Tài khoản thuế doanh nghiệp hiện có hai cấp độ truy cập: Viên chức được chỉ định có toàn quyền truy cập vào thông tin và tính năng của tài khoản và Người dùng được chỉ định có quyền truy cập hạn chế.
Tài khoản thuế doanh nghiệp có thể có nhiều người dùng được chỉ định cho mỗi vai trò. Các vai trò và tính năng có sẵn khác nhau tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp của bạn.
Viên chức được chỉ định
Một Viên chức được chỉ định (DO) phải đáp ứng tất cả những điều kiện sau:
- Một viên chức (chủ tịch, phó chủ tịch, CEO, CFO, COO, thư ký, thủ quỹ) hoặc thành viên quản lý của doanh nghiệp hoặc tổ chức
- Một nhân viên hiện tại đã nhận được mẫu W-2 cho năm khai thuế gần đây nhất
- Được ủy quyền ràng buộc pháp lý đối với doanh nghiệp hoặc thực thể
DO có thể:
- Truy cập tất cả các tính năng và thông tin tài khoản
- Hành động thay mặt cho doanh nghiệp hoặc tổ chức trong Tài khoản thuế doanh nghiệp
- Cho phép một hoặc nhiều Người dùng được chỉ định truy cập vào tài khoản
- Xóa DO khác khỏi tài khoản
Việc chỉ định nhiều DO cho một Tài khoản thuế doanh nghiệp có thể đảm bảo tính liên tục trong trường hợp DO ban đầu qua đời hoặc tách khỏi. Mỗi DO phải đăng ký riêng.
Công ty TNHH một thành viên (SMLLC): Hiện tại, doanh nghiệp cá thể, viên chức công ty cổ phần hoặc thành viên quản lý của SMLLC không thể đăng ký làm DO. Truy cập của SMLLC được lên kế hoạch cho tương lai.
Xác thực lại hàng năm
DO phải xác thực lại vai trò của mình hàng năm trong thời gian xác thực lại (từ ngày 15 tháng 6 đến ngày 29 tháng 7) để duy trì quyền truy cập vào Tài khoản thuế doanh nghiệp. Bạn sẽ thấy lời nhắc xác thực lại khi đăng nhập vào Tài khoản thuế doanh nghiệp trong thời gian này.
Cách đăng ký làm Viên chức được chỉ định:
- Thu thập các tài liệu bạn đã nộp cho chúng tôi, bao gồm:
- Mã số thuể của Chủ lao động (EIN), có trên thư xác nhận EIN (Mẫu CP 575 của IRS) hoặc tờ khai thuế liên bang của bạn .
- Tờ khai thuế thu nhập gần đây nhất của bạn đã được nộp .
- Địa chỉ kinh doanh hoặc địa chỉ gửi thư từ hồ sơ của IRS gần đây nhất
- Tạo tài khoản hoặc đăng nhập vào Tài khoản thuế doanh nghiệp hiện tại của bạn.
- Thực hiện theo các bước để đăng ký làm DO .
- Khi bạn nhận được mã PIN qua thư, hãy quay lại Tài khoản thuế doanh nghiệp để kích hoạt vai trò DO của bạn.
Người dùng được chỉ định
Chỉ có DO mới có thể chỉ định Người dùng được chỉ định (DU). Một DO có thể chỉ định nhiều hơn một DU cho một tài khoản.
Một DU phải là cả hai:
- Một cá nhân có số An sinh Xã hội (SSN) hoặc mã số thuế cá nhân (ITIN). Không thể sử dụng EIN để thiết lập vai trò DU.
- Được một Viên chức được chỉ định giao cho vai trò DU.
DU không cần phải là thành viên, cổ đông hoặc viên chức của doanh nghiệp hoặc thực thể để đủ điều kiện.
Những cá nhân được chấp thuận cho vai trò DU có thể:
- Truy cập thông tin nhất định
- Sử dụng các tính năng hạn chế
DU không thể:
- Quản lý quyền truy cập hoặc xác thực lại người dùng khác
- Cho phép yêu cầu IVES (tiếng Anh)
- Thiết lập kế hoạch thanh toán
Xác thực lại nửa năm một lần
DU phải được xác nhận lại bởi một DO vào mỗi tháng 1 và tháng 6 để duy trì vai trò của họ. Chỉ có DO mới có thể xác thực lại DU.
Cách để ủy quyền một Người dùng được chỉ định
Một DO có thể ủy quyền cho DU theo các bước sau.
- Đăng nhập vào Tài khoản thuế doanh nghiệp
- Đi tới “Quản lý quyền truy cập”
- Nhập tên của DU và SSN hoặc ITIN
- Chọn mẫu đơn bạn muốn DU có thể truy cập
- Chọn kỳ tính thuế mà DU sẽ có quyền truy cập
- Chọn quyền Tài khoản thuế doanh nghiệp cho DU
- Xem xét, e-sign và gửi
DU phải đăng nhập vào Tài khoản thuế doanh nghiệp, xem xét quyền truy cập của mình và e-sign để chấp nhận hoặc từ chối.
Tìm thêm thông tin trên các tính năng có sẵn trong Tài khoản thuế doanh nghiệp.