. До получения письменного подтверждения от IRS продолжайте подавать форму, указанную в ранее полученном уведомлении.
• Форму 1099-NEC вместе с Формой 1096 «Ежегодный сводный отчет и сопроводительная форма для отчета по информационным декларациям» (Английский) необходимо подать в IRS, а также предоставить получателям не позднее 31 января. Более подробная информация о подаче Формы 1099-NEC, пороговой сумме выплат, подлежащих отчетности, а также о подаче в электронном виде приведена в инструкциях к Формам 1099-MISC и 1099-NEC (Английский) PDF.
• Форма 945 «Ежегодная декларация об удержанном федеральном подоходном налоге» (Английский) подается в IRS для отчета об удержанном (или подлежащем удержанию) федеральном подоходном налоге из платежей, не являющихся заработной платой. Если вы своевременно перечислили все удерживаемые налоги, у вас есть 10 дополнительных календарных дней для подачи формы. Для дополнительной информации обратитесь к Публикации № 15 «Удержание подоходного налога из платежей, не являющихся заработной платой» (Английский).

Формы, подаваемые ежегодно до 28 февраля (или к 31 марта, если подаются в электронном виде)

• Любое лицо, осуществляющее торговую или предпринимательскую деятельность (включая корпорации, товарищества, физических лиц, наследственные фонды и доверительные фонды), которое в течение календарного года совершает операции, подлежащие отчетности, обязано представить в IRS соответствующие информационные декларации. Как правило, срок их подачи истекает в последний день февраля, либо 31 марта — при подаче в электронной форме. Кроме того, лица, обязанные подавать информационные декларации в IRS, должны предоставлять копии информационных деклараций получателям дохода и иным заинтересованным лицам. Эти копии, как правило, должны быть предоставлены до 31 января. Для получения дополнительной информации см. руководство по информационным декларациям (Английский).
• Форма CT-1 за календарный год должна быть подана не позднее последнего дня февраля следующего года. Форма подается только в бумажном виде.
• Работодатели обязаны ежегодно отчитываться перед IRS о выручке и суммах чаевых, полученных в крупных предприятиях общественного питания. Для этого используется Форма 8027 «Ежегодная информационная декларация работодателя о доходах от чаевых и распределении чаевых между сотрудниками» (Английский). Форма 8027 подается не позднее последнего дня февраля года, следующего за отчетным. При подаче нескольких бумажных форм дополнительно представляется Форма 8027-T. В случае электронной подачи крайний срок продлевается до 31 марта. Для получения дополнительной информации о Форме 8027 ознакомьтесь с Инструкциями к Форме 8027 (Английский) или обратитесь к Публикации № 1239 «Стандарты для электронной подачи» Формы 8027 «Ежегодная информационная декларация работодателя о доходах от чаевых и распределении чаевых между сотрудниками» (Английский) PDF, содержащей рекомендации по электронной подаче Формы 8027.

Требования к электронной подаче деклараций

Работодатели, подающие 10 или более информационных деклараций Форм серии 1099, Форму 1042-S и Форму W-2, должны подавать их в электронном виде. Для определения порога в 10 деклараций работодателям следует объединить почти все типы информационных деклараций, включая Формы W-2, подаваемые в SSA. Для получения дополнительной информации перейдите в раздел «Подача информационных деклараций в электронном виде» (Английский).

Налоговые декларации работодателя, Формы 940, 941, 943, 944 и 945, могут быть поданы в бумажном или электронном формате. При подаче в электронном формате см. раздел «Электронная подача налоговых форм работодателем» для получения дополнительной информации. За подачу в электронном виде может взиматься плата.

Если вы подаете налоговую декларацию или уплачиваете федеральные налоги в электронной форме, необходимо указать действительный идентификационный номер работодателя (EIN). При отсутствии корректного EIN декларация или платеж не будут обработаны, что может привести к начислению штрафов.

Установленные сроки депонирования налогов

Как правило, сроки депонирования налогов зависят от типа декларации, сумм налогов, указанных в ранее поданных декларациях, и других факторов. Сроки депонирования часто отличаются от сроков подачи налоговых деклараций. Депонирование налогов само по себе не является отчетом о налогах и не освобождает вас от подачи налоговой декларации. Если крайний срок депонирования выпадает на субботу, воскресенье или официальный праздничный день, вы можете осуществить депонирование в следующий рабочий день.

Требование электронного депонирования

Депонирование федеральных налогов должно осуществляться посредством электронных денежных переводов (EFT). Вы можете осуществлять платежи через Налоговый аккаунт компании, программу Direct Pay для компаний, используя Электронную федеральную налоговую платежную систему (EFTPS) или одним из следующих способов, за которые может взиматься плата:

• Попросите свое финансовое учреждение инициировать от вашего имени платеж посредством автоматизированной клиринговой палаты (ACH).
• Попросите доверенную третью сторону, например, налогового специалиста или компанию по начислению заработной платы, осуществить платеж от вашего имени.
• Попросите свое финансовое учреждение перечислить платеж в тот же день.

Удержание федерального подоходного налога и налогов в фонды социального обеспечения и программы «Медикер»

В отношении налогов, указываемых в Формах CT-1, 941, 943, 944 или 945, существует два графика депонирования: ежемесячный и полунедельный. Перед началом каждого календарного года необходимо определить, какой из двух графиков депонирования вы должны использовать. Выбор графика зависит от общей суммы налоговой задолженности, указанной вами в ранее поданных формах за предыдущий период. Этот период варьируется в зависимости от типа формы. Дополнительную информацию о предыдущем периоде и о том, как определить ваш тип депозитора, см. в инструкциях к соответствующей форме или в Публикации № 15 (Английский).

Ежемесячный депонент

В рамках ежемесячного графика депонирования, налоги, удерживаемые из заработной платы лиц, работающих по найму и взимаемые с платежей, произведенных в течение месяца, депонируются к 15-му числу следующего месяца.

Полунедельный депонент

В рамках полунедельного графика депонирования налоги, удерживаемые из заработной платы лиц, работающих по найму и взимаемые с платежей, внесенных в среду, четверг и (или) пятницу, депонируются к среде на следующей неделе. Налоги, взимаемые с платежей, внесенных в субботу, воскресенье, понедельник и (или) вторник, депонируются к пятнице на следующей неделе.

Правило депонирования на следующий день

Если вы накапливаете налогов на сумму 100 000 долларов США или более в любой день в течение месячного или полунедельного периода депонирования, вы должны задепонировать этот налог к следующему рабочему дню.

Депонирование налога FUTA

Вы должны определить, когда вам необходимо депонировать налог FUTA, исходя из суммы ваших налоговых обязательств, определяемых на ежеквартальной основе. Если ваша налоговая задолженность FUTA составляет 500 долларов США или меньше за квартал, перенесите ее на следующий квартал. За любой квартал, в котором ваше налоговое обязательство FUTA (плюс любая недепонированная сумма за любой предыдущий квартал) составляет 500 долларов США или более, депонируйте всю сумму задолженности по состоянию на конец квартала к последнему дню первого месяца, следующего за концом квартала. Если ваша налоговая задолженность за 4-й квартал составляет 500 долларов США или меньше, вы можете произвести депонирование или оплатить налог с помощью Формы 940 до 31 января.