Mọi người trong doanh nghiệp đều phải lưu giữ hồ sơ. Việc lưu giữ hồ sơ tốt rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Hồ sơ tốt sẽ giúp bạn thực hiện những việc sau:
- Theo dõi tiến độ kinh doanh của bạn
- Chuẩn bị báo cáo tài chính của bạn
- Xác định nguồn thu nhập của bạn
- Theo dõi chi phí khấu trừ của bạn
- Theo dõi giá gốc của bạn trong tài sản
- Chuẩn bị tờ khai thuế của bạn
- Hỗ trợ các mục được khai báo trên tờ khai thuế của bạn
Theo dõi tiến độ kinh doanh của bạn
Bạn cần hồ sơ tốt để theo dõi tiến trình kinh doanh của mình. Hồ sơ có thể cho biết doanh nghiệp của bạn có đang cải thiện không, mặt hàng nào đang bán chạy hoặc bạn cần thực hiện những thay đổi nào. Hồ sơ tốt có thể tăng khả năng thành công trong kinh doanh.
Chuẩn bị báo cáo tài chính của bạn
Bạn cần hồ sơ tốt để lập báo cáo tài chính chính xác. Bao gồm báo cáo thu nhập (lợi nhuận và lỗ) và bảng cân đối kế toán. Những báo cáo này có thể giúp bạn trong việc giao dịch với ngân hàng hoặc chủ nợ và giúp bạn quản lý doanh nghiệp của mình.
- Báo cáo thu nhập thể hiện thu nhập và chi phí của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định .
- Bảng cân đối kế toán hiển thị tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của bạn trong doanh nghiệp tại một ngày nhất định.
Xác định nguồn thu nhập của bạn
Bạn sẽ nhận được tiền hoặc tài sản từ nhiều nguồn. Hồ sơ của bạn có thể xác định nguồn thu nhập của bạn. Bạn cần thông tin này để phân biệt doanh thu kinh doanh với phi kinh doanh và thu nhập chịu thuế với thu nhập không chịu thuế.
Theo dõi chi phí khấu trừ của bạn
Nếu không ghi lại thời điểm phát sinh chi phí, bạn có thể quên mất các khoản chi phí khi chuẩn bị tờ khai thuế.
Theo dõi giá gốc của bạn trong tài sản
Giá gốc của bạn là số tiền đầu tư của bạn vào bất động sản cho mục đích thuế. Bạn sẽ sử dụng giá gốc này để tính toán lãi hoặc lỗ khi bán, trao đổi hoặc xử lý tài sản khác, cũng như khấu trừ cho khấu hao, khấu hao cho tài sản vô hình, cạn kiệt và mất mát do thiệt hại.
Chuẩn bị tờ khai thuế của bạn
Bạn cần hồ sơ tốt để chuẩn bị tờ khai thuế của mình. Những hồ sơ này phải hỗ trợ thu nhập, chi phí và tín thuế mà bạn khai báo. Nhìn chung, đây là những hồ sơ giống nhau mà bạn sử dụng để theo dõi doanh nghiệp của mình và chuẩn bị báo cáo tài chính.
Hỗ trợ các mục được khai báo trên tờ khai thuế của bạn
Bạn phải luôn giữ hồ sơ kinh doanh của mình để IRS kiểm tra. Nếu IRS kiểm tra bất kỳ tờ khai thuế nào của bạn, bạn có thể được yêu cầu giải thích các mục đã khai báo. Một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ đẩy nhanh quá trình kiểm tra.