Chăm sóc doanh nghiệp: lưu trữ hồ sơ đối với các doanh nghiệp nhỏ

Lời Khuyên Về Thuế Của IRS 2019-54, ngày 7 tháng 5 năm 2019

Các chủ doanh nghiệp nhỏ nên lưu giữ hồ sơ tốt. Điều này áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, cho dù họ có vài chục nhân viên hay chỉ một vài người. Cho dù họ cài đặt phần mềm hoặc làm kem mịn. Cho dù họ làm dịch vụ cắt tóc hay cắt cỏ. Việc lưu giữ hồ sơ tốt là một phần quan trọng của việc điều hành một doanh nghiệp thành công.

Dưới đây là một số câu hỏi và câu trả lời để giúp các chủ doanh nghiệp hiểu được các hoạt động lưu trữ tốt.

Tại sao các chủ doanh nghiệp nên lưu giữ hồ sơ?

Lưu giữ hồ sơ tốt sẽ giúp họ:

  • Theo dõi quá trình kinh doanh của họ
  • Lập báo cáo tài chính
  • Xác định các nguồn thu nhập
  • Theo dõi chi phí
  • Chuẩn bị khai thuế và các mục hỗ trợ được báo cáo trên tờ khai thuế

Những loại hồ sơ nào chủ sở hữu nên giữ?

Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể chọn bất kỳ hệ thống lưu trữ hồ sơ nào phù hợp với doanh nghiệp của họ. Họ nên chọn một hình thức trong đó cho thấy rõ thu nhập và chi phí. Luật pháp không yêu cầu các loại hồ sơ đặc biệt, ngoại trừ trong một vài trường hợp. 

Doanh nghiệp nên lưu giữ hồ sơ trong bao lâu?

Thời gian lưu giữ một tài liệu phụ thuộc vào một số yếu tố. Những yếu tố này bao gồm hoạt động, chi phí và sự kiện được ghi lại trong tài liệu đó. Thông thường, IRS đề nghị người nộp thuế lưu giữ hồ sơ trong ba năm.

Doanh nghiệp nên ghi chép giao dịch như thế nào?

Một hệ thống lưu trữ hồ sơ tốt bao gồm một bản tóm tắt của tất cả các giao dịch kinh doanh.Chúng thường được lưu giữ trong các cuốn sổ được gọi là nhật ký và sổ cái, mà chủ doanh nghiệp có thể mua tại một cửa hàng cung cấp văn phòng phẩm.Tất cả các yêu cầu áp dụng cho sổ sách và hồ sơ trên giấy cũng áp dụng cho hồ sơ kinh doanh điện tử.

Nghĩa vụ chứng minh là gì?

Trách nhiệm xác nhận thông tin trên tờ khai thuế được gọi là nghĩa vụ chứng minh. Chủ doanh nghiệp nhỏ phải có khả năng chứng minh chi phí để khấu trừ chúng.

Doanh nghiệp nên giữ hồ sơ thuế lao động trong bao lâu?

Chủ doanh nghiệp nên lưu giữ tất cả các hồ sơ về thuế lao động trong ít nhất bốn năm.

Thông tin bổ sung: