Tôi nên lưu giữ các giao dịch kinh doanh của mình như thế nào?

Một hệ thống lưu giữ hồ sơ tốt bao gồm bản tóm tắt các giao dịch kinh doanh của bạn. Các giao dịch kinh doanh thường được tóm tắt trong sổ sách gọi là sổ nhật ký và sổ cái. Bạn có thể mua chúng tại cửa hàng văn phòng phẩm hoặc cửa hàng cung cấp văn phòng phẩm địa phương.

Nhật ký là một cuốn sổ dùng để lưu giữ lại mọi giao dịch kinh doanh được thể hiện trên các tài liệu hỗ trợ. Bạn có thể phải lập các sổ nhật ký riêng cho những giao dịch diễn ra thường xuyên.

Sổ cái là một cuốn sổ ghi tổng giá trị từ tất cả các sổ nhật ký của bạn. Nó được sắp xếp thành các tài khoản khác nhau.

Hồ sơ điện tử: Tất cả các yêu cầu áp dụng cho sổ sách và hồ sơ bản cứng cũng áp dụng cho hồ sơ kinh doanh được lưu giữ bằng phần mềm kế toán điện tử, phần mềm bán hàng, phần mềm tài chính hoặc bất kỳ hệ thống hồ sơ điện tử nào khác. Hệ thống điện tử phải cung cấp hồ sơ đầy đủ và chính xác về dữ liệu của bạn, mà IRS có thể truy cập được.

Việc bạn giữ nhật ký và sổ cái bằng giấy hay điện tử, và cách thức lưu trữ, phụ thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn. Ví dụ, hệ thống lưu giữ hồ sơ cho một doanh nghiệp nhỏ có thể bao gồm các mục sau:

• Sổ séc doanh nghiệp
• Tóm tắt tiền mặt nhận hàng ngày và hàng tháng
• Nhật ký cấp phát séc
• Bảng tính khấu hao
• Hồ sơ về thù lao của nhân viên

Ghi chú: Hệ thống bạn sử dụng để lưu giữ các giao dịch kinh doanh sẽ hiệu quả hơn nếu bạn tuân thủ các thực hành lưu giữ hồ sơ tốt. Ví dụ, lưu giữ chi phí khi chúng phát sinh và xác định nguồn thu nhập. Nói chung, tốt nhất là lưu giữ các giao dịch hàng ngày. Để biết thêm thông tin về cách lưu giữ các giao dịch kinh doanh của bạn, hãy tham khảo  Ấn Phẩm 583, Khai Trương Doanh Nghiệp và Lưu Giữ Hồ Sơ (tiếng Anh).