Instrucciones para el Formulario 940-PR (2018)

Planilla para la Declaración Federal Anual del Patrono de la Contribución Federal para el Desempleo (FUTA)

Section references are to the Internal Revenue Code unless otherwise noted.

2018


Instrucciones para el
Formulario 940-PR - Introductory Material

Acontecimientos Futuros

Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos relacionados al Formulario 940-PR y sus instrucciones, tal como legislación promulgada después de que dichos documentos se hayan publicado, por favor visite
IRS.gov/Form940PR.

Qué Hay de Nuevo

Nueva dirección para radicar la planilla.

La dirección para radicar la planilla ha cambiado para ciertos patronos. Vea ¿Adónde debe enviar la planilla?, más adelante, antes de radicar su planilla.

Reembolsos por gastos de mudanza y por gastos calificados de ida y vuelta al trabajo en bicicleta están sujetos a la contribución FUTA.

La Tax Cuts and Jobs Act of 2017 (P.L. 115-97) (Ley de Reducción de Impuestos y Generación de Empleos de 2017 (Ley pública 115-97)) suspende la exclusión de reembolsos por gastos de mudanza calificados del ingreso de su empleado conforme a la sección 132 y la deducción del ingreso de su empleado conforme a la sección 217, así como la exclusión de reembolsos por gastos calificados de ida y vuelta al trabajo en bicicleta del ingreso de su empleado conforme a la sección 132, para los años tributarios que comienzan después de 2017 y terminan antes de 2026. Por lo tanto, los reembolsos por gastos de mudanza y por gastos calificados de ida y vuelta al trabajo en bicicleta no están exentos de la contribución FUTA durante este período. No incluya los reembolsos por gastos de mudanza o por gastos calificados de ida y vuelta al trabajo en bicicleta en la línea 4 del Formulario 940-PR. Para más información sobre beneficios marginales, vea la Pub. 15-B.

Estados con reducción en el crédito.

Un estado que no ha reintegrado dinero que pidió prestado al gobierno federal a fin de pagar beneficios para el desempleo se denomina un "estado con reducción en el crédito". El Departamento del Trabajo de los EE.UU. determina cuáles estados se clasifican como estados con reducción en el crédito. Si un patrono paga salarios que están sujetos a las leyes de compensación por desempleo de un estado con reducción en el crédito, ese patrono tiene que pagar contribución federal para el desempleo adicional al radicar su Formulario 940-PR.

Puerto Rico no es un estado (territorio) con reducción en el crédito para 2018. Para el año 2018 hay un estado con reducción en el crédito (Islas Vírgenes Estadounidenses). Si ha pagado salarios que están sujetos a las leyes de compensación por desempleo de un estado con reducción en el crédito, su crédito contra la contribución federal para el desempleo será reducido en base a la tasa de reducción del crédito para dicho estado. Use el Anexo A (Formulario 940-PR) para calcular la reducción en el crédito. Para obtener más información, vea las instrucciones del Anexo A (Formulario 940-PR) o visite el sitio web IRS.gov. La información está disponible en inglés.

Recordatorios

Programa de certificación para organizaciones de patronos profesionales (PEO).

La Tax Increase Prevention Act of 2014 (Ley de Prevención de Aumento de Contribuciones de 2014) requiere del IRS establecer un programa de certificación voluntaria para las organizaciones de patronos profesionales (PEO, por sus siglas en inglés). Las PEO se encargan de manejar varias responsabilidades administrativas de la nómina y reportes de contribuciones de sus clientes de negocios y, por lo general, se les paga una tarifa basada en los costos de la nómina. Para certificarse y mantener la certificación conforme al programa de certificación, las organizaciones de patronos profesionales certificados (CPEO, por sus siglas en inglés) tienen que cumplir con ciertos requisitos descritos en las secciones 3511 y 7705 y las guías relacionadas que se han publicado. La certificación como una CPEO puede afectar las obligaciones de contribuciones de nómina tanto de la CPEO como las de sus clientes. Por lo general, para propósitos de las contribuciones de nómina, una CPEO es tratada como el patrono de cualquier individuo que realiza servicio para un cliente de la CPEO y está cubierto por un contrato descrito en la sección 7705(e)(2) entre la CPEO y el cliente (contrato de la CPEO), pero sólo para los salarios y otra compensación pagados a la persona por la CPEO. Para certificarse como una CPEO, la organización tiene que solicitar por medio del IRS Online Registration System (Sistema del IRS para registrarse en línea). Para más información o solicitar para certificarse como una CPEO, visite IRS.gov/CPEO. La información está disponible en inglés.

Una CPEO es elegible para solicitar un crédito por contribución estatal para el desempleo pagada a un fondo estatal para el desempleo por los salarios pagados a un empleado del sitio de trabajo (work site employee, como se le conoce en inglés), independientemente de que haya sido la CPEO o el cliente de la CPEO quien haya hecho la contribución. Además, a una CPEO se le permite el crédito adicional si a la CPEO se le permite, conforme a las leyes estatales, cobrar y remitir contribuciones al fondo estatal para el desempleo con respecto a un empleado del sitio de trabajo. Para más información, vea Crédito por contribución estatal para el desempleo pagada a un fondo estatal para el desempleo, más adelante.

Por lo general, las CPEO tienen que radicar electrónicamente el Formulario 940-PR y el Schedule R (Form 940), Allocation Schedule for Aggregate Form 940 Filers (Anexo R (Formulario 940), Registro de asignación para los declarantes de Formularios 940 agregados), en inglés. Para obtener más información sobre el requisito de una CPEO de radicar electrónicamente, vea el Revenue Procedure 2017-14 (Procedimiento Administrativo Contributivo 2017-14), en inglés. Puede ver dicho procedimiento en la página 426 del Internal Revenue Bulletin (I.R.B.) 2017-03 (Boletín de Rentas Internas 2017-03), en inglés, disponible en IRS.gov/irb/2017-03_IRB#RP-2017-14.

Si cambia su nombre comercial, la dirección comercial o la parte responsable.

Notifíquele al IRS inmediatamente si cambia el nombre comercial, la dirección comercial o la parte responsable.

  • Escriba a la oficina del IRS en donde usted radica sus planillas (utilizando la dirección Sin un pago, que se encuentra bajo ¿Adónde debe enviar la planilla?, más adelante) para notificar al IRS sobre todo cambio en el nombre comercial. Vea la Pub. 1635, en inglés, para saber si necesita solicitar un número de identificación patronal nuevo (EIN, por sus siglas en inglés).

  • Complete y envíe por correo el Formulario 8822-B, en inglés, para notificarle al IRS sobre un cambio en la dirección o parte responsable. No envíe su Formulario 8822-B junto con su Formulario 940-PR. Si desea ver la definición de "parte responsable", vea las Instrucciones para el Formulario SS-4PR.

 

Tiene que depositar toda contribución federal mediante la transferencia electrónica de fondos (EFT).

Usted tiene que utilizar la transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés) para depositar toda contribución federal. Por lo general, una EFT se realiza mediante el Electronic Federal Tax Payment System (Sistema electrónico de pagos de la contribución federal o EFTPS, por sus siglas en inglés). Si no desea utilizar el EFTPS, puede hacer arreglos para que su preparador profesional, institución financiera, servicio de nóminas u otro tercero de confianza haga los depósitos electrónicamente de parte de usted. También, puede hacer arreglos para que su institución financiera inicie una transferencia electrónica realizada el mismo día de pago de parte de usted. El EFTPS es un servicio gratuito provisto por el Departamento del Tesoro. Podría verse obligado a pagar un cargo por los servicios de un preparador profesional, institución financiera, servicio de nómina u otro tercero.

Para más información sobre cómo realizar depósitos de la contribución federal, vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños. Si desea obtener información sobre el EFTPS, o si desea inscribirse en este sistema, visite EFTPS.gov, o llame al 800-244-4829 o al 800-733-4829 (TDD). Además, puede encontrar más información sobre el EFTPS en la Pub. 966 (SP).

Declarantes de Formularios 940-PR agregados.

Los agentes y las CPEO tienen que completar el Anexo R (Formulario 940), en inglés, cuando radiquen un Formulario 940-PR agregado. Los Formularios 940-PR agregados son radicados por agentes de aquéllos quienes reciben servicios de cuidado en el hogar aprobados por el IRS conforme a la sección 3504. Para solicitar la aprobación para actuar como un agente de un empleador o patrono, el agente radica el Formulario 2678 con el IRS, a menos que usted sea una agencia del gobierno estatal o local que actúa como agente de acuerdo con los procedimientos especiales provistos en el Revenue Procedure 2013-39 (Procedimiento Administrativo Contributivo 2013-39) que aparece en la página 830 del Internal Revenue Bulletin (Boletín de Rentas Internas) 2013-52, en inglés, disponible en IRS.gov/irb/2013-52_IRB#RP-2013-39.

Las CPEO aprobadas por el IRS conforme a la sección 7705 pueden radicar Formularios 940-PR agregados. Las CPEO radican el Formulario 8973, Certified Professional Employer Organization/Customer Reporting Agreement (Organización de patrono profesional certificada/Acuerdo de radicación del cliente), en inglés, para notificar al IRS que comenzaron o terminaron un contrato de servicio con un cliente. Por lo general, las CPEO tienen que radicar el Formulario 940-PR y el Anexo R (Formulario 940) electrónicamente. Para obtener más información sobre el requisito de una CPEO de radicar electrónicamente, vea el Revenue Procedure 2017-14 (Procedimiento Administrativo Contributivo 2017-14) que aparece en la página 426 del Internal Revenue Bulletin (Boletín de Rentas Internas) 2017-03, en inglés, disponible en IRS.gov/irb/2017-03_IRB#RP-2017-14.

Entidades no consideradas como separadas de sus dueños y compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs).

Las entidades comerciales que no son consideradas como separadas de sus dueños (propietarios), incluyendo a las compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs, por sus siglas en inglés), están obligadas a retener y pagar las contribuciones sobre la nómina y a radicar las planillas de las contribuciones sobre la nómina usando el nombre y el número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) de la entidad no considerada como separada de su dueño (propietario). Para más información, vea Entidades no consideradas como separadas de sus dueños, más adelante.

Información estatal sobre el desempleo.

Cuando se registró como patrono en su estado, dicho estado le asignó un número de identificación para propósitos de la declaración estatal. Si no tiene una cuenta estatal para el desempleo ni se le ha asignado una tasa de experiencia, o si tiene alguna pregunta sobre su cuenta estatal, tiene que comunicarse con el Negociado de Seguridad de Empleo de Puerto Rico. Para comunicarse directamente, visite el sitio web Trabajo.PR.gov o llame al 787-754-5353. Para una lista de agencias para el desempleo en otros estados, visite el sitio web del Departamento del Trabajo de los EE.UU. en oui.doleta.gov/unemploy/agencies.asp.

Radicación y pago por medios electrónicos.

El uso de opciones electrónicas puede facilitar la radicación de su planilla y el pago de su contribución federal adeudada. Puede usar el sistema e-file del IRS para radicar su planilla y el Electronic Federal Tax Payment System (Sistema electrónico de pagos de la contribución federal o EFTPS, por sus siglas en inglés) para hacer depósitos de contribución o para pagarla en su totalidad, si usa a un preparador remunerado para preparar la planilla o si usted mismo la prepara.

  • Para e-file, visite el sitio web IRS.gov/EmploymentEfile y pulse sobre Español para más información. Se le puede cobrar un cargo por radicar electrónicamente.

  • Para EFTPS, visite el sitio web EFTPS.gov o llame al Servicio al Cliente del EFTPS al 800-555-4477 (800-733-4829, para usuarios del sistema TDD) o al 800-244-4829 (para servicio en español).

 

Retiro electrónico de fondos (EFW).

Si radica el Formulario 940-PR electrónicamente, puede radicar (e-file) y usar EFW (retiro electrónico de fondos, por sus siglas en inglés) para pagar el saldo adeudado en un solo paso usando programas de computadora (software) para la preparación de planillas o por medio de un preparador profesional de contribuciones. Sin embargo, no use el retiro electrónico de fondos para efectuar los depósitos de la contribución federal. Para más información sobre el pago de contribuciones por medio del retiro electrónico de fondos, visite el sitio web IRS.gov/EFW y pulse sobre Español.

Pagos hechos con tarjeta de crédito o débito.

Puede pagar la cantidad de su contribución FUTA indicada en la línea 14 usando una tarjeta de crédito o débito. Su pago será procesado por un procesador de pagos quien cobrará un cargo por el servicio. No use ninguna tarjeta de crédito o débito para pagar contribuciones federales que se deben depositar (vea ¿Cuándo tiene que depositar su contribución FUTA?, más adelante). Para más información sobre cómo se pagan las contribuciones con tarjetas de crédito o débito, visite el sitio web IRS.gov/PayByCard y pulse sobre Español.

Acuerdo de pago en línea.

Usted puede que tenga derecho a solicitar un plan de pagos a plazos por Internet si no puede pagar la cantidad total de la contribución adeudada al radicar su planilla. Para más información, vea ¿Qué pasa si usted no puede pagar en su totalidad?, más adelante.

Externalización de las obligaciones de nómina.

Por lo general, como patrono, usted es responsable de asegurarse que las planillas de contribución se radiquen y que los depósitos y pagos se efectúen, aun si usted contrata los servicios de un tercero para hacerlo. Usted sigue siendo responsable aun si el tercero no cumple con la acción requerida. Antes de optar por externalizar cualquier parte de su nómina y las obligaciones relacionadas con las contribuciones (es decir, retención, declaración y pago de las contribuciones al Seguro Social, al Medicare y al fondo federal de desempleo (FUTA)) a un tercero pagador, tal como un proveedor de servicios de nómina o agente de reportación, visite el sitio web IRS.gov/OutsourcingPayrollDuties para información útil sobre este tema. Dicha información está disponible en inglés. Si una CPEO paga los salarios y otra compensación de cualquier individuo que realiza servicio para un cliente de la CPEO y los servicios están cubiertos por un contrato descrito en la sección 7705(e)(2) entre usted y una CPEO (contrato de CPEO), entonces la CPEO es por lo general tratada como el patrono de dicho empleado, pero sólo para salarios y otra compensación pagada al individuo por la CPEO. Sin embargo, con respecto a ciertos empleados cubiertos por un contrato de CPEO, usted también puede ser tratado como un patrono de los empleados y, por consiguiente, también puede ser responsable de las contribuciones federales sobre la nómina impuestas sobre los salarios y otra compensación pagada por la CPEO a dichos empleados. Para más información sobre los diferentes tipos de arreglos de terceros pagadores, vea el apartado 16 titulado Third-Party Payer Arrangements (Arreglos de un tercero pagador) en la Pub. 15, en inglés.

Fotografías de niños desaparecidos.

El IRS se enorgullece en colaborar con el National Center for Missing & Exploited Children® (NCMEC, por sus siglas en inglés) (Centro Nacional para Niños Desaparecidos y Explotados®). Fotografías de niños desaparecidos que han sido seleccionadas por el Centro pueden aparecer en estas instrucciones en páginas que de otra manera estarían en blanco. Usted puede ayudar a que estos niños regresen a sus hogares si, al mirar sus fotografías, los puede identificar y llamar al 1-800-THE-LOST (1-800-843-5678).

Cómo se puede obtener más ayuda

Si desea recibir más información sobre este formulario, vea la Pub. 179, visite nuestro sitio web IRS.gov/Espanol o llame a la IRS Business and Specialty Tax Line (Línea de ayuda del IRS para las contribuciones de negocios y las contribuciones especiales) al 800-829-4933 o al 800-829-4059 (800-829-4059 si es usuario del sistema TDD/TTY para personas que son sordas, tienen dificultades auditivas o tienen impedimentos del habla) de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 8:00 p.m., hora local. Las personas en los Estados Unidos continentales pueden llamar de 7:00 a.m. a 7:00 p.m., hora local. Los residentes de Alaska y Hawaii siguen la zona horaria del Pacífico.

Si desea ver una lista de los temas relacionados con las contribuciones sobre la nómina, visite el sitio web IRS.gov/EmploymentTaxes y pulse sobre Español. Puede pedir formularios, instrucciones y publicaciones visitando IRS.gov/OrderForms.

Instrucciones Generales

¿Cuál es el propósito del Formulario 940-PR?

Estas instrucciones le dan información fundamental sobre el Formulario 940-PR. Éstas le explican quién tiene que radicar la planilla, cómo llenarla línea por línea y cuándo y adónde enviarla.

Use el Formulario 940-PR para declarar anualmente su contribución de la Ley Federal de la Contribución para el Desempleo (FUTA). Junto con los sistemas estatales de la contribución para el desempleo, la contribución FUTA provee fondos para el pago de compensación para el desempleo de los trabajadores que han perdido sus empleos. La mayoría de los patronos pagan contribuciones tanto federales como estatales para el desempleo. Únicamente los patronos pagan la contribución FUTA. No la cobre ni la descuente de los salarios de sus empleados.

La contribución FUTA se aplica a los primeros $7,000 que pague a cada empleado durante un año natural luego de restar todo pago exento de la contribución FUTA.

¿Quién tiene que radicar el Formulario 940-PR?

A excepción de lo que se indica más abajo, si contesta "Sí" a cualquiera de las preguntas siguientes, tiene que radicar el Formulario 940-PR:

  • ¿Pagó salarios de $1,500 o más a sus empleados en cualquier trimestre natural durante 2017 ó 2018?

  • ¿Tuvo uno o más empleados durante al menos alguna porción de un día en cualesquier 20 o más semanas distintas en 2017 ó 20 o más semanas distintas en 2018? En este cómputo, cuente a todos sus empleados a tiempo completo, a jornada parcial y temporeros. Sin embargo, si su negocio es una sociedad colectiva (partnership), no incluya a los socios del negocio en el cómputo.

 

Si vendió o cedió (transfirió) su negocio durante el año, cada patrono que contestó "Sí" a por lo menos una de las dos preguntas anteriores tiene que radicar el Formulario 940-PR. No obstante, no incluya ningún salario pagado por el patrono anterior en el Formulario 940-PR de usted a menos que sea un patrono sucesor. Para más información al respecto, vea Patrono sucesor bajo Clase de planilla, más adelante.

Si no tiene que pagar la contribución FUTA para 2018 porque no pagó salarios a ningún empleado en ese año, marque el encasillado c en la parte superior derecha de la planilla. Luego, pase a la Parte 7, firme la planilla y radíquela ante el IRS.

Si no tendrá que radicar un Formulario 940-PR en el futuro porque se cerró su negocio o dejó de pagar salarios, marque el encasillado d en la parte superior derecha de la planilla. Para más información, vea Final: Se cerró el negocio o dejó de pagar salarios bajo Clase de planilla, más adelante.

Para los patronos de empleados domésticos . . .

Si es patrono de empleados domésticos, tiene que pagar la contribución FUTA sobre los salarios que pagó a sus empleados domésticos únicamente si pagó salarios en efectivo de $1,000 o más durante cualquier trimestre natural en 2017 ó 2018.

Un empleado doméstico presta servicios de tipo doméstico en una:

  • Residencia privada,

  • Club local de una institución de enseñanza universitaria o

  • Capítulo local de una fraternidad o hermandad femenina de una institución de enseñanza universitaria.

 

Por regla general, los patronos de empleados domésticos tienen que radicar el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) en lugar del Formulario 940-PR.

Sin embargo, si tiene otra clase de empleados además de empleados domésticos, puede elegir incluir las contribuciones FUTA de sus empleados domésticos en el Formulario 940-PR en vez de declararlas en el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). Si elige incluir las contribuciones FUTA de sus empleados domésticos en un Formulario 940-PR, tiene que radicar además un Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; oFormulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador (o el Formulario 944, en inglés), para declarar la contribución al Seguro Social y toda contribución al Medicare de sus empleados domésticos. Vea el apartado 8 y 10 de la Pub. 179, en español, y la Pub. 926, en inglés, para más información.

Para los patronos de empleados agrícolas . . .

Radique el Formulario 940-PR si contesta "Sí" a cualquiera de las preguntas a continuación:

  • ¿Pagó $20,000 o más por concepto de salarios en efectivo a sus empleados agrícolas durante cualquier trimestre natural en 2017 ó 2018?

  • ¿Empleó a 10 o más empleados agrícolas (sin importar si fue al mismo tiempo) durante al menos una porción de un día durante cualesquier 20 o más semanas distintas de 2017 o durante cualesquier 20 o más semanas distintas de 2018?

 

Incluya los sueldos pagados a los extranjeros admitidos a Puerto Rico temporalmente para desempeñar labores agrícolas (trabajadores con visa "H-2A") para determinar si reúne cualesquiera de las condiciones señaladas anteriormente. Sin embargo, los salarios pagados a dichos extranjeros no están sujetos a la contribución FUTA. Vea el apartado 7 y 10 de la Pub. 179, en español, y la Pub. 51, en inglés, para más información.

Para las organizaciones exentas de contribución . . .

Las organizaciones religiosas, educativas, científicas, caritativas y otras organizaciones que se describen en la sección 501(c)(3) y que se eximen de pagar contribuciones bajo la sección 501(a), no están sujetas a pagar la contribución FUTA y no tienen que radicar el Formulario 940-PR.

Para los patronos de empleados del gobierno estatal o local . . .

Los servicios prestados por los empleados de un gobierno estatal o local o de una subdivisión política o entidad del estado no están sujetos a la contribución FUTA y los patronos de éstos no tienen que radicar el Formulario 940-PR.

¿Cuándo tiene que radicar el Formulario 940-PR?

La fecha límite para radicar el Formulario 940-PR de 2018 es el 31 de enero de 2019. Sin embargo, si depositó todas sus contribuciones FUTA cuando vencían, tendrá hasta el 11 de febrero de 2019 para radicar el Formulario 940-PR.

Si recibimos su planilla después de la fecha límite para radicarla, la consideraremos radicada a su debido tiempo si el sobre que contiene su planilla lleva la dirección correcta, contiene el franqueo suficiente y lleva impresa la marca del Servicio Postal de los EE.UU. fechada a más tardar en la fecha límite (de vencimiento) o si fue enviado por un servicio de entrega privado aprobado (PDS, por sus siglas en inglés) por el IRS, también a más tardar en la fecha límite. Sin embargo, si no sigue estas pautas, consideraremos que la planilla se radicó en la fecha en que de hecho la recibimos. Para más información acerca de los PDS, vea ¿Adónde debe enviar la planilla? a continuación.

¿Adónde debe enviar la planilla?

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La dirección en la cual radica su declaración con fecha límite para radicar del 31 de enero de 2019, puede ser distinta de la dirección en la cual radicaba su planilla de declaración de la contribución sobre la nómina en años anteriores. Vea la tabla con las direcciones que se encuentra bajo esta sección antes de radicar su planilla.

Se recomienda que radique el Formulario 940-PR electrónicamente. Visite IRS.gov/EmploymentEfile y pulse sobre Español para información sobre cómo radicar electrónicamente. Para las planillas radicadas en papel, la dirección a la cual usted enviará el Formulario 940-PR depende de si incluye o no incluye un pago (cheque o giro postal) con la planilla. Envíe su planilla por correo a la dirección correspondiente según se indica en la tabla.

Los servicios de entrega privados (PDS) no pueden entregar correspondencia a los apartados postales. Tiene que usar el U.S. Postal Service (Servicio Postal de los EE.UU.) si envía correspondencia a una dirección que contiene un apartado postal. Visite IRS.gov/PDS para una lista actualizada de servicios de entrega privados aprobados por el IRS. Para la dirección postal del IRS si usted está utilizando un PDS, visite IRS.gov/PDSstreetAddresses. Una vez se encuentre en el sitio web, escoja la dirección postal que se encuentra en el mismo estado que la dirección a donde usted hubiese tenido que enviar la planilla radicada sin un pago, según provista en la tabla a continuación.

Los patronos que tienen su negocio principal en Puerto Rico deben enviar sus planillas tal como se indica a continuación:
 

Si está enviando el
Formulario 940-PR . . .
Sin un pago . . . Con un pago . . .
Desde Puerto Rico o las Islas Vírgenes Estadounidenses . . . Internal Revenue Service
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
Internal Revenue Service
P.O. Box 932000
Louisville, KY 40293-2000
EXCEPCIÓN: Si es una organización exenta de contribución; entidad gubernamental federal, estatal y local; entidad gubernamental de tribu indígena estadounidense, sin considerar su ubicación . . . Department of the Treasury
Internal Revenue Service
Ogden, UT 84201-0046
Internal Revenue Service
P.O. Box 932000
Louisville, KY 40293-2000

 

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La dirección en la cual radica su declaración puede ser distinta de la dirección en la cual radicaba su planilla de declaración de la contribución sobre la nómina en años anteriores.

Crédito por contribución estatal para el desempleo pagada a un fondo estatal para el desempleo

Por lo general, usted puede reclamar un crédito por aportaciones pagadas a un fondo estatal para el desempleo (incluyendo el Distrito de Columbia, Puerto Rico y las Islas Vírgenes Estadounidenses) a más tardar el 31 de enero de 2019 (o el 11 de febrero de 2019, si ésta es su fecha límite para radicar el Formulario 940-PR). Su contribución FUTA será mayor si no paga la contribución estatal a su debido tiempo. Vea las instrucciones para la línea 10 si no pagó la totalidad de su contribución estatal para el desempleo de Puerto Rico a más tardar en la fecha límite para radicar el Formulario 940-PR. Una CPEO es elegible para solicitar el crédito por los salarios pagados a un empleado del sitio de trabajo (work site employee, como se le conoce en inglés), independientemente de que haya sido la CPEO o el cliente de la CPEO quien haya hecho la contribución.

Las contribuciones hechas a un fondo estatal para el desempleo a veces se denominan "aportaciones". Dichas aportaciones son pagos que un estado requiere que haga un patrono a su fondo para el desempleo a fin de pagar compensación por desempleo. En estas aportaciones no se incluyen:

  • Todo pago deducido o deducible de la paga de un empleado;

  • Multas, intereses o contribuciones administrativas especiales; ni

  • Aportaciones voluntarias que usted hizo para obtener una tasa de experiencia estatal asignada inferior.

 

Crédito adicional.

Puede recibir un crédito adicional si tiene una tasa de experiencia estatal inferior al 5.4% (0.054). Esto rige aun cuando la tasa varíe durante el año. Este crédito adicional es la diferencia entre las aportaciones pagadas realmente al fondo estatal para el desempleo y la cantidad que usted hubiera tenido que pagar a la tasa del 5.4%. A la CPEO se le permite el crédito adicional por los salarios pagados a un empleado del sitio de trabajo si a la CPEO se le permite, conforme a las leyes estatales, cobrar y remitir contribuciones al fondo estatal para el desempleo con respecto a un empleado del sitio de trabajo.

Crédito especial para patronos sucesores.

Usted puede tener derecho a un crédito basado en la cantidad de contribuciones estatales para el desempleo que pagó el patrono anterior. Puede reclamar este crédito si es un patrono sucesor que adquirió un negocio en 2018 de un patrono anterior que no se consideraba patrono para propósitos de la contribución FUTA y, por lo tanto, no estuvo obligado a radicar el Formulario 940-PR para 2018. Vea la sección 3302(e). Puede incluir en la hoja de trabajo para la línea 10 de las Instrucciones para el Formulario 940, en inglés, las cantidades pagadas por el patrono anterior como si usted hubiese pagado dichas cantidades. Para más información sobre los patronos sucesores, vea Patrono sucesor bajo Clase de planilla, más adelante. Si el patrono anterior estuvo obligado a radicar el Formulario 940-PR, vea las instrucciones para la línea 5.

¿Cuándo tiene que depositar su contribución FUTA?

Aunque el Formulario 940-PR abarca un año natural, quizás tendrá que depositar su contribución FUTA antes de radicar su planilla. Si su contribución FUTA excede de $500 para un año natural, tiene que depositar al menos un pago de contribución trimestralmente.

Tiene que determinar cuándo tiene que depositar su contribución, basado en la cuantía de su obligación contributiva para un trimestre. Si su contribución FUTA es de $500 o menos durante un trimestre, transfiérala al trimestre siguiente. Siga transfiriendo su obligación contributiva hasta que se acumule una cantidad de contribución por pagar de más de $500. Al llegar a ese punto, tiene que depositar su contribución para el trimestre en cuestión. Deposite su contribución FUTA a más tardar el último día del mes después de terminar el trimestre. Si su contribución FUTA es de $500 o menos durante el próximo trimestre, no está obligado a depositarla nuevamente hasta que la cantidad acumulada sea mayor de $500.

Obligaciones contributivas para el cuarto trimestre.

Si su contribución FUTA para el cuarto trimestre (más toda cantidad no depositada de los trimestres anteriores) excede de $500, deposite la cantidad entera a más tardar el 31 de enero de 2019. Si es de $500 o menos, puede optar por depositarla o pagarla al radicar su Formulario 940-PR para el 31 de enero de 2019.

En años cuando sí hay estados con una reducción en el crédito, usted tiene que incluir toda obligación resultante de una reducción en el crédito junto con su depósito para el cuarto trimestre.

 

Cuándo depositar la contribución FUTA

Si la contribución FUTA sin
depositar es más de $500 el . . .*
Deposítela a más
tardar el . . .
31 de marzo 30 de abril
30 de junio 31 de julio
30 de septiembre 31 de octubre
31 de diciembre 31 de enero
* Vea también las instrucciones para la línea 16.

 

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Si cualquier fecha de vencimiento para hacer un depósito es un sábado, domingo o día feriado oficial, puede hacer el depósito durante el próximo día laborable. Vea Puntualidad de los depósitos de las contribuciones federales, más adelante.

¿Cómo calcula su obligación contributiva FUTA para cada trimestre?

Usted adeuda la contribución FUTA sobre los primeros $7,000 de salarios que le paga a cada empleado durante un año natural después de restar los pagos exentos de la contribución FUTA. La tasa de la contribución FUTA es 6.0% (0.060) para el año 2018. La mayoría de los patronos reciben un crédito máximo de hasta 5.4% (0.054) contra dicha contribución FUTA. Cada trimestre, tiene que calcular qué porción de los primeros $7,000 de los salarios anuales de cada empleado fue pagada por usted durante ese trimestre.

Determine su obligación contributiva

Antes de que pueda calcular la cantidad de su depósito, deberá primero calcular la cantidad de su obligación contributiva de la contribución FUTA para el trimestre. Para calcular su obligación contributiva, sume los primeros $7,000 de los salarios anuales de cada uno de sus empleados que usted pagó durante el trimestre para salarios sujetos a la contribución FUTA y multiplique la cantidad por 0.006.

Las tasas contributivas están basadas en el crédito máximo que usted pueda tener contra sus contribuciones FUTA. Tiene derecho al crédito máximo si pagó la contribución estatal para el desempleo en su totalidad para la fecha límite para radicar su Formulario 940-PR o si no estuvo obligado a pagar la contribución estatal para el desempleo durante un año natural debido a su tasa de experiencia estatal.

Ejemplo.

Durante el primer trimestre, usted tuvo tres empleados: María Gil, Jorge Torres y Juana Matos. Usted le pagó $11,000 a María, $2,000 a Jorge y $4,000 a Juana. Ninguno de los pagos hechos estaban exentos de la contribución FUTA.

 

Para determinar su obligación para el primer trimestre, sume los primeros $7,000 de los salarios de cada uno de sus empleados sujetos a la contribución FUTA:
  $7,000 Los salarios de María sujetos a la contribución FUTA
  2,000 Los salarios de Jorge sujetos a la contribución FUTA
  + 4,000 Los salarios de Juana sujetos a la contribución FUTA
  $13,000 Total de salarios sujetos a la contribución FUTA para el primer trimestre
     
  $13,000 Total de salarios sujetos a la contribución FUTA para el primer trimestre
  x 0.006 Tasa de la contribución (basada en el crédito
    máximo de 5.4%)
  $78 Total de su obligación contributiva para el primer trimestre
     
En este ejemplo, no tiene que hacer un depósito porque su obligación para el primer trimestre es de $500 o menos. Sin embargo, tiene que transferir esta obligación al segundo trimestre.

 

Si cualesquier salarios sujetos a la contribución FUTA no están sujetos a la contribución estatal para el desempleo, puede estar sujeto a la contribución FUTA a la tasa máxima de 6.0%. Por ejemplo, en ciertos estados, los salarios pagados a los ejecutivos de una corporación, ciertos pagos de compensación por enfermedad hechos por sindicatos y ciertos beneficios marginales son excluidos de la contribución estatal para el desempleo.

Ejemplo.

María Gil y Jorge Torres son ejecutivos de una corporación cuyos salarios son excluidos de la contribución estatal para el desempleo en su estado. Los salarios de Juana Matos no son excluidos de la contribución estatal para el desempleo. Durante el primer trimestre, usted le pagó $11,000 a María, $2,000 a Jorge y $4,000 a Juana.

 

  $ 9,000 Total de salarios sujetos a la contribución FUTA de María y Jorge para el primer trimestre
  x 0.060 Tasa de la contribución
  $540 Su obligación contributiva total para el primer trimestre para María y Jorge
     
  $4,000 Total de salarios sujetos a la contribución estatal para el desempleo
  x 0.006 Tasa de la contribución (basada en el crédito
    máximo de 5.4%)
  $24 Su obligación contributiva total para el primer trimestre para Juana
     
  $540 Su obligación contributiva total para el primer trimestre para María y Jorge
  + 24 Su obligación contributiva total para el primer trimestre
    para Juana
  $564 Su obligación contributiva total para el primer trimestre para María, Jorge y Juana
En este ejemplo, tiene que depositar los $564 a más tardar el 30 de abril porque su obligación contributiva para el primer trimestre es mayor de $500.

 

¿Cómo tiene que depositar su contribución FUTA?

Tiene que depositar su contribución FUTA usando la transferencia electrónica de fondos (EFT)

Usted tiene que utilizar la transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés) para depositar toda contribución federal. Por lo general, una EFT se efectúa mediante el Sistema electrónico de pagos de la contribución federal (EFTPS, por sus siglas en inglés). Para obtener información o para inscribirse en el EFTPS, visite el sitio web del EFTPS, EFTPS.gov, en inglés, o llame al 800-244-4829 o al 800-733-4829 (TDD). Información adicional sobre el EFTPS está disponible en la Pub. 966 (SP).

Si tiene un negocio nuevo, el IRS de antemano le inscribirá automáticamente en el sistema EFTPS cuando solicite un número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés). Siga las instrucciones de su juego de formularios del EIN para activar su inscripción.

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Para que un depósito efectuado mediante el EFTPS llegue a tiempo, tiene que efectuarlo a más tardar a las 8:00 p.m., hora del Este, el día antes de la fecha de vencimiento del depósito.

Opción de pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica.

Si usted no efectúa una transacción de depósito en el sistema EFTPS para las 8:00 p.m., hora del Este de los Estados Unidos, el día anterior a la fecha de vencimiento para efectuar un depósito, todavía puede efectuar a tiempo su depósito por medio del Federal Tax Collection Service (Servicio de recaudación de la contribución federal o FTCS, por sus siglas en inglés) para hacer un pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica. Para utilizar el método de pago efectuado el mismo día, tendrá que hacer trámites con su institución financiera con anticipación. Por favor, consulte con su institución financiera con respecto a la disponibilidad, los plazos y el costo. Su institución financiera puede cobrar un cargo por los pagos efectuados de esta manera. Para obtener más detalles sobre la información que le necesita proveer a su institución financiera para hacer un pago electrónico el mismo día, visite IRS.gov/SameDayWire y pulse sobre Español.

Puntualidad de los depósitos de las contribuciones federales.

Si se requiere que efectúe un depósito en un día que no es un día laborable, se considerará que el depósito se hizo a tiempo si éste se efectúa para el cierre del próximo día laborable. Un día laborable es todo día que no sea sábado, domingo ni día feriado oficial. El término "día feriado oficial" para propósitos de los depósitos incluye únicamente aquellos días feriados oficiales en el Distrito de Columbia. Puede ver una lista de los días feriados oficiales en el Distrito de Columbia en la Pub. 179.

¿Cómo puede evitar el pago de multas e intereses?

Puede evitar el pago de multas e intereses si hace todo lo indicado a continuación:

  • Deposita y paga la contribución a su debido tiempo.

  • Radica su Formulario 940-PR debidamente completado y correcto dentro del plazo para su radicación.

  • Adjunta el Anexo R (Formulario 940), de ser requerido.

  • Asegura que sus pagos de contribución sean honrados por su institución financiera.

 

Se cobran multas e intereses sobre las contribuciones pagadas fuera de plazo y sobre las planillas radicadas fuera de plazo a una tasa fijada conforme a la ley. Vea los apartados 11 y 12 de la Pub. 179 para más detalles.

Si recibe un aviso sobre multas después de radicar esta planilla, envíenos una explicación escrita y determinaremos si la misma cumple con los requisitos para considerarse una causa razonable por la demora. No adjunte una explicación al radicar su Formulario 940-PR.

Use el Formulario 843, en inglés, para solicitar una reducción de las multas e intereses que le han sido tasados. No solicite la reducción de multas o intereses que le han sido tasados en el Formulario 940-PR.

¿Puede enmendar una planilla?

Puede usar un Formulario 940-PR de 2018 para enmendar una planilla que había radicado anteriormente para 2018. Si desea enmendar una planilla de un año anterior, use la versión del Formulario 940-PR para tal año.

Siga las pautas a continuación para enmendar su planilla:

  • Use una planilla impresa en papel para enmendar un Formulario 940-PR radicado de acuerdo con un programa de radicación electrónica.

  • Marque el encasillado a ("Enmendada") en la parte superior derecha de la página 1 del Formulario 940-PR.

  • Complete todas las cantidades que debieron haberse incluido en la planilla original.

  • Firme la planilla.

  • Adjunte una explicación de por qué desea enmendar su planilla. Por ejemplo, infórmenos si desea radicar para reclamar un crédito por la contribución pagada a su fondo estatal para el desempleo después de la fecha límite para radicar el Formulario 940-PR.

  • Envíe su planilla enmendada a la dirección a la que se envían las planillas enviadas sin pagos (aun si está incluyendo un pago), que aparece bajo ¿Adónde debe enviar la planilla?, anteriormente.

  • Si radica una declaración enmendada para un Formulario 940-PR agregado, asegúrese de adjuntar el Schedule R (Form 940) (Anexo R (Formulario 940)), en inglés. Complete el Schedule R (Form 940) (Anexo R (Formulario 940)) sólo para patronos que tienen ajustes en el Formulario 940-PR enmendado.

 

Cómo completar su Formulario 940-PR

Siga las pautas siguientes para llenar correctamente el formulario

Anote sus respuestas en el Formulario 940-PR siguiendo las pautas a continuación para permitirnos leer y tramitar su planilla con exactitud.

  • Asegúrese de incluir su nombre comercial y el EIN en cada página del formulario y todo anexo pertinente.

  • Si escribe a maquinilla o usa una computadora para llenar su planilla, use letra de imprenta de fuente Courier de 12 puntos (si es posible) para cada anotación. Formularios en formato de documento portátil (PDF, por sus siglas en inglés) en IRS.gov tienen campos editables con especificaciones de fuentes aceptables.

  • Omita el signo de dólares y puntos decimales. El uso de comas es opcional. Declare las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que está impreso y los centavos a la derecha del punto.

  • Puede elegir el redondear las cifras a dólares enteros, en lugar de declarar los centavos en su planilla. Si de hecho decide redondear a dólares completos (enteros), tendrá que redondear todas las cantidades. Para redondear, siga las pautas a continuación: Si la cifra es de $0.49 o menos, elimine los centavos y no sume nada a la porción de la cantidad en dólares. Si la cifra es entre $0.50 y $0.99, auméntela al siguiente dólar entero y elimine los centavos. Por ejemplo, $1.49 sería $1.00 y $2.50 sería $3.00. Si usa dos o más cifras para calcular la cantidad por anotar en una línea de su planilla, incluya los centavos cuando sume las cantidades y redondee sólo el resultado.

  • Deje en blanco todo espacio para anotar datos que tengan un valor de cero.

 

Número de identificación patronal (EIN), nombre, nombre comercial y dirección

Anote la información sobre su negocio en la parte superior de la planilla

Anote su EIN, nombre y dirección en los espacios provistos. Tiene que anotar su nombre y el EIN aquí y también en la parte superior de la segunda página. Anote el nombre comercial (legal) que utilizó al solicitar su EIN en el Formulario SS-4PR. Por ejemplo, si es dueño único de su negocio, anotará "Roberto Herrera" en la línea que dice "Nombre" y "Bicicletas Roberto" donde dice "Nombre comercial". Deje en blanco la línea "Nombre comercial" si este nombre es igual al "Nombre" de usted.

Si le paga a un preparador de contribuciones profesional para que éste le llene el Formulario 940-PR, asegúrese que dicha persona use el nombre y el EIN del negocio de usted exactamente como apareció cuando usted solicitó su EIN.

Número de identificación patronal (EIN).

Para asegurar que los negocios cumplan con las leyes federales contributivas, el IRS se ocupa de controlar la radicación de planillas y los pagos de las contribuciones mediante el uso de un sistema de números para identificar a los contribuyentes. El número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) es un número singular que consta de nueve dígitos que el IRS les expide a todas las corporaciones, sociedades colectivas y a algunas empresas de un solo dueño. Todo negocio que necesita obtener un EIN tiene que solicitar este número y anotarlo en toda planilla, pago o informe de contribución mientras siga en operación.

Su negocio deberá tener solamente un EIN. Si tiene más de un número y no está seguro del número que debe usar, escriba a la oficina del IRS en donde usted radica sus planillas (utilizando la dirección Sin un pago, que se encuentra bajo ¿Adónde debe enviar la planilla?, anteriormente) o llame al 800-829-4933 para verificar su EIN correcto.

Si no tiene un EIN, puede solicitar uno en línea visitando IRS.gov/EIN y pulsando sobre Español. La solicitud por Internet sólo está disponible en inglés. También puede solicitar un EIN enviando el Formulario SS-4PR (o el Formulario SS-4, en inglés) por fax o por correo al IRS. Si no ha recibido su EIN para la fecha de vencimiento para radicar el Formulario 940-PR, anote "Solicitado" y la fecha de su solicitud en el espacio correspondiente al EIN.

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Si radica su planilla electrónicamente, se necesita un EIN válido en el momento en que la radica. Si no proporciona un EIN válido, la planilla no será aceptada. Esto podría resultarle en multas.

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Asegúrese siempre que el EIN que aparece en el formulario que radica sea exactamente igual al EIN que el IRS le asignó a su negocio. No use su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) ni su número de identificación personal del contribuyente del IRS (ITIN, por sus siglas en inglés) en ninguna planilla que pida un EIN. La radicación de un Formulario 940-PR con un EIN incorrecto o el uso de un EIN que pertenece a otro negocio puede resultar en multas y demoras en la tramitación de su planilla.

Notifíquenos si cambia su nombre comercial, dirección comercial o parte responsable

Notifíquele al IRS inmediatamente si cambia el nombre comercial, la dirección comercial o la parte responsable.

Cambio de nombre.

Escriba a la oficina del IRS en donde usted radicó su planilla (utilizando la dirección Sin un pago, que se encuentra bajo ¿Adónde debe enviar la planilla?, anteriormente) para notificarle al IRS sobre todo cambio en el nombre. Vea la Pub. 1635, en inglés, para saber si también necesita solicitar un número de identificación patronal nuevo (EIN, por sus siglas en inglés).

Cambio de dirección o parte responsable.

Complete y envíe por correo el Formulario 8822-B, en inglés, para notificarle al IRS sobre un cambio en la dirección o parte responsable. No envíe su Formulario 8822-B junto con su Formulario 940-PR. Si desea ver la definición de "parte responsable", vea las Instrucciones para el Formulario SS-4PR.

Clase de planilla

Repase el encasillado que está en la parte superior derecha del formulario. Si cualquiera de las clases indicadas le corresponde a usted, marque el encasillado apropiado para decirnos la clase de planilla que está radicando. Puede marcar más de un encasillado.

Enmendada.

Si ésta es una planilla enmendada que radica para corregir una planilla que radicó anteriormente, marque el encasillado a.

Patrono sucesor.

Marque el encasillado b si es patrono sucesor y:

  • Está declarando salarios pagados antes de que usted adquiriera el negocio por un patrono anterior a quien se le obligaba radicar el Formulario 940-PR porque el patrono anterior era un patrono para propósitos de la contribución FUTA o

  • Está reclamando un crédito especial por la contribución estatal de desempleo pagada antes de que usted adquiriera el negocio por un patrono anterior a quien no se le obligaba radicar el Formulario 940-PR porque el patrono anterior no era un patrono para propósitos de la contribución FUTA.

 

Un patrono sucesor es un patrono que:

  • Adquiere casi toda la propiedad usada en un oficio, profesión o negocio de otra persona (un patrono anterior) o usada en una unidad separada de un oficio o negocio de un patrono anterior y

  • Emplea inmediatamente después de la adquisición a uno o más empleados que fueron empleados del patrono anterior.

 

Ningún pago hecho a los empleados en 2018.

Si no adeuda la contribución FUTA para 2018 porque no hizo ningún pago a sus empleados en 2018, marque el encasillado c. Luego, vaya directamente a la Parte 7, firme la planilla y radíquela ante el IRS.

Final: Se cerró el negocio o dejó de pagar salarios.

Si ésta es su planilla final porque cerró su negocio o dejó de pagar salarios y no tendrá la obligación de radicar un Formulario 940-PR en el futuro, marque el encasillado d. Complete todas las líneas que le correspondan de la planilla, fírmela en la Parte 7 y radíquela ante el IRS. También adjunte a su planilla una declaración por escrito que indique el nombre de la persona que va a conservar los registros (archivos) de la nómina y la dirección del lugar en donde serán guardados.

Entidades no consideradas como separadas de sus dueños.

A las entidades no consideradas como separadas de sus dueños se les requiere radicar el Formulario 940-PR usando su nombre y su EIN, no el nombre ni el EIN del propietario. Una entidad que tiene un solo dueño y no es considerada como separada de su dueño para propósitos de las contribuciones federales sobre los ingresos es tratada como entidad separada de su dueño para propósitos de pagar y declarar las contribuciones federales sobre la nómina. Si actualmente la entidad no tiene un EIN, tiene que solicitar uno por medio de uno de los métodos explicados bajo Número de identificación patronal (EIN), anteriormente. Las entidades no consideradas como separadas de sus dueños que tienen un solo dueño incluyen compañías de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) que no han optado por pagar contribuciones como si fueran una corporación para propósitos de las contribuciones federales sobre los ingresos, compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S y algunas entidades extranjeras que no se tratan como entidades separadas de sus dueños para efectos de las contribuciones federales estadounidenses sobre los ingresos. Aunque a las entidades no separadas de sus dueños se les trata como entidad separada de su dueño para propósitos de las contribuciones sobre la nómina, no están sujetas a la contribución FUTA si la entidad es propiedad de una organización exenta de contribuciones conforme a la sección 501(c)(3) y no está obligada a radicar el Formulario 940-PR. Para más información, consulte el tema titulado Entidades no consideradas como separadas de sus dueños y compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs) en la sección titulada Introducción de la Pub. 179.

Instrucciones Específicas

Parte 1: Infórmenos sobre su planilla

1. Si tuvo que pagar la contribución estatal para el desempleo . . .

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Usted tiene que completar la línea 1a o la línea 1b aunque no haya tenido que pagar alguna contribución para el desempleo estatal porque su tasa de contribución estatal para el desempleo fue cero. Puede dejar las líneas 1a y 1b en blanco sólo si todos los salarios pagados a todos sus empleados en todos los estados fueron excluidos de la contribución estatal para el desempleo. Si deja las líneas 1a y 1b en blanco y la línea 7 es mayor de cero, usted tiene que completar la línea 9 porque todos los salarios sujetos a la contribución FUTA que usted pagó fueron excluidos de la contribución estatal para el desempleo.

Identifique el (los) estado(s) donde tuvo que pagar la contribución estatal para el desempleo.

1a. Únicamente en Puerto Rico.

Si estuvo obligado a pagar la contribución estatal para el desempleo únicamente en Puerto Rico, anote "PR" en la línea 1a. Para una lista de las abreviaciones de cada estado, vea las instrucciones del Anexo A (Formulario 940-PR) o visite el sitio web del Servicio Postal de los EE.UU. en USPS.com.

1b. En más de un estado (usted es patrono en múltiples estados).

Marque el encasillado en la línea 1b. Luego, complete el Anexo A (Formulario 940-PR) y adjúntelo a su Formulario 940-PR.

2. Si pagó salarios en un estado sujeto a la reducción en el crédito

Un estado que no ha reintegrado dinero que pidió prestado al gobierno federal a fin de pagar beneficios para el desempleo se denomina un "estado con reducción en el crédito". El Departamento del Trabajo de los EE.UU. determina cuáles estados se clasifican como estados con reducción en el crédito.

Si pagó salarios que están sujetos a las leyes de la contribución para el desempleo de un estado clasificado como estado con reducción en el crédito, usted quizás tenga que pagar una contribución FUTA mayor al radicar su Formulario 940-PR.

Para el año contributivo 2018 hay un estado con reducción en el crédito (Islas Vírgenes Estadounidenses). Si pagó salarios sujetos a las leyes de la contribución para el desempleo en las Islas Vírgenes Estadounidenses, marque el encasillado en la línea 2 y complete el Anexo A (Formulario 940-PR). Vea las instrucciones para la línea 9 antes de completar el Anexo A (Formulario 940-PR).

Parte 2: Determine su contribución FUTA sin considerar ajustes

Si no le corresponde alguna línea en la Parte 2, déjela en blanco.

3. Total de pagos hechos a todos sus empleados

Declare en la línea 3 el total de los pagos hechos durante el año natural. Incluya los pagos por servicios prestados por todos sus empleados aun cuando dichos pagos no estén sujetos a la contribución FUTA. Su método de pago no figura al determinar si los pagos constituyen salarios. Pudo haber hecho los pagos por hora, día, semana, mes o por año. Pudo haber hecho los pagos a destajo o como un porcentaje de las ganancias netas del negocio. Incluya:

  • Remuneraciones, tales como:

    — Sueldos, salarios, comisiones, honorarios, bonificaciones, pagos de vacaciones y cantidades que haya pagado a sus empleados a jornada completa, parcial o temporal.

  • Beneficios marginales, tales como:

    — Compensación por enfermedad (incluyendo compensación por enfermedad pagada por un tercero, si la obligación se traspasa al patrono). Para más detalles sobre la compensación por enfermedad, vea la Pub. 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplementaria para patronos), en inglés.

    — El valor de mercancías, alojamiento, alimentos, ropa y otros beneficios marginales no en efectivo.

    — Beneficios de un plan "cafetería" conforme a la sección 125.

  • Retiro/Pensiones, tales como:

    — Aportaciones a un plan 401(k) hechas por patronos, pagos a una cuenta Archer MSA, pagos hechos de acuerdo con un programa de ayuda para adopciones y aportaciones a una cuenta de retiro de un plan SIMPLE (incluyendo aportaciones electivas que reducen el salario).

    — Cantidades diferidas de acuerdo con un plan no calificado de remuneraciones diferidas.

  • Otros pagos, tales como:

    — Propinas de $20 o más en un mes que han sido informadas por sus empleados a usted.

    — Pagos hechos por un patrono anterior a los empleados de un negocio que usted adquirió.

    — Pagos hechos a individuos que no son sus empleados pero que se consideran como tal por el negociado de la contribución estatal para el desempleo.

 

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Los salarios pueden estar sujetos a la contribución FUTA aunque estén excluidos de la contribución estatal para el desempleo.

Para más información sobre los salarios y otras clases de compensación, vea el apartado 5 de la Pub. 179, en español.

 

Ejemplo:

 

Usted tuvo tres empleados. Le pagó $44,000 a Juana Rosa, $8,000 a Sara Azul y $16,000 a Juan Verde.

 

  $44,000 Cantidad pagada a Juana
  8,000 Cantidad pagada a Sara
+ 16,000 Cantidad pagada a Juan
  $68,000 Total pagado a todos sus empleados. Anotaría esta cantidad en la línea 3.

 

4. Pagos exentos de la contribución FUTA

Si anota una cantidad en la línea 4, marque el (los) encasillado(s) apropiado(s) en las líneas 4a a 4e, inclusive, para indicar las clases de pagos exentos de la contribución FUTA. Usted sólo informa una cantidad como exenta de la contribución FUTA en la línea 4 si incluyó el pago en la línea 3.

Algunos pagos están exentos de la contribución FUTA porque dichos pagos no se incluyen en la definición de salarios o los servicios prestados no se incluyen en la definición de empleo. En los pagos exentos de la contribución FUTA se pueden incluir:

  • Beneficios marginales, tales como:

    — El valor de ciertos alimentos y alojamiento.

    — Aportaciones a planes para accidentes o de salud para sus empleados, incluyendo ciertos pagos hechos por patronos a una Health Savings Account (Cuenta de ahorros para gastos médicos) o a una Archer MSA (Cuenta de ahorros médicos Archer).

    — Pagos por beneficios de un plan "cafetería" excluidos, conforme a la sección 125.

  • Seguro de vida colectivo a término.

    Para información sobre seguro de vida colectivo a término y otros pagos por beneficios marginales que pueden estar exentos de la contribución FUTA, vea la Pub. 15-B, en inglés.

  • Retiro/Pensión, tales como aportaciones por patronos a un plan calificado, incluyendo a una cuenta de retiro de un plan SIMPLE (que no sean aportaciones electivas que reducen el salario) y un plan 401(k).

  • Cuidado para dependientes, tales como pagos (de hasta $5,000 por cada empleado o hasta $2,500 en el caso de una planilla radicada por una persona casada que radica por separado) por el cuidado de una persona calificada si el cuidado provisto permite que sus empleados trabajen y este cuidado sería excluible del ingreso por sus empleados conforme a la sección 129.

  • Otros pagos, tales como:

    — Todo pago que no sea en efectivo, ciertos pagos en efectivo por labor agrícola y todos los pagos hechos a los trabajadores con visa "H-2A". Vea Para los patronos de empleados agrícolas, anteriormente, o la Pub. 51, en inglés.

    — Pagos hechos de acuerdo con una ley de compensación obrera debido a una lesión sufrida en el trabajo o enfermedad. Vea el apartado 6 de la Pub. 15-A, en inglés.

    — Pagos por servicios domésticos, si usted no pagó salarios en efectivo de $1,000 o más (para todos sus empleados domésticos) en cualquier trimestre natural en 2017 ó 2018, o si usted radicó el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). Vea Para los patronos de empleados domésticos, anteriormente, o la Pub. 926, en inglés.

    — Pagos por servicios prestados para usted por su padre o madre, cónyuge o hijo menor de 21 años. Vea el apartado 3 de la Pub. 15, en inglés.

    — Pagos por ciertas actividades pesqueras. Vea el apartado 15 de la Pub. 179, en español. También, vea la Pub. 334, Tax Guide for Small Business (Guía tributaria para pequeños negocios), en inglés.

    — Pagos hechos a ciertos empleados estatutarios. Vea el apartado 2 de la Pub. 179.

    — Pagos hechos a individuos que no son sus empleados pero que se consideran como tal por el negociado de la contribución estatal para el desempleo.

 

Vea la sección 3306 y su reglamentación pertinente para más información sobre las aportaciones a planes de retiro, pagos de cuidado de dependientes y otros pagos relativos a la contribución FUTA.

Para más información sobre los pagos exentos de la contribución FUTA, vea el apartado 15 de la Pub. 15, en inglés.

Ejemplo:

Usted tuvo tres empleados. Pagó $44,000 a Juana Rosa, incluyendo $2,000 por concepto de beneficios del seguro de salud. Pagó $8,000 a Sara Azul, incluyendo $500 por concepto de beneficios de retiro. Pagó $16,000 a Juan Verde, incluyendo $2,000 por concepto de beneficios del seguro de salud y beneficios de retiro.
  $ 2,000 Beneficios del seguro de salud para Juana
  500 Beneficios de retiro para Sara
  + 2,000 Beneficios del seguro de salud y
    beneficios de retiro para Juan
  $4,500 Total de los pagos exentos de la contribución FUTA. Usted anotaría esta cantidad en la línea 4 y marcaría los encasillados 4a y 4c.

 

5. Total de pagos hechos a cada empleado en exceso de $7,000

Sólo los primeros $7,000 de remuneraciones que paga a cada empleado durante un año natural después de restar todo pago exento de la contribución FUTA están sujetos a la contribución FUTA. Estos $7,000 constituyen la base salarial para la contribuciónFUTA.

Anote en la línea 5 el total de los pagos en exceso de la base salarial FUTA que le pagó a cada empleado durante el año 2018 después de restar todo pago exento de la contribución FUTA que aparece en la línea 4.

 

Continuamos con el ejemplo:

Usted tuvo tres empleados. Pagó $44,000 a Juana Rosa, $8,000 a Sara Azul y $16,000 a Juan Verde, incluyendo un total de $4,500 a los tres empleados en total por concepto de pagos exentos de la contribución FUTA. Para determinar el total de los pagos hechos a cada empleado que exceden de la base salarial para la contribución FUTA, los pagos exentos de la contribución FUTA y la base salarial FUTA tienen que ser restados del total de los pagos hechos. Se indican tales cantidades en paréntesis.
Empleados Juana Sara Juan
Total de los pagos hechos a los empleados $44,000 $8,000 $16,000
Pagos exentos de la contribución FUTA (2,000) (500) (2,000)
Base salarial para la contribución FUTA (7,000) (7,000) (7,000)
      $35,000 $ 500 $ 7,000
Total de los pagos en exceso de la base salarial FUTA hechos a cada empleado. Usted anotaría esta cantidad en la línea 5. $42,500

 

Si es un patrono sucesor . . .

Cuando calcula los pagos hechos a cada empleado en exceso de la base salarial FUTA, puede incluir los pagos que el patrono anterior hizo a los empleados que siguen trabajando para usted únicamente si el patrono anterior era un patrono para propósitos de la contribución FUTA y, por lo tanto, dicho patrono anterior estaba obligado a radicar el Formulario 940-PR.

 

Ejemplo para patronos sucesores:

Durante el año natural, el patrono anterior pagó $5,000 a Susana Rojo. Usted adquirió el negocio del patrono anterior. Después de adquirir el negocio, retuvo a Susana y le pagó $3,000 adicionales en salarios. Ninguno de los pagos hechos a Susana estuvo exento de la contribución FUTA.
  $5,000 Salarios pagados por el patrono anterior
  + 3,000 Salarios pagados por usted
  $8,000 Total de los pagos hechos a Susana. Usted anotaría esta cantidad en la línea 3.
     
     
  $8,000 Total de los pagos hechos a Susana
  – 7,000 Base salarial para la contribución FUTA
  $1,000 Pagos hechos a Susana en exceso de la base salarial FUTA.
     
     
  $1,000 Pagos hechos a Susana en exceso de la base salarial FUTA
  +5,000 Salarios sujetos a la contribución FUTA pagados por el
    patrono anterior
  $6,000 Usted incluiría esta cantidad en la línea 5.

 

6. Subtotal

Para calcular su subtotal, sume las cantidades de la línea 4 y de la línea 5 y anote el resultado en la línea 6.

    línea 4  
    +línea 5  
    línea 6  

 

7. Total de salarios sujetos a la contribución FUTA

Para calcular el total de sus salarios sujetos a la contribución FUTA, reste la cantidad de la línea 6 de la cantidad de la línea 3 y anote el resultado en la línea 7.

    línea 3  
    −línea 6  
    línea 7  

 

8. Total de la contribución FUTA antes de considerar los ajustes

Para calcular el total de su contribución FUTA antes de considerar los ajustes, multiplique la cantidad de la línea 7 por
0.006 y anote el resultado en la línea 8.

 

    línea 7  
    x 0.006  
    línea 8  

 

Parte 3: Determine sus ajustes

Si cualquier línea de la Parte 3 no le corresponde, déjela en blanco.

9. Si el TOTAL de los salarios sujetos a la contribución FUTA que pagó fue excluido de la contribución estatal para el desempleo . . .

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La línea 9 no aplica a los salarios sujetos a la contribución FUTA sobre los cuales usted no pagó contribución estatal para el desempleo sólo porque el estado le asignó una tasa de cero por ciento.

Si el total de los salarios sujetos a la contribución FUTA que pagó fue excluido de la contribución estatal para el desempleo, multiplique la línea 7 por 0.054 y anote el resultado en la
línea 9.

    línea 7  
    x 0.054  
    línea 9  

 

Si no tuvo que pagar la contribución estatal para el desempleo porque todos los salarios que pagó fueron excluidos de la contribución estatal para el desempleo, tiene que pagar la contribución FUTA a la tasa de 6.0% (0.060). Por ejemplo, si la ley estatal de la contribución para el desempleo excluye de la contribución los salarios pagados a los ejecutivos corporativos o a los empleados que tienen ciertas ocupaciones específicas y los únicos salarios que pagó fueron hechos a ejecutivos de la corporación o a unos empleados que tienen tales ocupaciones, tiene que pagar la contribución FUTA a la tasa máxima de 6.0% (0.060). Cuando usted calculó la contribución FUTA antes de considerar los ajustes de la línea 8, basó el cálculo en el crédito máximo permisible (5.4%) de los pagos de la contribución estatal para el desempleo. Debido a que no pagó ninguna contribución estatal para el desempleo, no tiene un crédito y entonces tiene que calcular este ajuste.

Si la línea 9 le corresponde a usted, entonces las líneas 10 y 11 no le corresponden.

Por lo tanto, deje en blanco las líneas 10 y 11. No complete la hoja de trabajo en las Instrucciones para el Formulario 940, en inglés. Complete el Anexo A (Formulario 940-PR) sólo si usted es un patrono en múltiples estados.

10. Si ALGUNOS salarios sujetos a la contribución FUTA que pagó fueron excluidos de la contribución estatal para el desempleo, O si pagó tarde ALGUNA PORCIÓN de la contribución estatal para el desempleo . . .

Tiene que completar la hoja de trabajo en las Instrucciones para el Formulario 940, en inglés, si:

  • Algunos salarios sujetos a la contribución FUTA que usted pagó fueron excluidos de la contribución estatal para el desempleo o

  • Pagó tarde un pago de la contribución estatal para el desempleo.

La hoja de trabajo le llevará, paso por paso, por el proceso de cómo se calcula su crédito. En las Instrucciones para el Formulario 940, en inglés, hallará un ejemplo que ilustra cómo se usa la hoja. No complete la hoja de trabajo si la línea 9 le corresponde a usted (vea las instrucciones para la línea 9, anteriormente).

Antes de completar la hoja de trabajo, debe juntar la siguiente información:

 

  • Los salarios sujetos a la contribución FUTA (de la línea 7 de su Formulario 940-PR).

  • Los salarios sujetos a la contribución estatal (o sea, de Puerto Rico) para el desempleo (la base salarial de Puerto Rico y la federal pueden diferir).

  • Las tasas de experiencia asignadas a usted por los estados donde pagó salarios.

  • La cantidad de las contribuciones estatales para el desempleo pagadas a su debido tiempo (es decir, pagó las contribuciones estatales para el desempleo a más tardar en la fecha límite para radicar el Formulario 940-PR).

  • La cantidad de las contribuciones estatales para el desempleo pagadas fuera de plazo (es decir, pagó las contribuciones estatales para el desempleo después de la fecha límite para radicar el Formulario 940-PR).

 

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No incluya multas, intereses ni contribuciones para el desempleo deducidas de la paga de sus empleados en la cantidad de las contribuciones estatales para el desempleo. Tampoco incluya en las contribuciones estatales para el desempleo toda contribución administrativa especial ni contribuciones voluntarias que usted haya hecho para obtener una tasa de experiencia asignada más baja ni cualesquier recargos, contribuciones sobre artículos de uso y consumo ni contribuciones sobre la nómina o sobre la formación (training taxes). (Dichas partidas suelen aparecer como partidas por separado en el informe estatal sobre los salarios pagados trimestralmente).

Para completar la línea 3 de la hoja de trabajo:

 

  • Si las tasas de experiencia asignadas a usted fueron menos de 5.4% para cualquier parte del año natural, tiene que anotar cada tasa de experiencia asignada por separado en la hoja de trabajo.

  • Si se le asignaron seis o más tasas de experiencia que fueron menos de 5.4% para cualquier parte del año natural, tiene que usar otra hoja de trabajo para calcular los créditos adicionales. Luego, incluya dichos créditos adicionales en el total para la línea 3.

 

Una vez completada la hoja de trabajo, anote la cantidad de la línea 7 de la hoja de trabajo en la línea 10 de su Formulario 940-PR. No incluya la hoja de trabajo al radicar su Formulario 940-PR. Consérvela en su archivo.

11. Si corresponde la reducción en el crédito . . .

Si pagó salarios sujetos a la contribución FUTA que también estaban sujetos a las contribuciones estatales sobre el desempleo en cualquier estado sujeto a la reducción en el crédito, anote la cantidad total del Anexo A (Formulario 940-PR) en la línea 11 del Formulario 940-PR. Sin embargo, si anotó una cantidad en la línea 9 porque todos los salarios sujetos a la contribución FUTA que usted pagó fueron excluidos de la contribución estatal para el desempleo, omita la línea 11 y pase a la línea 12.

Parte 4: Determine su contribución FUTA y saldo adeudado o cantidad pagada en exceso

Si no le corresponde una línea de la Parte 4, déjela en blanco.

12. Total de su contribución FUTA después de considerar los ajustes

Sume las líneas 8, 9, 10 y 11 y anote el resultado en la línea 12.

    línea 8  
    línea 9  
    línea 10  
    + línea 11  
    línea 12  

 

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Si la línea 9 es mayor de cero, las líneas 10 y 11 tienen que ser cero porque no le corresponden.

13. Contribución FUTA depositada para el año

Anote aquí la cantidad de la contribución FUTA que depositó para el año, incluyendo toda contribución pagada en exceso que aplicó de un año anterior.

14. Saldo adeudado

Si la cantidad de la línea 13 es menor que la línea 12, anote la diferencia en la línea 14.

    línea 12  
    − línea 13  
    línea 14  

 

Si la cantidad de la línea 14 es:

  • Más de $500, tiene que depositar su contribución. Vea ¿Cuándo tiene que depositar su contribución FUTA?, anteriormente.

  • De $500 o menos, puede optar por depositar su contribución, pagar su contribución con una tarjeta de crédito o tarjeta de débito, pagar su contribución por EFW si radica electrónicamente, o pagar su contribución con un cheque o giro al radicar su planilla. Para más información sobre las opciones de pago por medios electrónicos, visite el sitio web del IRS, IRS.gov/Pagos.

  • Menos de $1, no tiene que pagarla.

 

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Si no hace depósitos como se le requiere y, en su lugar, paga todo saldo pendiente con el Formulario 940-PR, puede estar sujeto a una multa.

Si paga mediante la EFT, con una tarjeta de crédito o tarjeta de débito, radique su planilla usando la dirección a la cual se envían las planillas Sin un pago bajo ¿Adónde debe enviar la planilla?, anteriormente. No radique el Formulario 940-V(PR), Comprobante de Pago.

¿Qué pasa si usted no puede pagar en su totalidad?

Si no puede pagar la cantidad completa de contribución que adeuda, puede solicitar un plan de pagos a plazos por Internet. Puede solicitar un plan de pagos a plazos por Internet si:

  • No puede pagar la cantidad total que aparece en la línea 14,

  • La cantidad total que adeuda es $25,000 o menos y

  • Usted puede pagar la obligación en su totalidad dentro de 24 meses.

 

Para solicitar un acuerdo de pago usando la Solicitud Electrónica para el Acuerdo de Pagos a Plazos, visite IRS.gov/OPA y pulse sobre Español.

Conforme a un plan de pagos a plazos, usted puede pagar la cantidad que adeuda en plazos mensuales. Hay ciertas condiciones que usted tiene que cumplir para establecer y mantener un plan de pagos a plazos, tales como pagar la obligación dentro de 24 meses, efectuar todos los depósitos requeridos y radicar oportunamente las planillas de contribuciones durante el acuerdo.

Si su plan de pagos a plazos se acepta, se le cobrará un cargo administrativo y estará sujeto a las multas e intereses sobre la cantidad de la contribución que no ha sido pagada para la fecha de vencimiento de la planilla.

15. Cantidad pagada en exceso

Si la cantidad de la línea 13 es mayor que la línea 12, anote la diferencia en la línea 15.

  línea 13  
  − línea 12  
  línea 15  

 

Si depositó más de la contribución FUTA adeudada para el año, puede optar por:

  • Aplicar la cantidad pagada en exceso a su próxima planilla o

  • Recibirla como reembolso.

 

Marque el encasillado apropiado de la línea 15 para informarnos de la opción que haya escogido. Marque sólo uno de los encasillados en la línea 15. Si no marca ninguno de los encasillados o si marca ambos encasillados, por lo general, se le aplicará la cantidad pagada en exceso a su próxima planilla. Independientemente de los encasillados que usted marque o no marque, podemos además aplicar dicha cantidad pagada en exceso a cualquier cuenta contributiva vencida (en mora) que aparezca en nuestros registros bajo su EIN.

Si la cantidad de la línea 15 es menos de $1, le enviaremos un reembolso o se la aplicaremos a su próxima planilla de contribución únicamente si así lo solicita por escrito.

Parte 5: Informe su obligación contributiva para la contribución FUTA por trimestre sólo si la cantidad de la línea 12 es mayor de $500

Complete la Parte 5 únicamente si la cantidad de la línea 12 es mayor de $500. Si la cantidad de la línea 12 es de $500 o menos, deje la Parte 5 en blanco y pase a la Parte 6.

16. Informe su obligación contributiva para la contribución FUTA por cada trimestre

Anote en las líneas 16a a 16d la cantidad de su obligación contributiva para la contribución FUTA de cada trimestre. No anote la cantidad que ha depositado. Si no adeudó ninguna contribución para cualquier trimestre, deje la línea en blanco.

16a.

1er trimestre (desde el 1 de enero hasta el 31 de marzo)

16b.

2do trimestre (desde el 1 de abril hasta el 30 de junio)

16c.

3er trimestre (desde el 1 de julio hasta el 30 de septiembre)

16d.

4to trimestre (desde el 1 de octubre hasta el 31 de diciembre)

Para calcular su obligación contributiva para la contribución FUTA del cuarto trimestre, complete el Formulario 940-PR hasta la línea 12, inclusive. Luego, copie la cantidad de la línea 12 en la línea 17. Por último, reste la suma de las líneas 16a a16c de la línea 17 y anote el resultado en la línea 16d.

Ejemplo:
Usted pagó salarios el 28 de marzo y su contribución FUTA adeudada sobre dichos salarios fue $200. No se le requería hacer un depósito para el primer trimestre ya que sus contribuciones FUTA acumuladas fueron de $500 o menos. Usted pagó salarios adicionales el 28 de junio y su contribución FUTA adeudada sobre dichos salarios fue $400. Ya que su obligación contributiva acumulada para el primer trimestre y el segundo trimestre excedió de $500, estuvo obligado a depositar $600 a más tardar el 31 de julio.
Usted anotaría $200 en la línea 16a porque su obligación contributiva para el primer trimestre es $200. Además, anotaría $400 en la línea 16b para indicar su obligación contributiva para el segundo trimestre.

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En años cuando hay estados con reducción en el crédito, tiene que incluir las obligaciones debidas para la reducción en el crédito con su depósito del cuarto trimestre. Puede depositar la obligación adicional anticipada durante todo el año, pero el plazo no se vence hasta la fecha de vencimiento para el depósito del cuarto trimestre, y la obligación asociada debe ser declarada como contraída en el cuarto trimestre.

17. Total de la obligación contributiva para el año

El total de su obligación contributiva para el año tiene que ser igual que la cantidad de la línea 12. Copie la cantidad de la línea 12 en la línea 17.

Parte 6: ¿Podemos hablar con su tercero autorizado?

Si desea que un empleado suyo, su preparador de contribuciones remunerado u otro individuo hable sobre su Formulario 940-PR con el IRS, marque el encasillado " ". Luego, escriba en el espacio provisto el nombre y el número de teléfono del individuo que escoja (su tercero designado). Asegúrese de proveernos el nombre específico de tal persona —no el nombre de la empresa que preparó su planilla de contribución.

Asegúrese que su tercero designado seleccione un Personal Identification Number (Número de identificación personal o PIN, por sus siglas en inglés) de cinco dígitos. Su tercero designado tiene que usar este número para identificarse al hablar con el IRS acerca de su planilla.

Al marcar " ", nos autoriza a hablar con su tercero designado sobre cualesquier preguntas que tengamos al tramitar su planilla. Su autorización corresponde únicamente a esta planilla del año en curso; no corresponde a ninguna otra planilla ni a ningún otro año contributivo.

Usted le autoriza al tercero designado a:

  • Proveernos toda información que no esté incluida en su planilla,

  • Solicitarnos información sobre la tramitación de su planilla y

  • Responder a ciertos avisos del IRS que usted ha compartido con el tercero designado sobre errores matemáticos y sobre la preparación de su planilla. No le enviaremos avisos a su tercero designado.

 

Usted no le autoriza al tercero designado a:

  • Recibir ningún cheque de reembolso,

  • Obligarle a usted a ninguna otra circunstancia nueva (incluyendo una obligación contributiva adicional) ni

  • De otra manera, representarle a usted ante el IRS.

 

La autorización vencerá automáticamente 1 año después de la fecha límite para radicar su Formulario 940-PR (sin considerar prórrogas). Si usted o su tercero designado desea terminar la autorización antes que la misma venza, escriba a la oficina del IRS que le corresponda según su localización, utilizando la dirección a donde se envían las planillas Sin un pago bajo ¿Adónde debe enviar la planilla?, anteriormente.

Si desea ampliar la autorización de la persona designada o si desea que esa persona reciba automáticamente ejemplares de los avisos que le enviamos a usted, vea la Pub. 947, en inglés.

Parte 7: Firme aquí (Funciones aprobadas)

TIENE que completar ambas páginas del formulario y FIRMARLO

Al no firmar el formulario, causará una demora en la tramitación del mismo.

En la página 2, Parte 7, firme su nombre y escriba en letra de molde su nombre y cargo. Luego, anote la fecha y el mejor número de teléfono donde nos podamos comunicar con usted durante el día, incluyendo el código de área telefónico, por si tenemos alguna duda.

¿Quién tiene que firmar el Formulario 940-PR?

Las siguientes personas están autorizadas a firmar la planilla según la clase de entidad comercial:

  • Empresa de un solo dueño — El individuo que es dueño del negocio.

  • Sociedad colectiva (incluyendo una compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) que se trata como una sociedad colectiva) u otra organización no incorporada — Un socio responsable y debidamente autorizado, miembro u otro funcionario que tiene conocimiento de sus asuntos.

  • Corporación (incluyendo una LLC que se trata como una corporación) — El presidente, vice presidente u otro funcionario principal debidamente autorizado para firmar en nombre de la corporación.

  • Compañía de responsabilidad limitada (LLC) de un solo miembro tratada como entidad no considerada separada de su dueño (disregarded entity) para propósitos de las contribuciones federales sobre los ingresos — El dueño de la compañía de responsabilidad limitada u otro funcionario principal debidamente autorizado a firmar.

  • Fideicomiso o caudal hereditario (relicto) — El fiduciario.
    Si ha radicado un poder válido o autorización para agentes de reportación (Formulario 8655, en inglés) ante el IRS, su agente debidamente autorizado también puede firmar su Formulario 940-PR.

 

Método alterno para la firma.

Los ejecutivos de la corporación o agentes debidamente autorizados pueden firmar el Formulario 940-PR por medio de una estampilla de goma, aparato mecánico o programa para computadoras (software). Para obtener detalles y la documentación requerida, vea el Revenue Procedure 2005-39, 2005-28 I.R.B. 82 (Procedimiento Administrativo Contributivo 2005-39, 2005-28 I.R.B. 82), en inglés, que se encuentra en la página web IRS.gov/irb/2005-28_IRB#RP-2005-39.

Preparadores remunerados.

Un preparador remunerado tiene que firmar el Formulario 940-PR y proveer la información en la sección Para uso exclusivo del preparador remunerado en la Parte 7, si usted le pagó al preparador por prepararle el Formulario 940-PR y el preparador no es empleado de la entidad que presenta la declaración. Los preparadores remunerados tienen que firmar las planillas en papel de su puño y letra. El preparador tiene que entregarle una copia de la declaración además de la copia que se presenta ante el IRS.

Si usted es preparador remunerado, anote su Preparer Tax Identification Number (Número de identificación del preparador remunerado o PTIN, por sus siglas en inglés) en el espacio provisto. Anote su dirección completa. Si trabaja para una empresa, escriba el nombre y el EIN de la misma. Puede solicitar un PTIN por Internet o radicando el Formulario W-12, en inglés. Para más información sobre la solicitud de un PTIN por Internet, visite IRS.gov/PTIN, en inglés. No puede usar su PTIN en lugar del EIN de la empresa preparadora de planillas.

Por lo general, no complete la sección Para uso exclusivo del preparador remunerado si radica la planilla en su calidad de agente de reportación y tiene un Formulario 8655, en inglés, vigente y archivado con el IRS. Sin embargo, un agente de reportación tiene que completar esta sección si dicho agente ha ofrecido asesoría legal, como por ejemplo, aconsejarle al cliente sobre cómo determinar si los trabajadores son empleados o contratistas independientes para propósitos de las contribuciones federales.

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites

Solicitamos la información requerida en el Formulario 940-PR para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de las contribuciones internas de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y cobrar la cantidad correcta de contribución. El Subtítulo C, Employment Taxes (Contribuciones sobre la nómina), del Código Federal de Rentas Internas impone contribuciones sobre el desempleo conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de Contribución para el Desempleo), en inglés. El Formulario 940-PR se utiliza para calcular la cantidad de contribuciones que usted adeuda. La sección 6011 le requiere a usted que provea la información solicitada, si la contribución le corresponde. La sección 6109 le requiere que provea su número de identificación. Si no nos provee de manera oportuna la información que le solicitamos, o si nos provee información falsa o fraudulenta, puede estar sujeto a multas.

No está obligado a facilitar la información solicitada en un formulario sujeto a la Paperwork Reduction Act (Ley de Reducción de Trámites) a menos que el mismo muestre un número de control válido de la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o récords relativos a un formulario o sus instrucciones deberán ser conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la aplicación de toda ley contributiva federal.

Por regla general, las planillas de contribución y toda información pertinente son confidenciales, conforme a la sección 6103. No obstante, la sección 6103 permite o requiere que el IRS divulgue o provea tal información a terceros, tal como se describe en el Código. Por ejemplo, podemos divulgar su información contributiva al Departamento de Justicia para casos de litigio civil y penal y a las ciudades, estados, el Distrito de Columbia, posesiones y estados libres asociados con los Estados Unidos a fin de ayudarlos en la aplicación de sus respectivas leyes contributivas. Podemos también divulgar esta información a otros países si los mismos tienen un tratado contributivo con los EE.UU., a las agencias del gobierno federal y estatal para hacer cumplir las leyes penales federales no contributivas o a las agencias federales encargadas de hacer cumplir la ley y a agencias de inteligencia para combatir el terrorismo.

El tiempo que se necesita para completar y radicar este formulario varía según las circunstancias individuales de cada contribuyente. El promedio de tiempo estimado es el siguiente: Hoja de trabajo en las Instrucciones para el Formulario 940, en inglés, Mantener los récords, 58 min., Preparar el formulario, 12 min.; Anexo A (Formulario 940-PR), Mantener los récords, 18 h, 24 min., Preparar el formulario, 18 min.

Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud de estos estimados de tiempo o si desea hacer alguna sugerencia que ayude a que estos formularios sean más sencillos, comuníquese con nosotros. Nos puede enviar comentarios desde la página web IRS.gov/FormComments. También puede enviar sus comentarios al Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe el Formulario 940-PR a esta dirección. En vez de eso, vea la sección titulada ¿Adónde debe enviar la planilla?, anteriormente.