Nhà thầu độc lập (tự kinh doanh) hay Nhân viên?

Ðiều trọng yếu đối với chủ doanh nghiệp là phải xác định chính xác những người cung cấp dịch vụ là nhân viên hay nhà thầu độc lập.

Thông thường, bạn phải khấu lưu và ký gửi thuế thu nhập, thuế an sinh xã hội và thuế Medicare từ tiền lương trả cho một nhân viên. Ngoài ra, bạn cũng phải trả phần tương ứng của phần thuế an sinh xã hội và Medicare của chủ lao động cũng như trả thuế thất nghiệp trên lương đã trả cho nhân viên. Thông thường, bạn không phải khấu lưu hoặc nộp bất cứ loại thuế nào khi trả tiền cho nhà thầu độc lập.

Hãy chọn trường hợp áp dụng cho bạn:

• Tôi là nhà thầu độc lập hoặc tự kinh doanh. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hay nhà thầu chuyên cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp khác, thì nói chung được xem là người tự kinh doanh. Muốn biết thêm thông tin về nghĩa vụ thuế nếu bạn tự kinh doanh (là nhà thầu độc lập) thì nên đến Trung tâm thuế cho Cá nhân tự kinh doanh của chúng tôi.
• Tôi thuê hoặc ký hợp đồng với cá nhân khác để họ cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp của tôi. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp có thuê hoặc ký hợp đồng với người khác để họ cung cấp dịch vụ, thì bạn phải xác định xem người cung cấp dịch vụ là nhân viên hay nhà thầu độc lập. Hãy đọc phần còn lại của trang này để tìm hiểu thêm về chủ đề đó và về trách nhiệm của bạn.

Xác định xem người cung cấp dịch vụ là nhân viên hay nhà thầu ðộc lập

Muốn xác định cách xử trí món tiền trả cho dịch vụ, trước hết bạn phải biết mối quan hệ thương mại giữa bản thân và người thực hiện dịch vụ. Người thực hiện dịch vụ có thể là:

• Một nhà thầu độc lập
• Một nhân viên (nhân viên làm việc theo thông pháp)
• Một nhân viên pháp định
• Một người không là nhân viên pháp định
• Một người làm việc cho chính quyền (tiếng Anh)

Muốn biết người cung cấp dịch vụ là nhân viên hay nhà thầu độc lập thì phải cứu xét mọi thông tin chứng minh mức độ kiểm soát và tính độc lập của công viêc.

Quy tắc của thông pháp

Các yếu tố chứng minh mức độ kiểm soát và độc lập sẽ nằm trong ba hạng loại:

1. Hành vi (tiếng Anh): Có phải công ty kiểm soát hoặc có quyền kiểm soát những gì nhân công làm và cung cách thực hiện điều đó?
2. Tài chính (tiếng Anh): Có phải bên trả tiền sẽ kiểm soát khía cạnh tài chính trong công viêc của nhân công? (trong đó bao gồm những điều như: cách trả tiền cho nhân công, phí tổn có được bồi hoàn hay không, ai cung cấp dụng cụ/tiếp liệu, v.v...)
3. Dạng quan hệ (tiếng Anh): Có phải bên trả tiền kiểm soát khía cạnh doanh nghiệp trong công việc của nhân công? (trong đó bao gồm những điều như: cách trả tiền cho nhân công, phí tổn có được bồi hoàn hay không, ai cung cấp dụng cụ/tiếp liệu, v.v...)

Các doanh nghiệp phải cân nhắc mọi yếu tố đó khi xác định xem người làm công là nhân viên hay nhà thầu độc lập. Một vài yếu tố có thể cho thấy người làm công là nhân viên, trong khi các yếu tố khác lại cho thấy người đó là nhà thầu độc lập. Không có những yếu tố "thần kỳ" hoặc định trước để "chỉ định" người làm công thành nhân viên hay nhà thầu độc lập và không một yếu tố nào khi đứng riêng một mình xác định điều này. Ngoài ra, các yếu tố liên quan trong trường hợp này lại có thể không liên quan trong hoàn cảnh khác.

Ðiểm chính yếu là phải xem kỹ toàn bộ mối quan hệ và tính đến mức độ của quyền chỉ đạo và kiểm soát nhân công. Cuối cùng là phải ghi nhận mọi yếu tố được dùng để lấy quyết định.

Nhân viên từ xa

Ví dụ, một cá nhân làm việc từ xa, thực hiện các dịch vụ cho bạn từ một địa điểm không phải là văn phòng do bạn điều hành, là nhân viên của bạn theo các quy tắc thông luật, nếu bạn có thể kiểm soát những gì sẽ được thực hiện và cách thức thực hiện. Điều này đúng ngay cả khi người lao động có thể chọn làm việc từ xa. Điều quan trọng là bạn có quyền kiểm soát chi tiết về cách thức thực hiện các dịch vụ.

Nếu người lao động từ xa là công dân Hoa Kỳ hoặc người nước ngoài thường trú được một chủ lao động Mỹ tuyển dụng bên ngoài Hoa Kỳ, hãy xem các trang sau để biết thêm thông tin..

• Khấu lưu thuế thu nhập liên bang đối với những người ở hải ngoại được người Hoa Kỳ thuê làm việc (tiếng Anh)
• Thuế An sinh Xã hội và Medicare đối với công dân Hoa Kỳ và người nước ngoài thường trú được làm việc ở hải ngoại cho chủ lao động người Hoa Kỳ (tiếng Anh)
• Công dân Hoa Kỳ và người nước ngoài thường trú làm việc ở nước ngoài - FUTA (tiếng Anh)

Mẫu SS-8

Nếu vẫn chưa rõ người làm công là nhân viên hay nhà thầu độc lập sau khi xem xét ba hạng loại bằng chứng, thì có thể nộp Mẫu SS-8, Xác định tình trạng lao động cho mục đích thuế việc làm liên bang và khấu lưu thuế thu nhập (tiếng Anh) lên IRS. Doanh nghiệp hay nhân công đều có thể nộp mẫu này. IRS sẽ duyệt qua các yếu tố và hoàn cảnh rồi chính thức xác định phân dạng của nhân công.

Nên lưu ý là có thể phải chờ ít nhất sáu tháng mới có kết quả xác định. Một doanh nghiệp nào thường xuyên thuê mướn cùng một dạng nhân công để thực hiện dịch vụ riêng biệt đều nên nộp Mẫu SS-8 (tiếng Anh).

Nghĩa vụ về thuế việc làm

Khi (doanh nghiệp hoặc IRS) đã xác định xong, thì bước kế tiếp là nộp các biểu mẫu thích hợp và trả tiền thuế tương ứng.

• Các mẫu đơn và các loại thuế liên quan cho các nhà thầu độc lập
• Các mẫu đơn và thuế liên quan cho nhân viên

Lầm lẫn khi phân loại nhân viên

Hậu quả khi đối xử với nhân viên như một nhà thầu ðộc lập

Nếu bạn phân loại nhân viên là nhà thầu độc lập mà không có căn cứ hợp lý, thì sẽ phải nộp thuế việc làm cho người đó (các điều khoản miễn giảm dưới đây, sẽ không áp dụng). Nên xem đoạn 3509 của Bộ Luật Thuế vụ để biết thêm thông tin.

Các điều khoản miễn giảm

Nếu bạn có căn cứ hợp lý để không phân loại lao động là nhân viên, thì bạn sẽ khỏi phải nộp thuế việc làm cho lao động đó. Muốn được dạng miễn giảm này, bạn phải nộp lên mọi tờ khai thông tin liên bang đúng với cách phân loại của lao động đó. Bạn (hoặc người tiền nhiệm) không được phân loại bất cứ lao động nào giữ chức vụ gần như tương tợ là nhân viên trong bất cứ quãng thời gian nào bắt đầu sau năm 1977. Nên xem Ấn phẩm 1976, Ðoạn 530 - Tiêu chuẩn miễn giảm thuế việc làm (tiếng Anh)PDF, để biết thêm thông tin.

Nhân công bị xếp loại sai vẫn có thể khai thuế an sinh xã hội

Lao động nào nghĩ là chủ lao động phân loại sai - vì khai họ là nhà thầu độc lập - đều có thể dùng Mẫu 8919, Thuế An sinh Xã hội và Medicare không được trích thu trên lương (tiếng Anh) để tính toán và khai báo phần tiền thuế An sinh Xã hội và Medicare chưa thu trên thù lao của nhân viên.

Chương trình Dàn xếp phân loại tự nguyện

Chương trình Dàn xếp phân loại tự nguyện (VCSP) (tiếng Anh) là chương trình cho sự chọn lựa, tạo cơ hội cho người đóng thuế phân loại lại các nhân công của họ là nhân viên trong những kỳ tính thuế trong tương lai để được giảm bớt một phần thuế việc làm liên bang cho những người đóng thuế đủ tiêu chuẩn – người đóng thuế đồng ý xem các lao động (hoặc tập thể hay nhóm lao động) của họ như là nhân viên trong tương lai. Muốn tham gia vào chương trình tự nguyện này, người đóngthuế phải đáp ứng một số tiêu chuẩn hợp lệ. Nộp đơn xin tham gia vào chương trình VCSP bằng cách đệ nộp Mẫu 8952, Đơn xin tham gia Chương trình Dàn xếp phân loại tự nguyện  (tiếng Anh), và kết thúc thỏa thuận với IRS.